經(jīng)過30多年的發(fā)展，華理社逐步形成了自身在學(xué)術(shù)專著、語言學(xué)習(xí)、K12教育等方面的出版特色，形成了學(xué)術(shù)導(dǎo)向和市場導(dǎo)向并重的出版格局，并在我國出版界、學(xué)術(shù)界贏得了良好聲譽。2018年，華理社摘得迪士尼全球出版“年度最佳產(chǎn)品創(chuàng)新獎”。

01 傳統(tǒng)工作方式，員工每人每年浪費 15000 元成本

像大多數(shù)企業(yè)一樣，在過去的很長時間里，華理社一直采用最傳統(tǒng)的辦公方式辦公，通過本地 Office 完成文檔撰寫和數(shù)據(jù)處理，通過郵件+ IM 軟件進行文件傳輸和團隊交流，甚至還存在大量紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)審批。

但隨著出版社規(guī)模的擴大，業(yè)務(wù)線、人員的增加，以及跨部門協(xié)作和異地辦公情況的出現(xiàn)，華理社發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的辦公方式已經(jīng)無法滿足團隊高效溝通協(xié)作的需求。

據(jù)華理社統(tǒng)計，員工每天浪費在文件流轉(zhuǎn)、收發(fā)郵件、跨部門協(xié)作、信息統(tǒng)計的時間至少有 2 個小時，按照一個員工月基本工資 5000 元，每天工作 8 小時，每月工作 22 天計算，每位員工每年將浪費 15000 元成本。

“這僅僅只是一位員工，整個出版社有80人左右，那么將浪費多少人力資源成本呢？” 面對潛在的高昂成本浪費，華理社決定尋找一款安全高效的協(xié)同辦公軟件，全面提升團隊工作效率，實現(xiàn)辦公方式的升級換代。

02 詳細產(chǎn)品調(diào)研，被石墨文檔的完整性、安全性打動

“我們當時比較了幾家產(chǎn)品，無論從產(chǎn)品的完整性、安全性，還是與組織架構(gòu)的打通上，石墨文檔都比較打動我們。”

在選擇石墨文檔之前，華理社對市面上各類協(xié)作文檔產(chǎn)品進行了詳細的調(diào)研，并針對性的給同事們講解了應(yīng)用場景，“大家都紛紛表示十分需要這樣的文檔協(xié)作產(chǎn)品。”

今年年初，華理社甚至沒有聯(lián)系石墨文檔的銷售人員，直接下單購買了企業(yè)版，并且一次就是2年。

03 覆蓋多元業(yè)務(wù)場景，全面提升華理社協(xié)同辦公效率

自石墨文檔上線以來，華理社每個部門都在積極嘗試推進，把能夠通過協(xié)作提高效率的工作遷移到石墨文檔上。

不管是信息統(tǒng)計、多人協(xié)作編輯，還是文件存儲管理，華理社所有員工都享受到了石墨文檔為工作帶來的便利。

“石墨文檔讓信息溝通無界化、透明化，很多之前需要你來我往郵件的表格，需要反復(fù)溝通的信息，都隨著石墨文檔的上線得以解決。”

場景1：合作撰稿

你是某次推廣活動的主要策劃人，完成了活動的策劃初稿，但另外兩名同事也要參與策劃，她們將對內(nèi)容進行一些修改，完成之后發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)審批修改。

傳統(tǒng)方法：一份文件，改多個版本，來回發(fā)送修改。

高效方法：應(yīng)用石墨文檔，多人參與同一文件的編輯，不存在版本不一致的問題，并且效率更高。

場景2：信息匯總

部門統(tǒng)計暑期書城參與活動情況，需要所有銷售經(jīng)理上報門店名稱和活動的返點金額。

傳統(tǒng)方法：做一份表格模板，發(fā)給各位銷售經(jīng)理，各位經(jīng)理分別填寫，最后統(tǒng)一匯總，再發(fā)給大家再次確認，修改之后再發(fā)送。

高效方法：應(yīng)用石墨表單，銷售經(jīng)理填寫后，信息直接自動匯總到關(guān)聯(lián)的石墨表格。

場景3：意見反饋

收集讀者反饋的問題，建立讀者與編輯之間的溝通橋梁。

傳統(tǒng)方式：使用調(diào)查問卷工具，但是調(diào)查問卷都需要后臺導(dǎo)出數(shù)據(jù)，需要專人定期去維護、反饋給編輯，中間路徑比較長。

高效方法：官方微信跳轉(zhuǎn)石墨表單，并且把編輯加入表格協(xié)作，表格實時動態(tài)更新，編輯們共同解決讀者反饋的問題。

場景4：文件管理

協(xié)作空間權(quán)限管理：華理社的使用場景里經(jīng)常會涉及到對不同人開放不同權(quán)限的情況，石墨協(xié)作空間可以針對不同子文件夾獨立設(shè)置閱讀、評論、編輯或者禁止訪問等權(quán)限，可以實現(xiàn)對不同內(nèi)容的精細化權(quán)限管理。

單元格權(quán)限控制：在整合處理數(shù)據(jù)時，經(jīng)常需要與其他部門協(xié)作完成數(shù)據(jù)的填寫，石墨表格可以實現(xiàn)單元格級的權(quán)限分配，可以只把一部分單元格的特定權(quán)限分配給特定的人。

場景5：項目管理

針對項目管理，華理社充分利用石墨表格的函數(shù)公式創(chuàng)建動態(tài)匯總表，項目負責(zé)人實時更新項目數(shù)據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)就能實時查看整體項目進度。

04 石墨持續(xù)助力華理社向優(yōu)秀的教育服務(wù)商轉(zhuǎn)型

通過石墨文檔，華理社實現(xiàn)了內(nèi)容級實時協(xié)作，優(yōu)化了內(nèi)部員工的協(xié)作方式。通過石墨表單、表格搭建的一站式問題反饋系統(tǒng)，在節(jié)省多渠道溝通成本的同時，更拉近了華理社與讀者之間的距離。石墨協(xié)作空間，則幫助華理社實現(xiàn)了更安全、高效的內(nèi)部資料存儲、共享。

目前正是華東理工大學(xué)出版社向教育服務(wù)商轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵階段，石墨文檔將持續(xù)助力其提升協(xié)同辦公效率，為其高效運轉(zhuǎn)、安全管理提供有力支持。

未來，石墨文檔將持續(xù)關(guān)注國內(nèi)出版業(yè)的實際辦公需求，幫助更多企業(yè)組織顛覆傳統(tǒng)辦公模式，開啟高效辦公新時代。