高效數字辦公，便捷家校協同；通聯公眾服務，優化管理流程
案例背景
邛崍市南街小學位于文君故里，絲路首城一一邛崍市區南部，是當地最具規模和影響力的學校。
一直以來，學校都在嘗試如何用現代化的技術設備對教務管理、教生管理、家長及公眾服務等業務流程進行改善，以提高管理效率和服務質量，實現由傳統的辦公形式向校園信息化辦公轉變。多次的嘗試讓我們走了不少彎路，卻仍沒有到適合的方法與途徑。
微信企業號的推出讓我們認識了道一，道一細致周到的服務、不斷創新的理念和優勢凸顯的產品，正為我們實現校園信息化辦公提供了途徑。
通過道一的使用，我們減少了內耗，降低了管理成本，增強了辦公流程靈活性與透明度，辦公效率大大提高。同時我們通過道一建設了家校協同微教育平臺，拓展了家校溝通渠道，實現了家校溝通的廣度、深度。
道一給邛崍南街小學帶來的改變，主要體現在以下幾個方面：
應用場景
一、辦公通訊錄：多種方式一鍵找人，大幅度提高溝通效率（通訊錄應用）
1、問題：
（1）傳統通訊錄攜帶不方便、易丟失、更新不及時；
（2）手機通訊錄號碼眾多，不便分類管理和搜索；
（3）制作成本高、速度慢。
２、解決方案：
辦公通訊錄儲存號碼，可通過部門、姓名、拼音、手機號等信息搜索。
3、優點：
（1）搜索方便，支持模糊搜索。不記得姓名手機號，也可以通過部門來查找；
（2） 更新及時，管理員在道一后臺更新號碼后，使用者可即時使用；
（3）兼容性強，換手機登陸相同微信號可以繼續正常使用；
（4）憑帳號登錄電腦端網頁版也可以查找號碼。
4、功能詳情：
通訊錄分類清楚，權限適當，保密性強，查找方便。教師通訊錄、班通訊錄班級、興趣社團通訊錄、上級主管通訊錄、公共服務通訊錄分類清楚，各類相關人員根據權限查看通訊錄。可設置常用聯系人和常用群組，隨時隨地一鍵找人。
二、通知公告，可視化信息傳達，減少信息傳達障礙
1、問題：
（1）傳統消息通過紙質粘貼、短信收發、QQ群通知等形式，成本高、信息量受限、閱讀效率低，信息反饋不及時；
（2）服務器轉發需在局域網電腦上查閱讀。
２、解決方案：
（1）微信端推送圖文消息，自定義設置消息發送對象；
（2）后臺查看具體已閱人員和未讀人員，實時監控消息送達效果。
3、優點：
（1）微信端推送，目標對象及時收到通知提醒，并隨時查看歷史信息；
（2）管理員后臺可查看已讀人員名單，二次提醒未讀人員，確保消息及時送達。
4、功能詳情：
通知公告分類存放，便于檢索；消息分目標對象發送，如教師和學生接收的信息互不影響，不接收與自己無關的信息。
三、微刊征稿：匯集學校最新動態，大幅度改善稿件來源
1、問題：
（1）傳統使用QQ郵箱征稿，對投稿和組稿來說都相當麻煩；
（2）QQ群或微信群消息更新太快不便于整理；
（3）稿件的流通率和展示率不高，不利于互相學習。
２、解決方案：
（1）利用同事社區應用分類投稿，便于管理；
（2）發布投稿要求貼并置頂，投稿要求清晰易查看；
（3）代表性貼子置頂，利于相互學習。
3、優點：
（1）通過帖子明確投稿要求，規范管理；
（2）評論@特定人員，提醒并邀請他進行討論，使工作透明化，并及時決定投稿是否采用；
（3）隨時查過往話題，稿件分類存放，選稿組稿更方便；
（4）可通過搜索調取相關話題及討論內容，結果可查；
（5）帖子置頂，便于互相學習，加強自律感。
四、微培訓，助力全員應用能力提升，大幅度提升培訓效果（知識百科應用）
1、問題：
（1）培訓的知識點容易遺忘，傳統方式不方便復習查詢;
（2）培訓講義閱讀情況不可視;
