物業(yè)管理行業(yè)建立低成本運作體系

企業(yè)介紹

廣東保盾保安服務(wù)有限公司成立于2016年。是廣東省保安協(xié)會第一屆理事會單位，為企業(yè)事業(yè)單位提供保衛(wèi)、消防、物業(yè)、清潔、餐飲、運輸和生產(chǎn)等輔助性崗位的勞務(wù)派遣服務(wù)和人力資源外包服務(wù)。

行業(yè)挑戰(zhàn)

建立低成本運作體系的重要性?

物業(yè)管理行業(yè)總體上是微利行業(yè)，業(yè)主所能承受物管費上升空間有限。建立物業(yè)管理低成本運作體系，才能為高品質(zhì)物管服務(wù)提供效益支援。以往制定的年度成本測算準(zhǔn)確性低，預(yù)算編制只流于形式，實際難以執(zhí)行。

費用支出難控制?

物管駐點的各項費用支出種類繁瑣，額度分配又限制於物管費內(nèi)，需要對駐點資源運用有所了解，才能有效計劃。哪些費用需要駐點審批?哪些需要總部審批?缺乏系統(tǒng)式的管控會造成混淆不清、用款流程不規(guī)范，沒有及時的收費和欠費信息等，都會導(dǎo)致收支難以監(jiān)管。

匯報溝通不及時且易出紕漏?

物管保安公司服務(wù)駐點遍布各地，各駐點人力、行政、設(shè)備維修等相關(guān)支出和物管費收入均為獨立核算，實為一個獨立的經(jīng)營分支。其經(jīng)營信息由駐點文員歸集后以郵件或微信方式向總部傳送，信息采集耗時且容易出現(xiàn)紕漏。使用電子表格溝通造成時間及環(huán)境隔閡，屏蔽了大量的環(huán)境和互動信息，又常因數(shù)據(jù)延遲導(dǎo)致匯報不及時。

參與人員

人員位置	角色
物管駐點	駐點項目經(jīng)理、駐點財務(wù)專員
總部	財務(wù)負(fù)責(zé)人、預(yù)算負(fù)責(zé)人、出納、公司管理層

解決手段

預(yù)算編制?

經(jīng)費英雄以協(xié)作方式讓總部及駐地負(fù)責(zé)人共同制作預(yù)算，為各駐點建立預(yù)算(月度、季度或者一次性項目預(yù)算)管理，對各項收支進行規(guī)劃和管控。駐點負(fù)責(zé)人隨時可對突發(fā)事件作出一次性的支出計劃(如災(zāi)后修復(fù)工程)，月度或季度指標(biāo)調(diào)整等需求讓總部及時批核，盡快執(zhí)行。在經(jīng)費英雄系統(tǒng)內(nèi)，每份駐點預(yù)算完成后即時提交給駐點財務(wù)負(fù)責(zé)人審批，網(wǎng)上審批該預(yù)算或退回修改，直到審批通過預(yù)算可以執(zhí)行。

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預(yù)算執(zhí)行管控?

在日常運營中，駐點財務(wù)專員在當(dāng)月有效預(yù)算內(nèi)進行『報銷、對公支付』的費用支出申請，申請流程由總部統(tǒng)一管理，申請通過后系統(tǒng)自動扣減已用金額，并更新可用預(yù)算余額。當(dāng)預(yù)算超支時，需額外經(jīng)過總部負(fù)責(zé)人審批。總部出納收到客戶對公賬回款，填寫『收入』申請，確實收入按合同計劃到賬。出現(xiàn)較?賬期未回款駐點項目經(jīng)理主動聯(lián)系客戶催收。

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經(jīng)營分析

滿足不同人員?色的需要，為決策提供數(shù)據(jù)支撐: 駐點項目經(jīng)理控制各項成本支出，例如:某月預(yù)算水費比以往數(shù)月增加50%，是否存在浪費，需通知人員注意。總部預(yù)算負(fù)責(zé)人通過實際經(jīng)營情況分析，使預(yù)算編制從『湊數(shù)』轉(zhuǎn)為『合理規(guī)劃成本』。公司管理層關(guān)注重點指標(biāo)(營業(yè)額、經(jīng)營利潤、現(xiàn)金流)的整體、趨勢。為團隊制定KPI、分析各地的收益能力。

實戰(zhàn)

創(chuàng)建預(yù)算前，預(yù)算負(fù)責(zé)人創(chuàng)建總部和各駐點的項目，將項目有關(guān)的財務(wù)負(fù)責(zé)人、預(yù)算負(fù)責(zé)人、出納、管理層人員和需要在項目內(nèi)申請費用的人員放入項目內(nèi)。

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按月度劃分預(yù)算周期，讓預(yù)算負(fù)責(zé)人創(chuàng)建月的預(yù)算，每月滾動添加。經(jīng)費英雄為預(yù)算負(fù)責(zé)人提供容易使用的預(yù)算制作界面，利用向?qū)нx擇需要添加的收支類型。預(yù)算負(fù)責(zé)人完成的月預(yù)算，由財務(wù)負(fù)責(zé)人決定預(yù)算是否合理可執(zhí)行。編制預(yù)算同時也是對公司的承諾過程，說明下階段工作計劃對公司戰(zhàn)略實現(xiàn)的貢獻(xiàn)在哪里。

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