文檔上云，將各部門串聯成一個整體

客戶簡介

廣州市邁粟禮國際貿易有限公司（以下簡稱“邁粟禮”）是一家專業生產加工DIY烘焙、蛋糕模、裱花嘴、蛋糕轉臺等產品的公司，擁有完整、科學的質量管理體系，公司因為誠信、實力和產品質量獲得業界認可，吸引了國內外訂購用戶。

邁粟禮主要分為業務部（國內、國外）、采購部、生產部、倉儲部、 物流部門和財務部這7個部門。日常工作流程為：業務部接到國內外訂單后確認訂購需求、簽署訂購合同，交由采購部根據產品種類、數量、交貨日期等信息去訂原材料，然后由生產部門確定貨物批次、生產工期、交貨和出貨日期完成產品的生產，再由倉儲部入庫和出庫，物流部將貨品送到客戶手中。

使用金山文檔以前，客戶曾面臨的問題

在過去，需要通過紙質的單據、保存在各自電腦里的離線文檔來推進各部門的工作，各部門之間工作相對脫節，需要管理層去不斷推進和監督，沒有形成一個工作的閉環。在訂單高峰期時容易導致上下游配合錯亂，制約公司的發展，這讓公司老板李先生困擾不已。

金山文檔解決方案

（1）文檔上云，將各部門串聯成一個整體

李先生按照「部門」和「業務」在云文檔建立了不同的團隊，并邀請邁粟禮的所有員工加入相應團隊，在線上推進各項工作。

根據接單的先后順序，列出時間軸在一個“生產部采購排單表”協同編輯，將各部門串聯成一個整體：業務部接了訂單就在表格更新，采購部根據訂單來跟進采購，生產部跟進生產，優先下單的優先跟進。所有的跟單信息按照時間軸在表格中填充，超時的單子標紅加急處理，減少溝通環節，提高效率。

財務每月做統計時，直接找到相應列的數據做統計，可更快速計算出企業經營情況。數據如果出現問題，可以查看歷史版本回溯，快速定位問題。

（2）貨品資料、合同文件便捷存儲與提取

根據客戶編號建立文件夾，記錄合同掃描件信息、出貨清單、產品圖片、發貨圖片、訂單成本文件，用于后續查看和確認，客戶如果對訂單有疑問，可快速調出圖片給客戶確認，避免糾紛。

（3）多端登錄，差旅途中也能隨時處理工作、管理公司

過去，每當在差旅途中需要一份文件時，只能讓公司同事找到后用QQ/微信發過來，稍不留意就可能淹沒在群聊信息中，或因文件過期而打不開，非常耽誤事。

現在，無論用電腦、Pad還是手機，只要登錄金山文檔賬號，即可訪問保存于云端的工作文檔，隨時隨地處理工作，在出差途中可隨時填寫出貨清單和管理公司。 

「用戶說」

“用金山文檔解決了之前的很多問題，我們現在將所有文檔都放在云上，將各部門串聯成一個整體，減少溝通環節，提高了效率，彼此間的工作銜接變得順暢很多。”

— 邁粟禮CEO李銀聰