（3）不方便溝通或溝通成本較高;
（4）需求不一致，效率不一致，差異化學習不便體現。
２、解決方案：
（1）整理培訓內容按目錄存放于微培訓，方便分類查找；
（2）隨時隨地手機微信查看培訓內容，加強復習。
3、優點：
（1）分類別系統存放培訓內容和教程，方便按目錄查找；
（2）預設好標題和關鍵字方便按關鍵字搜索；
（3）可視化閱讀情況，方便檢查和評估，分析原因。
五、審批填報：輕松解決工作痛點，大幅度提高工作效率（超級表單應用）
超級表單有普通單、任務單和審批單。可根據需要定制表單，在我校信息采集，網絡填報，網文簽收等方面廣泛應用，限時報表有章可循，有據可查，流程審批規范透明，團隊協作更顯高效，實際運用空間很大。
超級表單在學校的應用中案例較多，舉三例：
實例一：微報修——高效給力審批單：設備報修流程化，處理環節透明化
1、問題：
（1）技術裝備設備多，報修的頻率高;
（2）設備多人使用，常出現多人報修，多次報修;
（3）負責處理報修的人員多，無效溝通成本高;
（4）社會服務廠商多，對接難,
（5）環節多，登記、交接、確認、簽批浪費人力資源。
２、解決方案：
審批單，可多次轉審，隨時隨地用微信審批，查看進度與結果。
3、優點：
（1）可多次轉審進行協調，減少無效溝通;
（2）隨時隨地微信審批，方便快捷;
（3）隨時可查看進與結果;
（4）按月或定期出維修報表；
（5）流程化處置，解決傳統環節各個痛點;
（6）無紙化，節約成本。
實例二：微填報——實用快捷任務單：隨時隨地補充信息更省心，反復核對有據可查更放心
如個人信息填報(配合私人信箱應用信息保密核對，既精準又保護個人隱私)
1、問題：
（1）相同信息多次填報，整理不便效率低下;
（2）紙質填報浪費、效率差，且不方便復核;
（3）表格填寫不規范，特別是日期格式;
（4）匯總數據處理難度較高,
（5）私密性不佳;
（6）時間節點界定問題。
２、解決方案：
（1）私人信箱發布填報的項目和已知內容;
（2）填報人填報缺補充項目和修改的項目;
（3）管理員整理填報數據通過私人信箱反饋給本人核查.
3、優點：
（1）填報人省心，無需填報重復信息;
（2）隨時隨地填報不受時間和地點限制;
（3）有據可查，確保數據準確;
（4）填報說明提示更清晰，填報項目更規范；
（5）管理匯總數據更方便，更高效;
（6）透明，每個環節清晰，也方便后期查對。
實例三：微記錄——靈活多用普通單：常規工作隨手記，管理梳理更容易
如外出學習培訓記臺帳
1、問題：
（1）傳統外出學習培訓回校登記不及時;
（2）管理員統計與催促浪費大量人力;
（3）填報時間和地點受限;
（4）填寫不規范，特別是日期填寫。
２、解決方案：
（1）管理員通過超級表單發布填報項目，規范填寫要求;
（2）填報掌上填報隨手記錄不受時間地點限制。
3、優點：
（1）現場填報配圖效果最佳，微博同步直播;
（2）隨時隨地填報，在規定范圍內不受時間和地點限制;
（3）便于管理員定期分類匯總;
（4）動態監控填報數據，隨時查看填報詳情；
應用價值小結
通過道一應用，無論管理者還是使用者都體驗到移動智能、數字信息化給我們帶來的工作便利。
靈活的權限管理，無論是學校內部的協同辦公，還是學校與學生家庭之間聯系，班級與興趣社團的管理，以及對上掛和外派人員的管理和學校外服務單位工作對接都得到較為完美的解決，改變了工作方式，改善了工作流程，縮短了工作周期，提高了工作效率。
后期繼續堅持先易后難的方式推進，用逐步加載的方式擴大我校的微辦公的廣度和深度。
