輕松管理1000+員工資料

背景介紹

IWS國際永勝集團控股有限公司營運歷史超過10年，主要提供物業管理、保安、護衛、清潔等服務，當中員工超過1,000人。服務對象包括大型企業如香港鐵路公司、香港政府部門等。

面對問題

擁有如此龐大的員工數量，必然會面對非常多的人力資源管理難題。其中一個IWS遇到的問題就是員工資料的儲存和更新。

IWS過千員工的資料均儲存在同一個Excel file。可以想像得到當檔案可被多人修改，中間資料出現錯漏的機會很大。而且會出現多個儲存版本，分不清楚哪個才是最新及最正確的版本，以致誤會頻生。

而員工資源儲存和更新就引申到提醒員工續領證件的問題。絕大部分的員工持有多于一種的證件和證明，例如是保安人員許可證、回鄉證，年屆65歲以上保安亦需持有醫生證明書。而這些證件和證明均需要定時續期，否則可能違反法例令公司需要付上大額罰款甚至影響經營。

為確保所有員工工作時均持有有效的證件，HR需要不時進入儲存員工資料的Excel檔案檢查哪位員工的各類證件及證明是即將到期以提醒他們續領。但因為員工數量太多，證件數量不少而且到期日不同，HR很容易會“走漏眼”哪些員工是未有續領證件，以致公司隨時要付上法律責任。

另外，IWS每個月也需要印刷過千張工資單予員工。而派發工資單過后，很多員工因為要進行入息審查或申請資助而需要提供工資單，但他們往往已經丟失工資單，故此需要向HR要求重印工資單。大量的重印工資單要求不單加重HR工作量，也浪費非常多的紙張。

解決方案

IWS選擇了使用YOOV 人事管理解決上述問題。在員工資料儲存問題上，統一使用YOOV 人事管理的系統杜絕Excel版本分歧的問題，多名HR可同時在系統內修改及更新員工資料，做到協同辦工，加快工作效率。而所有員工資料均儲存在系統里，管理層如有需要亦可直接在系統內查閱到最新的員工資料。

另外YOOV 人事管理設有自動提醒功能，HR可自定需要提前多久為哪些證件及證明的到期日作提醒，哪些證件及證明即將到期的員工一目了然，不怕忘了提醒哪位員工需要去辦理續領手續了。

而YOOV 人事管理系統設有電子工資單功能，員工可以透過YOOV 人事管理手機APP直接查看及下載自己每月的電子工資單，既不會丟失，亦環保得多。

使用成效

要有效管理過千名員工，依靠Excel和人的記憶力遠遠不夠。YOOV 人事管理讓員工管理數字化，不僅大大減低出錯機率，更能大幅提升工作效率，一舉兩得。