新手如何入門活動策劃？看了你就明白了
進入2023年以來，很多人會有這樣一個感覺，活動出現(xiàn)井噴式的增長，大到各種品牌活動，小到各類宣傳活動，而同時增長的，還有活動策劃崗位。
據(jù)職友集數(shù)據(jù)，活動策劃招聘需求量2023年較2022年同期對比增長83%，地區(qū)排名上海最高，占4.7%，其中不乏一些初次接觸該崗位的。
那么新手要如何切入這個崗位？活動策劃執(zhí)行的流程是什么？
精準的需求對接
接到一個活動項目之后，首要的就是進行需求對接，有需求才有落地。關于需求對接，可分為兩部分，一是基礎對接，二是要點對接。
基礎對接是所有活動都需要了解的信息，包括時間、地點、形式、人數(shù)、規(guī)模和預算。
時間上若不能確定具體日期，可以框定一個時間段，以及了解清楚是早中晚哪一個節(jié)點；
地點需要知道某一個位置，一般來說，場地會在后期進行現(xiàn)場勘察；
形式主要是線上線下以及是否有確定的主題性活動，如事件營銷、發(fā)布會、展覽市集、品牌節(jié)事、演出慶典、賽事競技、派對團建、會議會務、親子活動、路演活動等；
人數(shù)上要了解清楚預備邀請的人數(shù)以及現(xiàn)場參與的人數(shù)是否有要求；
規(guī)模上，要明確是短線活動還是周期活動，以及需要達到的宣傳高度；
還有最要緊的預算，巧婦難為無米之炊，根據(jù)預算來規(guī)劃活動才能有的放矢。
關于要點對接，我們常常會遇到兩種客戶，一種是不知道自己要什么，口頭禪就是，“你們專業(yè)，按照你們的來”；另一種是明確知道自己要什么，甚至會提出一些活動的想法策略。
對于不知道要什么的客戶，要學會怕拋磚引玉，尋找相似案例，慢慢讓客戶意識到要什么；對于知道要什么的客戶，要學會見縫插針，在客戶的侃侃而談中，提出自己專業(yè)的想法和創(chuàng)意的點子，讓客戶不至于唱獨角戲。
如果你苦惱在溝通時抓不到重點，那么可以試試 PREP 溝通法則。
PREP 溝通分為四個步驟：結論→依據(jù)→事例→重述結論，是一種結論導向的溝通方式。
P（point）觀點：簡明扼要，開門見山，讓對方第一時間知道自己想表達的的觀點。舉例來說，就是先講結論，經(jīng)過與客戶的初步溝通，為活動定性，如客戶想要在端午節(jié)搞一場活動，你就可以提出，端午龍舟競賽的賽事競技活動。
R（reason）原因：提出理由和依據(jù)，支持你的觀點。提出活動定性之后，向客戶說明理由，可以從趨勢層面，體育旅游在國內(nèi)是一項新興的旅游產(chǎn)品；從文化層面，賽龍舟是端午習俗；從落地層面，具備場地的優(yōu)勢等。
E（example）例證：拿出例證，用案例、數(shù)據(jù)等對觀點進行強化。在闡明原因之后，就要用案例和數(shù)據(jù)來說話，案例可以是過去的優(yōu)秀作品，新手小白沒有案例積累，也可以搜索網(wǎng)上的參考。
在溝通間隙，迅速在手機上搜索案例，并為客戶呈上能有說服力的案例照片。
P（point）觀點：重申觀點，再次強調(diào)重點。溝通的最后一步，再次重申結論，讓客戶加深印象。
所謂磨刀不誤砍柴工，前期花點時間把需求對接清楚，可以防止后期走錯方向。
創(chuàng)意的活動策劃
活動策劃崗的第二步，就是進行創(chuàng)意活動方案的打造了，光說不練假把式，活動形式就那么一些，要在小池子里玩出花，還是要在方案上下功夫打磨。
我曾經(jīng)在鳥哥筆記寫過一篇《被“挖呀挖”洗腦后，我總結出了創(chuàng)意策劃方案的方法論》，大家可以去看看。
