企業(yè)費用的真實性該如何管理？

前言：費用發(fā)生的真實性問題是大事，也是難事。公司如何管理和識別真實性問題，是技巧也是藝術(shù)。這幾天連續(xù)有好幾位財務(wù)總監(jiān)跟我交流這個問題，所以，有感而發(fā)，想把這個問題展開來聊聊。

事情的起因是客戶的老板想讓我們系統(tǒng)增加行程時間與發(fā)票時間的校驗來識別費用發(fā)生的真實性，還有校驗招待費的發(fā)票時間和申請時間，校驗開票地址和行程地址。這兩個看上去合理的需求，但是后面卻是一堆困難和問題，不是系統(tǒng)邏輯不好實現(xiàn)，而是哪怕實現(xiàn)了并不了滿足老板提出需求的出發(fā)點，反而給財務(wù)部門帶來了更多工作量。

發(fā)票的開具時間，并不是業(yè)務(wù)的真實發(fā)生時間

老板提出這個需求的出發(fā)點很明顯，就是希望系統(tǒng)能夠自動識別這一些看上去不合理的費用。但是，老板站在單一視角，忽略了實際場景的可能性。

首先，現(xiàn)在電子發(fā)票越來越多，很多情況下電子發(fā)票開具的時間可能是消費后過幾天員工才開具的，有的甚至到報銷時才開具的，也就是發(fā)票的時間和實際消費時間完全對不上。其實，ETC的過路費發(fā)票也會有這個情況。

發(fā)票作為一種原始憑證其實不能證明業(yè)務(wù)發(fā)生的時間。哪怕是紙質(zhì)發(fā)票，有時候住宿、餐飲發(fā)生后，酒店因為沒有相應(yīng)的發(fā)票，會告知留下地址開出后郵件。所以，發(fā)票的開具時間，往往是滯后于業(yè)務(wù)的發(fā)生時間。

發(fā)票的開具地點，也不一定是業(yè)務(wù)的發(fā)生地點

因為現(xiàn)在電子發(fā)票都是線上開具的，線上服務(wù)所開具的發(fā)票銷項地址有可能是中心化的，也就是你在全國各地開到的這個單位的電子發(fā)票是出自同一個地方。比如線上開的機票、酒店的電子發(fā)票。所以，想通過兩個地址的比對來校驗費用地點的合理性，也是很多情況下會失效的。

如果我們做了這樣的管理，后果是什么？

因為現(xiàn)在電子發(fā)票的占比達到50%以上，很多情況下會出現(xiàn)校驗報錯提示的情況，逼著財務(wù)人員去看到底合不合理，反而可能會被無效的提示信息占用了閱讀時間。如果有時候搞不清楚，去和員工核對，還可能造成信任問題、溝通成本和內(nèi)部矛盾。

到底應(yīng)該如何對費用的真實性進行有效管理？

我認為要多管齊下。

首先，是政策保障。如果公司查出員工的虛假報銷行為，應(yīng)該要重罰。同時，公司要讓上級對員工的業(yè)務(wù)發(fā)生真實性進行把關(guān)，承擔連帶責任。業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性，業(yè)務(wù)部門要承擔第一審核責任，因為反映在系統(tǒng)和費用報銷單中的數(shù)據(jù)是很少的一部分信息。這樣，可以做到員工在心理上不敢造假，并且業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)重視日常的宣導(dǎo)和審批。

其次，工具支持。費用發(fā)生的真實性，不是簡單的通過時間和地點就能驗證的。判斷費用發(fā)生的真實性，主要根據(jù)費用發(fā)生的“結(jié)構(gòu)”和“時序”。如果員工一次出差的費用發(fā)生的結(jié)構(gòu)，例如，火車、機票、酒店、餐飲、打車等費用發(fā)生的結(jié)果基本上合理，沒有太大的偏差，那么發(fā)生問題的可能性就低很多了。

另外，通過分析業(yè)務(wù)發(fā)生的時序，就能夠發(fā)現(xiàn)不屬于行程的費用是否有夾雜在報銷中間。校驗的時間主要是校驗費用的發(fā)生時間，而不是發(fā)票時間，這兩個是很大差別的。每刻報銷能夠通過行程視圖(如圖1)，切到費用類型結(jié)構(gòu)或行程視圖，幫助我們快速地了解費用發(fā)生的結(jié)構(gòu)和順序，給我們判斷費用發(fā)生的真實性提供最重要的信息參考。

最后，大數(shù)據(jù)審計。很多時候，一切表象看上去都是正常的，但是實際上也有可能是虛假的，所以需要事后的大數(shù)據(jù)報表分析。通過大數(shù)據(jù)分析員工的支出是否有大的結(jié)構(gòu)性上的異常，橫向?qū)Ρ葐T工的支出和業(yè)績，可以發(fā)現(xiàn)表面正常但是低效的或者虛假的支出行為。

在費用管理上，我推薦灰度管理和信用管理，特別是員工薪酬待遇好的高新企業(yè)。不合理的管理方法，不但不能實現(xiàn)我們要的效果，反而會大幅增加財務(wù)部門的審核工作量。灰度管理就是不要為了管理費用發(fā)生的真實性，過度依賴數(shù)據(jù)細節(jié)管理。

道高一尺，魔高一丈。嚴管的背后可能會導(dǎo)致員工的厭惡，觸碰人性的陰暗面導(dǎo)致的結(jié)果可能是反向的，進一步提升員工的“反偵查能力”。信用管理是基于信賴員工，引導(dǎo)員工關(guān)注工作的重心，鼓勵員工從善如流，塑造良好的企業(yè)氛圍。