傳統(tǒng)企業(yè)聯(lián)合汽車電子如何確保永不拋錨？
問題是多樣的 需求是一致的
因規(guī)模不同，業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)方式不同，每個企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理遇到的問題也不盡相同。就聯(lián)合汽車電子有限公司（以下簡稱“聯(lián)合汽車電子”）而言，隨著公司業(yè)務(wù)的增長，持續(xù)上升的報銷數(shù)量給管理層審批、財務(wù)審核帶來壓力。
聯(lián)合汽車電子成立于1995年，是中聯(lián)汽車電子有限公司和德國羅伯特•博世有限公司在中國的合資企業(yè)，可以說中國的每一輛汽車都有聯(lián)合汽車電子的ECU電子芯片。公司2017年實(shí)現(xiàn)銷售收入226億元，員工人數(shù)約9500人。在上海、無錫、西安、蕪湖、柳州和太倉設(shè)有生產(chǎn)基地，并在上海、重慶、蕪湖、柳州和蘇州設(shè)有技術(shù)中心。
在回顧財務(wù)管理轉(zhuǎn)型時，聯(lián)合汽車電子CIO趙超說到，當(dāng)時在報銷審核上，財務(wù)已經(jīng)力所不能及。比如，在審批報銷流程時，財務(wù)人員只能審核報銷額度是否在審批人的權(quán)限內(nèi)，而無法判斷報銷人和審批人的從屬關(guān)系。趙超進(jìn)一步解釋說，有時其他部門也會購買一些信息化設(shè)備，該款項(xiàng)就需要她審批，但是到財務(wù)人員那里，他們就分不清審批人和報銷人的部門關(guān)系。由此帶來的系列問題，會在無形之中拖慢企業(yè)的整體運(yùn)營效率。
聯(lián)合汽車電子在費(fèi)用管理方面遇到的類似問題還有許多。如：
1. 公司報銷相關(guān)規(guī)定繁多，員工填單易出錯；
2. 不同業(yè)務(wù)不同金額規(guī)定的審批節(jié)點(diǎn)不同，員工執(zhí)行時易疏漏，種種原因?qū)е峦藛吻闆r頻發(fā)；
3. 單據(jù)流轉(zhuǎn)狀態(tài)不透明，需要人工查詢；
4. 跨部門，跨地區(qū)審批簽字不方便、流轉(zhuǎn)慢等等，凡此種種會影響員工報銷及時性，進(jìn)而影響員工滿意度。
上述問題看似雜亂不一，但是追根溯源，每個問題的需求是一致的，即一套化繁為簡、降本增效、智能合規(guī)的費(fèi)用管控平臺。
修于內(nèi)：打造業(yè)務(wù)數(shù)字化
正所謂，“修于內(nèi)”方能“形于外”。趙超認(rèn)為，將線下業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變成線上業(yè)務(wù)，做到企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)字化，能夠更好地進(jìn)行內(nèi)部管控。
近幾年“數(shù)字化”、“信息化”頻繁被人提起，但大家說起兩者區(qū)別總是莫衷一是。趙超認(rèn)為兩者差別很大。她理解，“數(shù)字化”是在企業(yè)價值鏈里給企業(yè)創(chuàng)造價值的點(diǎn)，能將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)抓取回來，而“信息化”只是在底層支撐核心價值點(diǎn)的運(yùn)作，體現(xiàn)在流程透明化上。
在費(fèi)用管理選型上，趙超清晰地意識到，報銷電子化還是老路，而具有生態(tài)特質(zhì)的SaaS云服務(wù)才是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的起點(diǎn)。據(jù)此，聯(lián)合汽車電子通過多家對比選擇了上海云簡軟件科技有限公司（以下簡稱“簡約費(fèi)控”）的系統(tǒng)，其作為聯(lián)合汽車電子IT共享平臺的第一個項(xiàng)目，真正實(shí)現(xiàn)了員工出差報銷線上化，并同時支持網(wǎng)頁端和手機(jī)端線上報銷。
簡約費(fèi)控為聯(lián)合汽車電子提供端到端的差旅及報銷管理解決方案，建設(shè)內(nèi)容主要是以下三個方面：
