東風(fēng)通信 | 財(cái)務(wù)管理必須化繁為簡(jiǎn)，高效適配
導(dǎo)讀
東風(fēng)通信始建于1969年，經(jīng)過(guò)近五十年的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部管理較為完善，但與此同時(shí)卻帶來(lái)了流程較為繁復(fù)和拖沓，尤其是繁雜低效的財(cái)務(wù)報(bào)銷及審核流程使其財(cái)務(wù)部分苦不堪言。2017年，東風(fēng)通信解決了這個(gè)困擾已久的財(cái)務(wù)管理問(wèn)題，他們說(shuō)：“遇到你是我們的幸運(yùn)。”
數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為中國(guó)企業(yè)的重要關(guān)鍵詞，新興技術(shù)的不斷出現(xiàn)與落地使企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)愈加激勵(lì)。“如何借助新技術(shù)為企業(yè)降本增效？”已經(jīng)成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者思考的問(wèn)題。那么，如何才能做到降本增效？東風(fēng)通信給出了優(yōu)選答案，他們認(rèn)為：財(cái)務(wù)管理必須化繁為簡(jiǎn)，系統(tǒng)架構(gòu)必須高效適配。
財(cái)務(wù)管理：化繁為簡(jiǎn)才能輕裝上陣
當(dāng)下，越來(lái)越多企業(yè)意識(shí)到費(fèi)用控制在企業(yè)管理與運(yùn)營(yíng)當(dāng)中的重要性，但現(xiàn)實(shí)情況是：大多數(shù)企業(yè)的費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)和流程較為復(fù)雜，且缺乏靈活性和人性化。這樣的費(fèi)用管理模式不僅考驗(yàn)著普通員工對(duì)于報(bào)銷流程的熟練掌握和運(yùn)用，也對(duì)企業(yè)的管理人員和財(cái)務(wù)部門提出了更高的要求。東風(fēng)通信技術(shù)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“東風(fēng)通信”）就面臨著這樣的困擾。
東風(fēng)通信成立于2001年，是東風(fēng)汽車公司的全資子公司。其前身第二汽車制造廠電信處，始建于1969年。經(jīng)過(guò)近五十年的發(fā)展，東風(fēng)通信已擁有交換容量15萬(wàn)門、固話用戶10余萬(wàn)個(gè)、互聯(lián)網(wǎng)用戶2萬(wàn)余戶、企業(yè)網(wǎng)接入近300家。作為一家迅速發(fā)展、業(yè)務(wù)范圍廣闊的基礎(chǔ)信息化業(yè)務(wù)和通信服務(wù)的企業(yè)，東風(fēng)通信始終積極尋求數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為東風(fēng)集團(tuán)幾十年信息化建設(shè)提供重要支撐。
東風(fēng)通信財(cái)務(wù)計(jì)劃部部長(zhǎng)張學(xué)軍在談到原來(lái)的報(bào)銷流程時(shí)說(shuō)：“東風(fēng)通信對(duì)費(fèi)用控制的合規(guī)性十分重視，但是員工對(duì)于費(fèi)用控制標(biāo)準(zhǔn)和流程無(wú)法完全理解，頻繁的咨詢使得財(cái)務(wù)部門人員溝通成本大大提高，這對(duì)公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展十分不利。”
確實(shí)如此，傳統(tǒng)的OA報(bào)銷系統(tǒng)操作不便，員工往往記不住各種繁雜的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，在報(bào)銷時(shí)常因上交發(fā)票不符合規(guī)定導(dǎo)致退單返工。外地項(xiàng)目組員工報(bào)銷更是困難，重復(fù)修改的報(bào)銷過(guò)程不僅浪費(fèi)時(shí)間，也增加了企業(yè)支出成本。面對(duì)著越來(lái)越多的報(bào)銷流程、發(fā)票單據(jù)涌向公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)，張學(xué)軍意識(shí)到：建立一套費(fèi)用控制的標(biāo)準(zhǔn)化平臺(tái)勢(shì)在必行。
2017年10月，東風(fēng)通信正式開(kāi)始實(shí)施簡(jiǎn)約費(fèi)控系統(tǒng)，2017年12月該項(xiàng)目順利上線。上線后，企業(yè)的各個(gè)層面對(duì)財(cái)務(wù)流程達(dá)到了一致的認(rèn)可，因?yàn)椋汉?jiǎn)潔易懂的系統(tǒng)界面提升了員工的報(bào)銷體驗(yàn)，完備且人性化的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)提示，使得員工再也不用為報(bào)銷退單煩惱。據(jù)統(tǒng)計(jì)，系統(tǒng)上線后退單率降低了50%，平均7個(gè)工作日即可收到報(bào)銷款項(xiàng)。同時(shí)，系統(tǒng)還為管理者提供了智能審批助手，管理者在審批時(shí)可以查看單據(jù)對(duì)應(yīng)的預(yù)算、分?jǐn)傄约皻v史數(shù)據(jù)，從而讓審批變得有據(jù)可依。
