每刻報(bào)銷合作圣奧集團(tuán)：使用每刻平均報(bào)銷時(shí)長(zhǎng)縮短64%

客戶簡(jiǎn)介

圣奧集團(tuán)有限公司（簡(jiǎn)稱“圣奧”）創(chuàng)立于1991年，是一家集辦公家具、生活家居、置業(yè)投資于一體的企業(yè)集團(tuán)。37層的集團(tuán)總部（圣奧中央商務(wù)大廈）坐落于杭州CBD——錢江新城，辦公環(huán)境比肩世界500強(qiáng)企業(yè)。圣奧辦公家具，是中國(guó)辦公家具行業(yè)的引領(lǐng)者。從精工打造第一件家具至今，圣奧產(chǎn)品遠(yuǎn)銷世界100多個(gè)國(guó)家和地區(qū)，海外展廳遍布全球各國(guó)的首都、經(jīng)濟(jì)中心、金融中心、港口城市等，內(nèi)銷網(wǎng)點(diǎn)遍布全國(guó)二線以上城市，服務(wù)的客戶有美國(guó)強(qiáng)生（Johnson& Johnson）、百事、印度Tata、沙特阿美石油、阿里巴巴、中石化、中央電視臺(tái)、建設(shè)銀行、農(nóng)業(yè)銀行、工商銀行、恒大集團(tuán)、騰訊集團(tuán)等海內(nèi)外知名大型企業(yè)。

項(xiàng)目背景

圣奧公司目前主營(yíng)業(yè)務(wù)包括辦公家具、生活家居、置業(yè)投資等。其中，辦公家具板塊占據(jù)最大的報(bào)銷量，月均報(bào)銷單據(jù)量大概有2500+單。

差旅、私車公用是辦公家具板塊中經(jīng)常使用的報(bào)銷業(yè)務(wù)場(chǎng)景。據(jù)統(tǒng)計(jì)，消費(fèi)申請(qǐng)有月均1000+筆，差旅單據(jù)報(bào)銷月均有800+筆，私車公用費(fèi)用月均有200+條。因?yàn)槭W擁有圣奧大廈、蕭山、海寧、大江東等多個(gè)基地，公司人員經(jīng)常來回跑，溝通很頻繁。在公司車輛緊張的時(shí)候，私車公用的功能就顯得格外重要。原先需要在OA中先提出申請(qǐng)，且在出差結(jié)束回來后打印簽字，十分復(fù)雜。現(xiàn)在直接點(diǎn)擊私車公用就可以了，十分方便。

而且私車公用數(shù)據(jù)比較透明，不會(huì)存在模糊虛報(bào)的情況，之前在私車公用的環(huán)節(jié)，關(guān)于報(bào)銷費(fèi)用這一塊大家都比較隨意，為了方便，私車公用公里數(shù)都是取整填報(bào)，雖然每單報(bào)銷差幾塊錢，差異性并不大，但是日積月累下來這會(huì)是一筆巨大的報(bào)銷疏漏。私車公用只需要差旅人員在用車前點(diǎn)擊開始，在到達(dá)目的地后點(diǎn)擊結(jié)束，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)計(jì)算里程并生成費(fèi)用，費(fèi)用中包含該行程的上下車地點(diǎn)，監(jiān)督管控報(bào)銷的合理性。這樣一來，就無漏洞可鉆，私車公用費(fèi)用報(bào)銷變得更加透明了。

以下選取了圣奧某個(gè)月份的月報(bào)銷單數(shù)據(jù)，按照單據(jù)類型統(tǒng)計(jì)與費(fèi)用類型統(tǒng)計(jì)生成了兩張餅圖。從單據(jù)類型統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中可以看到差旅報(bào)銷的比重十分之大。且費(fèi)用類型除了餐飲、打車、火車票、客戶招待外還包含了很多其他類型費(fèi)用如維修安裝費(fèi)等等，如此多的費(fèi)用報(bào)銷類別，可以想象到如果沒有智能化報(bào)銷系統(tǒng)這將會(huì)是一個(gè)巨大的工作量。

解決方案-每刻的閃光亮點(diǎn)

1）便捷：簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的便捷兩個(gè)字背后藏著巨大的工作量。各種各樣的第三方消費(fèi)平臺(tái)可以和每刻打通，比方說訂飛機(jī)票、高鐵、酒店、打車等等，報(bào)銷的時(shí)候都不需要去填紙質(zhì)的東西，直接從系統(tǒng)里邊勾選馬上就可以報(bào)銷了。再比如說從攜程差旅上面預(yù)定的機(jī)票、酒店，可支持自動(dòng)生成報(bào)銷單，這一個(gè)小小的功能省去了許多繁雜的操作，提高了效率，帶來了便捷。

2）智能識(shí)票與發(fā)票驗(yàn)真：每刻報(bào)銷集成了基于深度學(xué)習(xí)的人工智能算法，能夠高效和準(zhǔn)確地識(shí)別增值稅發(fā)票。員工只需要對(duì)著發(fā)票拍照即可完成自動(dòng)提取關(guān)鍵信息生成費(fèi)用，每刻還可以支持一拍多票，多張發(fā)票同時(shí)驗(yàn)真，一個(gè)小小的功能節(jié)約了員工很多的填單時(shí)間。智能拍票功能通過自動(dòng)對(duì)接國(guó)稅電子底賬庫(kù)進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)真，節(jié)省了財(cái)務(wù)的工作，使得報(bào)銷的效率大大提升。

3）靈活性：解決圣奧現(xiàn)狀很大的一個(gè)問題是，原先圣奧業(yè)務(wù)員出差中的變數(shù)較大，經(jīng)常要調(diào)整。如去上海出差一天不能完成出差事宜，需要加出差天數(shù)的情況經(jīng)常發(fā)生。之前在OA上面操作十分麻煩，還需要提交申請(qǐng)單等等。現(xiàn)在通過每刻可以直接在原行程上面去改變?nèi)リP(guān)聯(lián)，十分便捷。

4）效率提高：每刻移動(dòng)報(bào)銷上線3個(gè)月以來，現(xiàn)在最快的報(bào)銷單只用2天的時(shí)間，財(cái)務(wù)收到線下的紙質(zhì)單據(jù)，在每刻里有一個(gè)簽收按鈕，簽收按鈕點(diǎn)一下就開始計(jì)時(shí)了，兩個(gè)小時(shí)之內(nèi)必須要流轉(zhuǎn)下去。要么選擇退回去要么審批過關(guān)，層層把控提高效率。隨著每刻使用深度不斷增加，相信圣奧報(bào)銷周期還可以進(jìn)一步縮短。

價(jià)值體現(xiàn)

1）每刻給我們帶來最顯著的價(jià)值就是效率的提升。完成一筆報(bào)銷原先大概需要18.63天到現(xiàn)在僅需要6.78天，從報(bào)銷時(shí)長(zhǎng)上縮短了64%，節(jié)省了報(bào)銷費(fèi)耗。相信隨著每刻使用深度不斷增加，相信圣奧報(bào)銷周期還可以進(jìn)一步縮短。

2）每刻給我們的思維上面的提升，互聯(lián)網(wǎng)+的思維融入了財(cái)務(wù)，之前財(cái)務(wù)是一個(gè)十分“墨守陳規(guī)”的部門，就相當(dāng)于“衙門朝南不知冷暖“這種角色。現(xiàn)在財(cái)務(wù)變得更加親和和靈活。這是一個(gè)十分大的提升和改變。

3）成本的節(jié)省，無論是從直接成本還是間接成本來說，每刻報(bào)銷都給圣奧帶來了意想不到的驚喜。