在這里，我簡單描述一下寫創(chuàng)意方案的步驟：
1.搜索模仿
我們常說的是，天下方案一大抄，就看你會抄不會抄；既然前方有巨人，何妨站在肩頭看天下。
關于搜索，也是有技巧的，一要拆分關鍵詞，關鍵詞越細，搜索到的活動玩法也越廣，比如端午龍舟是一個關鍵詞，龍舟也是一個關鍵詞；二要組合關鍵詞，對，就是組合，就是將你的關鍵詞注入想法，比如旱地龍舟，親子龍舟，簡單來說，就是在關鍵詞前加入定詞。
而搜索的渠道也很多，百度、小紅書、抖音、微博、同行網(wǎng)站，但凡有內(nèi)容的地方，就有搜索。
不要小看搜索，搜索其實就是一種靈感模仿，模仿可不是貶義詞。
華萊士靠著模仿肯德基起家，目前已有上萬家門店，年營收額也已超過6億元，形成了自身的品牌。最初的時候，華萊士不管是店面裝修亦或者是產(chǎn)品設計，基本上都是完全模仿著肯德基來做的。
2.創(chuàng)新改編
在中國蓬勃發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，百度、微信等一些主流互聯(lián)網(wǎng)公司，都是“先模仿、后創(chuàng)新”的成功典型，最早都是照搬國外樣本后，經(jīng)過本土化改造，和不斷創(chuàng)新模式，最終不僅走在行業(yè)潮流前，很多創(chuàng)意還被西方國家所“模仿”。所以模仿是為了更好的創(chuàng)新。
關于創(chuàng)新改編，可以從三個方面入手：
一是思路上借鑒創(chuàng)新，在思路上，我們要首先去分析別人的方案，比如《浪姐》的成功打造，我們可以分析出巧用人設、文案賦能、話題選手、正能量導向等一些關鍵因素，那么在借鑒上，就可以從這幾點入手。
在創(chuàng)新上，也可通過差異化思維尋找不同的切入口，比如，汽車產(chǎn)業(yè)從誕生開始，主流發(fā)展就是向動力、空間、舒適的方向不斷創(chuàng)新，大、好、強等似乎成為汽車業(yè)競爭的標配，甲殼蟲卻提出“Think small (想想還是小的好)”的主張，掙得一席之地。
二是形式上元素疊加，有的活動策劃主打輕網(wǎng)紅元素、有的則主導文化元素、還有的主打懷舊元素，可以通過元素疊加融合的方式來創(chuàng)新，將靜態(tài)轉變?yōu)閯討B(tài)，將動態(tài)轉變?yōu)殪o態(tài)，都是創(chuàng)新，有時候還可以蹭熱點。
如電視劇《九霄寒夜暖》中，融合了奇幻、探案、輕喜、愛情等豐富元素，多元素實現(xiàn)了較好平衡。雖然被網(wǎng)友戲稱為“電子榨菜”，但將多元素疊加創(chuàng)新，多元素相互融合，達到輻射更多人群的效果，有效實現(xiàn)了同類型賽道上的創(chuàng)新突圍。
三是視覺上迭代升級，主要是指美陳設計，可在他人的設計上融入地域特色、主題特色，通過造型、顏色、文字上入手進行改編。如很多出圈的網(wǎng)紅路牌，一時風靡大江南北，就有很多的創(chuàng)新改編。
再來看華萊士的案例，我們都知道華萊士的制勝法寶很簡單，那就是便宜，華萊士從肯德基的劣勢入手去創(chuàng)新，取得了初步的勝利。
再后來，華萊士擴張店面避開肯德基的選址模板，把市場的重心放到了三四線的城市，也正是因為如此，華萊士的店鋪才能夠在短時間內(nèi)倍數(shù)增加。
所以，模仿會有一時的生命，但創(chuàng)新才是持續(xù)的生命。
完善的預算控制
在活動方案確定之后，就是做預算了，將價格框定在可接受范圍之內(nèi)，這樣才能達到雙贏的效果。