另外，系統(tǒng)還提供了多維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、豐富的報(bào)表分析以及自定義的報(bào)表管理。建立在數(shù)據(jù)支撐的基礎(chǔ)上，公司領(lǐng)導(dǎo)者可以更客觀地把控各項(xiàng)費(fèi)用成本。
目前，東風(fēng)通信費(fèi)控系統(tǒng)已配置表單44個(gè)、審批工作流59條，錄入會(huì)計(jì)科目567條、預(yù)算科目50條。公司已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了對(duì)可控費(fèi)預(yù)算、項(xiàng)目費(fèi)用的簡(jiǎn)單高效、實(shí)時(shí)管控。
簡(jiǎn)約費(fèi)控：架構(gòu)強(qiáng)大才能高效適配
東風(fēng)通信的管理者認(rèn)為：簡(jiǎn)約費(fèi)控的優(yōu)勢(shì)不僅在于簡(jiǎn)單易操作，該系統(tǒng)還具有高效適配的特點(diǎn)。確實(shí)如此，該系統(tǒng)能夠快速部署和復(fù)制也是其受到認(rèn)可的主要原因。
據(jù)了解，東風(fēng)通信使用的系統(tǒng)功能全部由簡(jiǎn)約費(fèi)控的標(biāo)準(zhǔn)功能配置實(shí)現(xiàn)。在配置過(guò)程中無(wú)需涉及代碼編寫，就可讓流程根據(jù)業(yè)務(wù)靈活變動(dòng)，極大地縮短了系統(tǒng)上線時(shí)間。強(qiáng)大的底層架構(gòu)使得企業(yè)能夠更快地實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)費(fèi)控向數(shù)字化費(fèi)控的轉(zhuǎn)變。
簡(jiǎn)約費(fèi)控創(chuàng)始人兼CEO俞洋說(shuō)：“我們始終堅(jiān)信架構(gòu)決定產(chǎn)品，產(chǎn)品決定服務(wù)，服務(wù)決定使用質(zhì)量。”簡(jiǎn)約費(fèi)控系統(tǒng)的平臺(tái)底層擁有3大工作引擎：?jiǎn)螕?jù)、規(guī)則和流程引擎。它們由180+配置類型和2000+配置細(xì)項(xiàng)組成，正是這些配置項(xiàng)，保證了簡(jiǎn)約費(fèi)控的系統(tǒng)能夠快速、高效地適配各種業(yè)務(wù)需求。
不僅東風(fēng)通信，還有很多企業(yè)的實(shí)踐案例驗(yàn)證了簡(jiǎn)約費(fèi)控系統(tǒng)敏捷的架構(gòu)和實(shí)施方法，海航集團(tuán)的數(shù)字化費(fèi)控實(shí)施過(guò)程就是其中的一個(gè)。
海航集團(tuán)共擁有1700家成員企業(yè)，20萬(wàn)員工。在費(fèi)用控制方面，集團(tuán)計(jì)劃建設(shè)由前臺(tái)中臺(tái)后臺(tái)組成的財(cái)務(wù)共享中心，前臺(tái)用戶層提升用戶體驗(yàn)，中臺(tái)處理層核算、合并費(fèi)用報(bào)銷稅務(wù)資金，后臺(tái)管理層輔助管理決策，助力集團(tuán)共享。
但是由于集團(tuán)體量大、成員企業(yè)多、業(yè)務(wù)覆蓋范圍廣且變化迅速、財(cái)務(wù)流程不斷更改、內(nèi)外部集成復(fù)雜等原因，使得原有的ERP無(wú)法將財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)快速推廣到成員企業(yè)，30多位開(kāi)發(fā)人員用時(shí)一年半也只能推廣到14家公司。而此時(shí)，距離財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)給出的系統(tǒng)上線期限只剩下兩個(gè)月，如果繼續(xù)按照之前的模式和進(jìn)度，一定無(wú)法在剩余時(shí)間內(nèi)完成集團(tuán)的任務(wù)指標(biāo)。
幸運(yùn)的是，海航集團(tuán)遇到了簡(jiǎn)約費(fèi)控。僅僅用時(shí)53天，借助簡(jiǎn)約費(fèi)控的三大引擎技術(shù)，并運(yùn)用其獨(dú)特的敏捷實(shí)施方法論，集團(tuán)就上線了財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)，并推廣了28家企業(yè)，平均1家企業(yè)的部署時(shí)間僅僅為2天。
系統(tǒng)上線后，海航集團(tuán)給出了反饋：?jiǎn)T工報(bào)銷整理和提交時(shí)間節(jié)省50%、差旅費(fèi)用合規(guī)性提高60%，差旅支出平均節(jié)省20%。
化繁為簡(jiǎn)，高效適配是東風(fēng)通信、海航集團(tuán)的需求，也是未來(lái)費(fèi)用控制的必然趨勢(shì)。未來(lái)，簡(jiǎn)約費(fèi)控還將不斷創(chuàng)新，在產(chǎn)品和服務(wù)上下功夫，助力企業(yè)敏捷應(yīng)對(duì)變化，更好地支撐企業(yè)管理和決策。
