靈活設置權限，保障重要文件的安全流轉

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客戶簡介

北京首科凱奇電氣技術有限公司（以下簡稱“凱奇電氣”）是北京市科委下屬的高新技術企業，公司以振興民族現代制造業為核心使命，專注于工業控制產品的開發，多年來承擔了多項北京市以及國家科技項目的開發任務（完美無諧波高壓變頻器、開放式數控軟件系統、精密伺服控制基礎技術研究、直接電動式精密運動部件等），并在此基礎上自行研制開發了多品種、多系列、全規格的產品，在電力電子、自動控制、機床數控、信息與網絡、模糊控制、嵌入式操作系統等領域卓有建樹。

公司主要由銷售部、開發部、采購部、財務部和工程應用部組成，各地銷售與客戶簽單后，給財務部門審核與備案，開發部根據客戶需求制作開發文檔、產品文檔、測試文檔，采購部根據合同內容制定采購計劃，并與財務確認采購項目和費用，最后由工程應用部門為客戶組裝機器、進行電氣連接、機器調試，將產品交付給客戶。

使用金山文檔以前，客戶曾面臨的問題

（1）在過去，工作產生的大量合同、文檔都離線存儲在各自電腦中，當需要與他人配合工作時，需要花很多時間去調取文件。

（2）銷售在簽署合同時，領用的合同編號常來不及更新，導致存檔后合同管理困難。

（3）當出差過程中要處理公司文件時，只能通過QQ/微信來反復傳輸文件，過程繁瑣，效率低下。

金山文檔解決方案

（1）銷售合同版本管理

過去，銷售人員在各個城市談訂單時，需要預設合同編號（例如：001-010），合同編號對應唯一的銷售訂單，但由于沒做統一的管理，大家提交的合同編號常忘記做修改，導致多人使用同一個合同編號，后續調取和查看合同困難，統計銷售的提成也容易出錯。

使用金山文檔后，銷售人員將合同編號錄入在「銷售合同領用表格」中，當銷售領走一份合同時，即在表格更新領用信息，其他銷售可隨之領用下一份編號合同。當同時領用同一個編號時，協作文檔提示此文本框被占用，后進入編輯的同事就自動往下一行輸入信息，避免信息被覆蓋。表格的協同不但解決了合同編號領取問題，銷售業績的統計也方便許多。

（2）回溯和恢復產品文檔的歷史版本

公司在開發階段需要寫大量的代碼，代碼托管到服務器，后續不出問題的話一般不會去查看和改動。代碼相關的產品文檔就顯得特別重要。“我們做設備這一塊，通常賣出去好幾年了客戶還會咨詢各種各樣的問題，用戶電氣設備上可獲取的信息有限，不能直接判斷出問題所在，只能通過機器上唯一的編號逐層查找這項設備的說明文檔的某個版本，并進行修改調整，通常翻遍好幾臺電腦保存的文件才能找到產品說明文檔，極大浪費了人力。”

現在，公司將開發階段的研發、產品、測試文檔按照時間、項目、編號這些維度，統一存儲，快速調取所需文件，通過查看文檔的「歷史版本」，可預覽每個版本的內容，幫助定位到出錯之處，也可以恢復到某一個特定版本。