追蹤工時和控制成本 如何選對工具

研發(fā)工作中的工時管理軟件是一種用于追蹤、記錄和分析團隊成員在項目中所花費的工作時間的工具。它有助于組織、監(jiān)控和優(yōu)化研發(fā)項目的進展，確保資源得到有效利用，項目按時完成，并提供數(shù)據(jù)支持用于決策制定和資源規(guī)劃。

能夠記錄團隊成員的工作完成情況及效率，肯定是團隊管理者希望看到的結果，但是據(jù)一項針對研發(fā)團隊工時管理的軟件使用情況調(diào)查，使用率排名最高的竟然還是Excel,原因是相當一部分企業(yè)研發(fā)團隊的管理者認為，雖然市面上很多工時管理軟件工具相對比較成熟，但是有收費的、有復雜的、有些又不能自定義設置，符合行業(yè)或者企業(yè)業(yè)務特點，而類似工時管理這種“小”功能，又沒法針對性進行定制開發(fā)，導致雖然有需求，但最后可能還是會到表格填報這個最基礎版本上。

其實選擇合適的工時管理軟件，最重要的是滿足企業(yè)需求，其次是減少額外的工作量，最后是能夠根據(jù)管理需求進行數(shù)據(jù)分析和導出。

滿足企業(yè)的特性需求：企業(yè)和行業(yè)的差異性無需多言，每一個企業(yè)甚至在不同階段不同項目都有不同的工時統(tǒng)計需求，工時管理軟件本身的模板數(shù)量和易用性，是衡量一個工時管理軟件的基本要素，類似于aceteamwork，諾明軟件等，但也有像UniPro、PingCode這類項目管理軟件，將工時管理模塊嵌入到軟件功能模塊中,直接與用戶行業(yè)場景匹配，UniPro更是由于本身低代碼平臺技術特點，實現(xiàn)工時管理的易用性，給客戶最大程度的便捷性。

工作量的考量：上面介紹到有的研發(fā)類項目管理軟件，將工時統(tǒng)計功能放入項目管理軟件內(nèi)，無論是在個人錄入工時，或者領導查看或統(tǒng)計工時，都最大程度降低了不同軟件之間的切換和數(shù)據(jù)統(tǒng)一，歸類的工作，相比一些只針對工時管理的軟件來講，此類在業(yè)務側對于同類或者同項數(shù)據(jù)能進行合并或者拉通的軟件，是選擇工時管理軟件或者功能的一個更優(yōu)方向。

數(shù)據(jù)的導出和分析：在項目中統(tǒng)計了工時，對于團隊管理者而言，能夠通過工時的數(shù)據(jù)對比來看出團隊工作效率的變化和改進方向，也是工時統(tǒng)計的重要價值之一，以UniPro為例，在UniPro的工時追蹤頁面，根據(jù)管理者關注的側重點，有兩種視角展現(xiàn)工時。若以人為關注重點，則選擇“用戶-項目”分組，這個視角可供項目經(jīng)理、部門經(jīng)理以及人力資源部使用，計算項目成本。為了提升可視化程度，在左側的文字記錄之外，同一個頁面還有進度條顯示的工時詳情，管理者可根據(jù)具體的日期分析和判斷一個項目或者一個任務的人力成本投入和產(chǎn)出，查看之外，還可在可視化界面直接填報工時以及做工時排期。部門經(jīng)理通常會以“項目-用戶”的視角查看投入在某個項目中人員的工時詳情，以此掌握一個項目或任務的投入和成本，方便部門計劃項目投入策略和調(diào)整決策。

對于工時管理，并非只能用表格來進行初級的記錄和人工的匯總，研發(fā)人員也可以通過對于工時管理的行業(yè)特性需求、工作量的對比，以及數(shù)據(jù)的導出分析等幾方面來選擇適合自己的工時管理軟件。