金山數字辦公平臺云辦公解決物流行業棘手的跟單問題

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客戶簡介

佛山市存真物流有限公司（以下簡稱“存真物流”），坐落于佛山市順德區海尾立交與紅旗路交叉口，交通便利，主營貨運代理、普通貨運、倉儲服務、貨運信息咨詢等服務。公司自營車隊，擁有多年物流貨運經驗，是小熊、德爾瑪、京東等知名企業的物流戰略合作方。 undefined

日常工作流程

存真物流共有4個部門：由司機組成的物流部、由接單員和跟單員組成的客服部、財務部、管理部。存真物流的日常工作流程如下：

接單。接單員記錄客戶的物流訂單，然后根據訂單情況安排給不同車型的車輛
運送。由司機團隊將貨物運送到客戶指定的地點，物流跟單員全程記錄訂單和車輛的物流跟蹤信息
簽收。司機和收貨人核對數量，并將簽單信息反饋給物流跟單員
對賬。物流跟單員將客戶訂單和簽收過程信息綜合反饋給客戶，與客戶對賬
核算。財務部在月底根據訂單、簽收、回單情況，進行財務核算
使用金山數字辦公平臺云辦公以前，客戶曾面臨的問題

（1）訂單和合同等文件紙質存儲，容易丟失

（2）客戶無法實時了解物流送貨進度和跟單進度，客戶需求得不到及時響應

（3）與客戶對賬時，需要在微信里一張一張對賬單截圖，效率低

（4）在家或差旅途中無法及時查看到公司文件，無法處理突發工作

（5）文檔容易被篡改，導致工作混亂

金山數字辦公平臺云辦公解決方案

（1）文檔上云，開啟無紙化辦公
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以前：
與客戶簽訂的合同、物流跟單表、出入庫記錄表等表格都是紙質保存的，隨著時間推移，積累的文件越來越多，難以管理，容易丟失。
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以后：
所有工作資料都分類存儲在物流部、客服部、財務部、管理部等不同團隊文件夾里。此外還根據業務分別創建小熊、德爾瑪、京東等子文件夾。文件的查看、編輯、分享流轉都能在云端快速完成，開啟無紙化辦公。

（2）實時同步跟單信息，及時響應客戶需求
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以前：
客戶想隨時了解司機目前的物流送貨進度和跟單進度，只能通過電話和微信群來同步，有時因路況問題和安全問題無法及時響應客戶需求。
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以后：
物流跟單員制作一份線上跟單表，司機每到一個地方，用手機就可以輕松填寫送貨進度，客戶可實時了解進度，提前安排人員接貨，提高了客戶滿意度。

（3）與客戶分享對賬的協作鏈接，及時解決賬目問題
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以前：
與客戶對賬的細節比較多，如每一筆訂單的貨品圖片和運送車輛的信息，物流跟單員把這些信息拍攝下來，在微信里一一發給客戶，信息零散，效率低下，不利于后續整理和回溯。
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以后：
將對賬單整理在云端的在線表格里，附上訂單對應的圖片，給客戶分享表格鏈接進行對賬，客戶若有問題可以標注出來，直到達成完全的一致。節省了整理和匯總的時間，客戶也可以隨時回溯。

（4）在家或差旅途中也能隨時處理工作
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以前：
由于物流工作的特殊性，員工下班后也需要處理一些跟單信息。員工下班時需要用U盤拷貝當天的跟單信息，到家用電腦處理后再發給老板，過程繁瑣。
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以后：
只需登錄金山數字辦公平臺云辦公賬號，無論在家還是在差旅途中，也無論是用電腦、手機還是 Pad，都能訪問存儲在云辦公上的工作資料，隨時隨地記錄跟單進度，無需反復拷貝資料。

（5）開啟保護工作表，防止表格內容被亂改或誤改
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以前：
多個跟單員在同一個表格內同時記錄不同跟單信息的時候，經常會出現誤改其他跟單員編輯的內容的情況，導致表格信息混亂，影響工作正常進行。
- 使用金山數字辦公平臺云辦公以后：
在多人協作編輯表格的時候，開啟「保護工作表」，嚴格限定每位員工的編輯區域，員工無法在自己無權限編輯的區域內編輯，防止表格內容被其他協作者亂改或誤改。