您的公司是否患有“會議病”？

我們常常聽到這樣的觀點會議是一個必要的不得不做的事情它吞噬我們的時間消磨我們的精力。然而如果我們正確地處理會議它可以成為推動進步激發創新和協調團隊的強大工具。關鍵在于我們如何理解會議的本質以及如何把握會議的藝術。

根據人力資源公司Zippia的一項研究員工每周花3到5個小時參加會議即每個工作日的15%。這只是計算會議的持續時間而不是許多人花在準備會議上的時間。不幸的是研究警告說大約70%的此類事件被認為是沒有成效的。更多信息歡迎參加8月1日的免費論壇《把握時機：如何處理職場中的沖突》

我們都曾問過自己：“為什么我要參加我認為毫無必要的會議？”這是一個在職場中普遍存在的問題。讓我們嘗試深入解析它，看看為何我們常常會發現自己陷入這樣的困境。

首先，許多專業人士在他們的工作日記中會經常看到各種會議，而對于拒絕這些會議，他們往往感到顧慮，即便他們可能對會議的實際效用存有疑慮。這種現象的產生原因其實是多方面的，下面列舉了其中的幾個：

1.我們的擔憂，恐怕錯過了一些重要的新進展。

在一個將信息視為力量的時代，我們往往擔心缺席會議可能會導致我們落后于他人，降低我們在工作場所的影響力。如果某一部門有重要的新發展，我們不希望自己因為不在場而錯過。

2.我們不希望在公司被貼上“缺席者”的標簽。

如果我們受邀參加一次會議，但卻選擇不參加，這可能會被誤解為我們對所討論的議題缺乏興趣或者不尊重他人的努力，這可能對我們的形象產生負面影響。

3.我們會因為社交壓力而感到必須出席會議。

例如，當其他領導或團隊成員都參加會議的時候，即使我們并非至關重要的參與者，也可能會因為害怕被孤立或者遭人嘲笑而參加。

然而，盡管有以上種種原因讓我們陷入會議陷阱，我們也必須認識到，會議在許多情況下是必要的。這是因為它們涉及到業務和組織的核心方面，有時候，它們也是公司內部團隊建設和溝通的重要組成部分。據蓋洛普最近的一項研究，大多數員工認為良好的溝通是參與項目成功的關鍵。

因此，作為一名高管，要學會如何更有效地組織會議，以及何時才是會議真正有價值的時候。這樣，我們就能避免浪費團隊的時間、注意力和精力。在組織會議時，我們應該仔細考慮會議的目標、議程、參與者和預期結果，以確保每個會議都有實質性的價值，而不僅僅是填充日程表的空白。更進一步，我們應該教導團隊成員如何有效地參與會議，如何在會議中發出自己的聲音，以及如何從會議中獲取和提供有價值的信息。

如果你想有效地利用自己的時間，并盡可能避免參加無效的會議，那么你需要知道如何區分有用的會議和無效的會議。這個問題并不像聽起來那么簡單，因為各種會議的特征和目的都可能各不相同。但是，以下是一些基本的要素，可以幫助你識別出一個有用的會議：

1.一個有用的會議應該對所有參與者都是合理的。

在理想的情況下，只有需要發言和準備會議的人員才應參加會議。這并不是說非發言者就無權參加會議，因為有些人可能需要接收會議中的信息，即使他們在會議中不發言。但是，如果你發現自己被邀請參加一場你對其內容一無所知，或者對你的工作沒有任何影響的會議，那么這可能就是一個沒有效果的會議。

2.一個有效的會議應該有明確和具體的目標。

任何會議的目的不應該是籠統和模糊的，比如“對某些事項進行監督”，或者只是因為已經設定了定期會議的習慣而舉行會議。你需要能夠清楚地解釋出會議的目的是什么。如果你無法做到這一點，那么你可能需要重新考慮是否真的需要召開這場會議，或者是否有其他更有效的方法可以達到這個目的。有效的會議應該是解決問題、滿足需求或推動項目進步的，而不僅僅是為了重復已經討論過的信息。

3.一個有用的會議應該有一個既靈活又明確的會議議程。

會議的議程和時間安排應該能夠適應不可預見的變化，但這些變化不應該控制會議的主要方向或者使會議過度延長。如果會議的討論內容超出了議程的范圍，或者會議的持續時間遠超過了預定時間，那么這可能是一個效果不佳的會議。

我們要學會識別出有效的會議，并學會婉拒那些可能浪費我們時間和精力的無效會議。通過這樣的方式，我們不僅可以提高我們的工作效率，還可以為我們的團隊創造一個更加高效和生產力的工作環境。

會議是企業和組織日常運營中不可或缺的一部分，但顯然，并非所有會議都是相同的，也不是為了實現相同的目標。因此，理解會議的類型以及每種會議的預期目標是非常重要的。這不僅可以提高會議的效率，還可以避免無謂的會議導致的時間和資源浪費。

1.決策會議。

這種類型的會議通常涉及到一些關鍵決策的制定，比如公司的長期規劃，產品的開發方向，或者重大投資的決定。在這種會議中，參與者需要清楚地了解誰有權做出決定，決定的主題是什么，以及達成決定所需的共識程度。為了保證會議的效率，會議應該集中討論關鍵議題，避免陷入無關緊要的細節討論中。

2.創意會議。

這種會議的目標是產生新的想法和解決方案，比如開發新產品的想法，或者找到新的市場營銷策略。雖然這種會議的目標可能相對模糊，但是，它需要具有明確的方向和具體的主題。同時，為了鼓勵創新和自由思考，會議的結構需要靈活，但是也不能過于混亂，否則就可能會讓會議失去方向。

3.通報和協調會議。

這種會議的目標是向參與者提供信息，或者協調不同部門之間的工作。在這種會議中，讓信息準確、快速的傳遞是關鍵。但是，我們也需要注意，有很多方法可以傳遞信息和協調工作，不必非要通過長時間的會議。例如，通過郵件或者企業內部的通訊軟件就可以有效地實現這一目標。

每種類型的會議都有其特殊的需求和預期結果。作為一名高管，你需要知道如何針對不同類型的會議進行有效的組織和管理。你也需要具備策略性思考的能力，這樣你就可以識別出那些無必要的會議，并加以改進或者取消。

另外，你還需要了解你的團隊的需求和期待，以便你可以組織出真正對你的團隊有用、富有成效的會議。這樣，你就能提高你的領導技能，也能提高你的團隊的效率和滿意度。

總的來說，成為一個高效的會議組織者和領導者，就是成為一個成功的高管的關鍵之一。

本文來自微信公眾號“TPP管理咨詢”（ID:TPP-CONSULTANCY），36氪經授權發布。