會議室預定

常見問題

• 會議室預定流程是什么？

  1.明白實際需要是前提。我們知道,會議室有大有小,規格也有所不同,有的配置了電腦,但是有的卻沒有,有 的會議室使用的是圓桌,而有的采用的則是方形的桌子。因此,不同的會議室實際使用的情況是不同的,一定要根據實 際的需求來選...
  2.預定的時候首先要先將需要告訴會議的承辦單位。需要強調的一點是,如果不講實際需要的話,就直接預定的 話,在會議舉行的時候可能出現這樣或者那樣的問題。為了避免這樣的問題,首先就要將需要的設備、會議室的大小, 以及需要什么...
  3.確認是比較重要的一個環節,是正式舉行會議之前的重要環節。會議召開之前,工作人員一定要與承辦單位的 工作人員接洽,進行最后的溝通和協調,重點關注時間、人員、設施等各個方面的問題,確保會議可以順利無誤的進行。

• 會議室預定系統有哪些？

  1、騰訊會議：騰訊會議（Tencent Meeting，TM）是一款基于騰訊21年音視頻通訊經驗積累的高清流暢、便捷易用、安全可靠的云視頻會議產品，讓用戶隨時隨地高效開會，全方位滿足不同場景下的會議需求。用戶可以使用“騰訊會議”進行遠程音視頻會議、在線文檔協作、屏幕共享等。騰訊會議覆蓋 PC、移動客戶端，分為個人版（免費）和專業版（付費），目前已上架各大應用商店。結合多個合作品牌的優勢特點，騰訊會議作為一款高清流暢、便捷易用、安全可靠的云視頻會議產品，實現用戶隨時隨地高效開會的目標。此外騰訊會議還支持多人會議、預訂會議、小程序入會、主持人控制、在線文檔、屏幕共享等便捷操作管理功能。個人版可享受限時45分鐘的多人群組會議，參會者最高可達25人。專業版不限會議時長，參會者最高可達100人；會議期間主持人可以管理參會者發言權限，保證會議有序進行，用戶也可在會議中將主持人權限轉移給他人。 移動和桌面端均支持高清晰屏幕共享，桌面端支持指定內容共享。

  2、31會議：31會議（上海八彥圖信息科技有限公司），中國數字會展新基建的重要推動者。31會議一直秉承“會·更輕松”的使命，致力于成為會展主辦方、服務方和參會人群的基礎連接者。公司運用互聯網、物聯網、人工智能、大數據和云計算等技術，針對會議、展覽、活動等線上和線下場景，陸續推出31輕會、31大會易、31展覽云、31會議助手、31營銷云、31場館云等6大核心產品和7大行業解決方案。31會議憑借其成熟的產品能力、專業服務能力，已服務30多萬家機構客戶，成就130多萬場會議、展覽和活動，成為推動中國會展產業升級和創新的重要力量。

  3、LeMore營銷實驗室：LeMore 傳播專注以中國硬創產品海外營銷服務。涵蓋海外眾籌服務及海外新媒體，數字化營銷，整合營銷服務。成功主導和協助HiSmart，SpeedForce，CrazyBaby 和 The One Smart Piano 等項目的海外眾籌。成為眾籌平臺Indiegogo 的獨家首薦中國區域第三方合作伙伴。

  4、TCL會議平板：出廠即內置TCL專屬釘釘安卓會議系統，無需另購OPS，即可開啟高清遠程會議。1080P視頻會議高清畫質，達摩院算法支持，針對弱網音視頻算法優化，阿里云全球2800個節點部署，確保全球會議流暢。融合多種通訊能力，支持通話轉會議、內部會議、外呼PSTN入會。支持電腦端、手機端、大屏端等多終端預約會議，通過釘釘行程及通知功能，一鍵同步信息。與釘釘文檔互通文檔、白板，任務實時分發，會議紀要自動同步，減少二次加工，提升協同效率。 

• 會議室預定規則是什么？

  一般來說，規則如下：
  1.至少提前一天現場或電話預約,并到現場確認登記。
  2.若需取消預約,須提前告知。
  3.會議室用完后鑰匙應由會議室借用人及時返還。返還鑰匙時須登記會議室使用情況。

• 會議室預定注意事項

  第一條:會議室預定尺寸務必符合大會經營規模。主會場不足大,過度擁堵,匯報工作會否覺得難受,危害大會實際效果?而主會場過大,與會人員坐的時間過度分散化,不利于注意力集中探討大會議案或考題。

  第二條:會議所需的機器設備是不是齊備,如桌椅板凳、音像機器設備、話筒、通風降溫設備。會議場地的溫度熱冷、光源的明暗交界線,自然通風優劣都是對大會、考題參加者造成危害。場地租用光線要確保明亮,室溫應低于平常溫度,尤其是室內。

  第三條:會議室防止外部干撓。外部干撓包含戶外噪聲、別人干撓。因而要保證會議場地隔音降噪實際效果優良。

  第四條：會議室預訂的位置是否方便。最好開會場地預訂是在交通便利的地方，如地鐵口、公家車附近的地方最佳。并且周邊的有城市地標性的工程建筑那樣才便捷參加大會、學習培訓、考題的人尋找。

• 會議室預定管理方法

  1.會議室均由總經辦統一管理,統籌協調安排使用,并負責室內衛生清潔、綠植更換
  2.部門或個人需要使用會議室時,需提前至少半天向總經辦提出申請,填寫在（會議室使用登記）
  3.負責會務人員需提前至前臺領取鑰匙,打開會議室門,需要使用音響、投影設備的,提前安裝調試。
  4.使用原則:先申請后使用,按申請的先后順序使用。沒有經過申請的部門或個人不得使用