一是，統(tǒng)一報銷費(fèi)控平臺。聯(lián)合汽車電子報銷業(yè)務(wù)眾多，不同業(yè)務(wù)遵循標(biāo)準(zhǔn)、填單規(guī)則、審批流程等不一，需要利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一報銷。簡約費(fèi)控系統(tǒng)將其出差申請單、員工報銷、借還款和供應(yīng)商付款4大業(yè)務(wù)模塊，實(shí)現(xiàn)了線上提單、移動審批、單據(jù)流轉(zhuǎn)狀態(tài)可追蹤，差旅標(biāo)準(zhǔn)自動管控等。
二是，外部消費(fèi)集成。與外部差旅預(yù)定平臺集成，實(shí)現(xiàn)預(yù)定記錄回傳以及差旅標(biāo)準(zhǔn)校驗(yàn)。企業(yè)的外部數(shù)據(jù)主要有差旅消費(fèi)（如攜程、行啊、滴滴等）、企業(yè)采購（如京東企業(yè)購）、財稅發(fā)票（如航信、百望）和支付金融四大塊。
三是，內(nèi)部系統(tǒng)集成。與公司內(nèi)部多個系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同步，保證接口的穩(wěn)定性。企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)主要包括IT、業(yè)務(wù)、財務(wù)、HR、ERP、管理等系統(tǒng)平臺。
值得一提的是，簡約費(fèi)控系統(tǒng)還支持各種業(yè)務(wù)的定制化開發(fā)，真正將用戶體驗(yàn)落到了實(shí)處。
簡約費(fèi)控通過將聯(lián)合汽車電子外部消數(shù)據(jù)及內(nèi)部流程管控?zé)o縫鏈接，打造一個統(tǒng)一報銷費(fèi)控平臺，從而形成一個有機(jī)的云服務(wù)生態(tài)。用趙超的話來說，企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部業(yè)務(wù)數(shù)字化時，也是為實(shí)現(xiàn)“數(shù)字驅(qū)動”準(zhǔn)備前提條件。
形于外：實(shí)現(xiàn)數(shù)字驅(qū)動
從費(fèi)用管理本身來說，在財務(wù)方面，實(shí)現(xiàn)了從驗(yàn)票、審票到做賬的全流程自動化，且系統(tǒng)直接生成財務(wù)憑證并自動導(dǎo)入SAP財務(wù)系統(tǒng)，形成一個完整的數(shù)據(jù)流程閉環(huán)，大大解放了財務(wù)生產(chǎn)力。在內(nèi)外數(shù)據(jù)整合方面，作為智能化財務(wù)共享平臺，簡約費(fèi)控通過多平臺集成和云化，從而幫助財務(wù)收集、加工、存儲、管理、分析、分享企業(yè)快速增長的數(shù)據(jù)，進(jìn)而利用數(shù)據(jù)分析去管理、去決策、去創(chuàng)新。
據(jù)聯(lián)合汽車電子投資回報分析所示，簡約費(fèi)控系統(tǒng)的上線，僅在提升工作效率這一點(diǎn)，每年節(jié)省了工作時間數(shù)萬小時，折合人工成本以百萬計。
從企業(yè)發(fā)展的角度來說，簡約費(fèi)控系統(tǒng)的一小步，是聯(lián)合汽車電子數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一大步。聯(lián)合汽車電子自稱是傳統(tǒng)制造業(yè)，當(dāng)大數(shù)據(jù)、云計算等新興技術(shù)席卷而來時，其一直在積極探索。我們知道，傳統(tǒng)企業(yè)想擁抱這些技術(shù)，并為企業(yè)所用，沒有那么容易，聯(lián)合汽車電子現(xiàn)在所具有的信息技術(shù)都是真刀真槍地實(shí)踐所獲取的。
聯(lián)合汽車電子在IT規(guī)劃中，定位為 “數(shù)字驅(qū)動”，但是到達(dá)的路徑仍在探索過程中。趙超認(rèn)為，簡約費(fèi)控系統(tǒng)，因其是在云端的，有一個生態(tài)，故從數(shù)字驅(qū)動角度來說，是一個起點(diǎn)，同時，也扭轉(zhuǎn)了企業(yè)以流程建設(shè)為重點(diǎn)的傳統(tǒng)理念。
以前，IT的定位是支持企業(yè)業(yè)務(wù)流程建設(shè)，而未來信息技術(shù)將要融入到企業(yè)從產(chǎn)品到服務(wù)，從開發(fā)到制造的各個環(huán)節(jié)。向這樣的未來前行，汽車聯(lián)合電子的IT部門肩負(fù)著起承轉(zhuǎn)合的重任，起到了引導(dǎo)或諫言的作用，這也許是聯(lián)合汽車電子在風(fēng)云變幻的時代中，平穩(wěn)行駛的原因之一。
