強生集團借助Alteryx，自動化實現95%的合規培訓流程

用例概述

在強生，醫療保健合規培訓是我們合規計劃的基本要素。確保我們達成目標是組織成功的關鍵。我們創建了一種全面的端到端的方法，用來定位與跟蹤年度合規培訓，并提供透明度。使用Alteryx Designer、Server和Tableau，我們消除了零碎的手動流程 – 醫療保健合規辦公室（Health Care Compliance Office, HCCO）曾經需要花費數天時間才能生成報告。而如今，報告流程已經實現集中化與自動化，且即時可用。對我們100多家衛生保健合規辦公室來說，這樣做有效縮短了合規周期，并讓我們可以與領導層進行富有成效的對話并提供寶貴的洞察。

描述您需要解決的業務挑戰或難題

強生擁有超過24萬員工，其中包括正式雇員與合同工。最大的合規需求是將七大板塊合理納入同一個優秀的合規計劃中。培訓只是其中之一。醫療保健合規辦公室必須為業務提供各種支持。過去，這是一個充分依賴手動的獨立流程，用于確定他們需要培訓的對象。我們每年大約對12萬人進行年度合規培訓。當考慮到需要對他們進行后續跟進，以完成9萬5千人的達成率，這就會變得有些復雜，除非有一種高效的組織方式并使人們可以輕松獲取相關信息。

在我們參與幫助實現合規計劃自動化之前，實際上是從各個國家的HR數據系統中提取Excel工作表來完成的。我們需要從學習管理系統中手動獲取數據，對其進行審閱并根據清單確定哪些人已參加過培訓，然后對他們進行跟進。最后，我們能夠分析出完成一個周期需要花費的大致時間，并從信息傳遞的角度考慮如何做到更好，能夠更快地獲取數據。

描述您的解決方案

Alteryx在培訓周期的所有四個環節都有客戶觸點：

1.受眾識別

2.跟蹤完成

3.用戶跟進

4.指標/分析

以前，為了方便流程中的每一步，我們設置了各種不同的職位和工作流。每個有涉及的系統都設置了管理員。例如，學習管理系統的管理員將獲取報告和數據請求，HR管理員或IT部門的人員也可以獲取數據請求。我們把所有這些職位都取消了。將一切都集中起來，現在所有的數據源都通過一個集中的流程連接。

我們在Alteryx Server上有大約二十多個預定的工作流，與培訓流程的某些組件相關并且每天運行。我們還與SharePoint高度集成，存儲映射列表與關鍵任務的數據結果。我們的同事和業務合作伙伴使用的最終儀表板產品存儲在Tableau Server中。我們能夠每天自動更新Tableau數據 – 因此用戶知道他們正在從學習管理系統中獲取的是接近實時的數據。

另一個例子是“受眾識別流程”。Alteryx工作流結合了批處理文件的執行，創建必要的占位符文件，將文件轉移到不同的文件夾并將每周創建的所有文件歸檔。

描述您收獲的成效

從受眾識別，到在學習管理系統中協助數據加載與定位，再到由醫療保健合規辦公室為跟蹤和匯報而進行的受眾細分，Alteryx在端到端流程中的每一步都帶來了明顯的改進。

使用Alteryx之前

耗時的流程需要繁重的手動工作。過去，在使用Alteryx之前，需要醫療保健合規辦公室發起獲取數據的請求。他們真的必須坐下來逐行逐字的解析數據。在匯報流程里的受眾識別，以及在初始階段訪問學習管理系統的數據同樣需要大量手動工作。

使用Alteryx之后

1.時間花費上的巨大轉變。

2.總體流程沒有大的變更，但我們已實現95％的流程自動化。

3.過去需要數天甚至數周完成的任務，現在只需要數分鐘或數小時。

4.數據實現日更–相較于之前的流程，用于通信目的保留的可能是幾天甚至一周前的數據，如今保留近24小時以內的信息是一個巨大的飛躍。

當我使用Alteryx時，我感覺自己像個超級英雄，時刻在與這些反派斗爭 – 緩慢、手動和過時的流程。我的頓悟時刻正來自于與Vlookups說再見時 – 當使用Excel比較兩個數據集時會經常重復的操作。