中海物流通達OA使用心得

個人介紹

本人于2008年7月進入中海物流公司后，學習和使用通達OA。在公司主要工作是管理信息化系統選型方案的調研與設計，為公司的信息化建設提供建議，并進行信息化的建設工作，同時負責項目需求調研、標書制定、投標招標、采購、和最后項目的實施驗收跟進工作。負責公司信息化系統平臺的日常維護、管理及維護預算的控制。組織制定與實施公司網絡和信息安全解決方案，監督指導公司內部信息系統的安全運行。安排人員進行日常信息設備硬件和操作系統維護和管理工作。

 

企業介紹：

公司名稱：中海物流（深圳）有限公司

成立時間：1993年11月13日

公司人數：約400人

年銷售額：1.5億

 

公司簡介：作為一個具有雄厚資質、綜合實力的第三方物流企業，中海物流不僅致力于為全球客戶提供專業化的倉儲、配送、運輸、貨代等服務，還能為客戶提供貼身的供應鏈一體化物流整合方案以及個性化的物流信息化解決方案。公司不僅在中國及海外擁有多個服務供應網絡，業務更覆蓋華南地區、長三角地區、香港、環渤海地區、歐洲、北美、東南亞等區域，實現貨物門到門一體化服務。

 

中海物流（深圳）有限公司是中國海外集團的全資子公司，1993年11月13日成立，是福田保稅區成立的第一家專業物流公司，注冊資本5000萬港元，下設海福事業部、中海港口物流、中海運輸、中海資訊、中海客貨代理五個專業子公司，資產總額達3.3億港元，是一家以電子產品、機械制造和商業等行業為客戶群體，集物流信息技術、規劃咨詢、物流外包、供應鏈金融、JIT配送、國際貨代、多式聯運、貿易代理、報關報檢、庫內加工、信用結算為一體的綜合型物流企業。

 

OA選型過程：

分公司中海資訊于2004年代理通達軟件銷售，在代理過程中，發現通達OA符合總公司經營和辦公情況，能達到無紙化辦公，網上審批流程，查看通告等，順應當下大環境和以后發展規劃，綜合以上因素，公司2005年，在全公司范圍推行通達OA。

 

目前通達OA的使用情況：

公司于2005年開始使用通達OA至今，辦公室人員約150人，日常保持在線人數約100，基本上所有模塊都在使用中，日常重要使用的模塊為；內部郵件、工作流、內部公告、工作日志、公共文件柜、討論區等。

 

通達OA功能與實際應用舉例：

電子郵件在公司日常使用中，占有非常高的比重，所有重要事項都會以發送電子郵件通知部門和人員，抄送給領導作為知會方式。避免了口頭通知和電話通知的不穩定因素，正式的郵件已經發送給對方，對方不查收郵件是他工作的失職，查收了郵件不辦理？郵件同時也抄領導了，肯定會有結果出來。

 

信息發布：

在沒上通達OA之前，公司發布公告是通過在公告欄里張貼文件，受到地理位置和天氣影響，也存在張貼公告后，張貼的文件被雨水打濕和人為撕碎的情況，常常是發布了公告后，很長時間大多數人都還是不清楚，公司旗下各地區公司也存在不能及時通報的情況，延誤性較大。

 

在使用OA平臺的信息通告后，只要登陸公司OA，就可以在公告欄中顯眼的位置看到紅頭標題的通知，具有時效性和有效性。

 

工作流：

公司物品申購流程

流程功能：規范單位物品采購過程，形成固定流程；

流程流轉說明：部門人員提出采購申請，經各級領導審批，最后反饋到執行部門執行；

使用范圍：公司總部及下屬分公司；

 

表單：

 

流程圖：

 

流程圖說明：

1、1之后的所有步驟都有回退到之前步驟的功能；

2、申購物品總金額大于50000時，流程流轉方向為：1、2、3 然后由3直接發給7，由7再發給8，8終審后轉給9，9執行并結束流程；

3、申購物品總金額低于50000時，流程流轉方向為：1、2、3、4、5 、6、7 ，跳過8，由9結束流程。

 

流程圖還顯示出每個流程具體每一步的接收和辦理情況，在流程出錯或者無法辦理時，可以提供有用的信息給OA管理員進行更正。

 

知識管理：

公共文件柜，在公司的應用范圍比較重要。可以通過權限，按部門或個人來添加查看、新建、編輯、刪除功能，每個文件者可以單獨設置權限。這樣在日常應用中，同一個文件，設定多個部門對這個文件有查看的權限，指定個人來進行編輯和更新，根據需求不同來劃分，具有很高的安全性和保密性。

 

如公司的加班明細表，只有考勤管理人員才能進行編輯，其它人員不能編輯可以查看記錄進行核對。

 

智能查閱；

 

內部討論區：

 

討論區可以按需求建立不同作用的組別，在宏揚公司企業文化和人文關懷都有明顯的作用。

 

企業文化里，有公司組織各類型的活動通報，大家都可以在這里找到自己在公司活動的身影，感受到屬于公司一份子的歸屬感。

 

其它功能模塊：

工作日志是很好的記錄方式，俗話說好記性不如爛筆頭，養成良好的工作日志習慣，有助于自己進行工作上的總結，同時可以把日志共享給領導查看。這樣，領導對你的工作就一目了然，做到心中有數。

 

 

產生的效益：

通過OA這個平臺，公司領導在管理公司上更加得心應手。信息公告，可以讓員工隨時了解公司的經營狀況和目標；流程審批，各類申請、簽約、合同都能及時反映到公司一把手上進行批示；電子郵件更是將各個部門人和事，還有日常工作內容都串連起來，組成一個網，顯示在領導面前。

 

廣大員工，可以通過OA這個平臺，了解公司企業文化，公司的核心價值觀。也可以進行請假申請，寫工作建議發電子郵件給領導，查詢公共文件柜里部門相關的工作資料等。