在做預算上，我認為，分塊進行是最合適的。一般來說，預算可以分為以下幾個模塊：
宣傳推廣：包括前期的宣傳軟文、后期的通稿及推廣發(fā)布的渠道，各種活動多媒體（PPT、視頻宣傳片），還有主持稿的撰寫等，相對來說，是以文字為主的一些工作；
現(xiàn)場美陳：可分為簽到區(qū)域、展示區(qū)域、互動區(qū)域、舞美區(qū)域，每個活動的不同，預算細節(jié)也會不同，但大多數(shù)包含了舞臺、背景桁架等必要元素；
道具租賃：包括場地租賃、燈光、音響、啟動道具租賃等，這一類主要是羅列可以通過租賃或者外包實現(xiàn)的物料及物料費用；
物料采購：從開幕式到系列活動的采購，這一分塊比較細節(jié)化，會有很多小東西，最好就是有2個以上的人進行核對，才能確保不遺漏；
印刷產(chǎn)品：邀請函、禮品袋、嘉賓證、席卡、活動手冊、流程表、臂貼、海報等，通過印刷形成的活動物料；
執(zhí)行人員：工作人員、演出人員、拍攝影像人員、主持人、禮儀等各種人工勞務費，有時還需要安保費用等；
其他雜費：水、工作餐、交通、臨時運輸及裝卸、快遞服務等，活動過程中，或許因為客戶的要求，會產(chǎn)生一些跑腿費用等，錢雖小，但也要將其預留出來；
服務費：一般來說，是綜合以上各種費用綜合的10%-15%，當然，有些還會算上稅費。
根據(jù)活動的不同，還需要按實際情況來分哦。在進行預算控制時，要注意三點：
1.明確預算重點，要講主要的預算，用到能夠拔高整個活動的環(huán)節(jié)上去，比如很多公司將重頭度放在開幕式上；
2.借力打力，做預算很繁瑣，要學會使用歷史數(shù)據(jù)，供應商的歷史數(shù)據(jù)以及相類似活動的歷史數(shù)據(jù)，如若是剛入行，則可以與有經(jīng)驗的前輩進行溝通，可套用數(shù)據(jù)模板來提高效率；
3. 學會記錄，預算并不是一成不變的，會隨著活動的調(diào)整而進行改變，那么就需要進行隨時記錄，不要搞混。
有條不紊的計劃
在確定了預算模塊之后，接下去就是活動操作執(zhí)行了，其實不難，但就是需要耐心和細心，在這一階段，你要做好四張表格。一是時間進度表，二是人員分工表，三是活動執(zhí)行表，四是細節(jié)檢查表。
時間進度表，要倒推的手法，去安排時間，確保活動前，所有物料人員都能到位；
人員分工表，顧名思義，就是落實到人，每一項工作都有責任人，如一般的活動下設綜合協(xié)調(diào)組、招商組、宣傳組、現(xiàn)場組、安全保衛(wèi)組、后勤保障組、機動組等，每個組需要有一個負責人，表中要備注所有人的聯(lián)系方式；
活動執(zhí)行表是活動當天的流程表，要越詳細越好，包含的精確的時間，每個環(huán)節(jié)的用時及轉場等；
細節(jié)檢查表是在活動前，羅列需要彩排檢查的工程和物料，如布展時間、貨車通行時間、電源位置用電量、通行位置、網(wǎng)絡接口、衛(wèi)生間方向、AV串場彩排（燈光、音響、視頻、音頻）等。
由于活動不同，細節(jié)無法一一列明，但是把活動控制在計劃內(nèi)，大概率是不會出錯的。另外，在活動中，要隨時進行備份，有備無患。
需要注意的是，活動結束后要記得物料的回收，很多物料是可以重復利用的。而活動復盤是必不可少的，復盤不僅包含活動現(xiàn)場，還要包含活動前期遇到的問題，這樣可以避免下次活動再出現(xiàn)類似問題。
任何崗位，實操是最寶貴的經(jīng)驗，希望給新手們一點啟示吧。
本文來自微信公眾號“鳥哥筆記”（ID:niaoge8），作者：花花小萌主，36氪經(jīng)授權發(fā)布。
