快速完成在線采購合同，只需5步

如何最大程度保障采購訂單能夠及時準(zhǔn)確到貨？

答案是——采購合同線上化。

采購合同是企業(yè)采購活動中的重要環(huán)節(jié)，作為和供應(yīng)商確定采購內(nèi)容、價格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期限、付款方式等重要條款的保障。

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同管理中，與供應(yīng)商簽署合同前，既要與供應(yīng)商溝通、確認(rèn)合同關(guān)鍵要素，也要在公司內(nèi)部多方對合同進(jìn)行審核確定。合同簽署后要在公司內(nèi)部簽字、蓋章，整個流程涉及部門較多，導(dǎo)致耗費(fèi)大量時間和人力成本，而且紙質(zhì)版合同多且繁雜，管理不便，還易出現(xiàn)合同遺失、泄露的風(fēng)險。

另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同管理存在沒法驗證對方人員和公司真實性的問題，可能存在合同詐騙的風(fēng)險，如簽約對象張冠李戴、線下蓋“蘿卜章”等，從而影響公司正常經(jīng)營。

為提高采購效率和管理質(zhì)量，越來越多企業(yè)開始采用數(shù)字化工具。其中采購合同管理軟件是企業(yè)實現(xiàn)采購數(shù)字化的關(guān)鍵組成部分，可以幫助企業(yè)更好地協(xié)調(diào)和管理供應(yīng)鏈，提高效率、準(zhǔn)確性和安全性。

● 電子簽章，靈活審批和簽署

大部分采購合同管理軟件會提供電子簽章服務(wù)，可在線簽訂合同，也就是我們常說的電子合同。

部分人覺得：電子合同=電子版合同，實際上兩者并不等同。電子版合同是指把傳統(tǒng)紙質(zhì)合同的內(nèi)容以電子文件的形式進(jìn)行掃描、存儲和傳輸?shù)暮贤m然與傳統(tǒng)紙質(zhì)合同對比，提高了效率和便捷性，但仍存在被篡改的風(fēng)險。而合法有效的電子合同是指締約各方在互聯(lián)網(wǎng)上通過第三方電子簽約平臺、采用可靠電子簽名技術(shù)形成的數(shù)據(jù)電文。

簡單來說，就是一種通過技術(shù)手段實現(xiàn)電子檔形式可直接簽字簽章的合同表現(xiàn)形式，具有鎖定簽約主體真實身份、有效防止文件篡改、精準(zhǔn)記錄簽約時間三個特點。

使用電子合同不僅可以提高合同簽署的速度和準(zhǔn)確性，還可以有效降低商業(yè)風(fēng)險和成本，提高供應(yīng)鏈的可靠性和穩(wěn)定性。

企企通采購合同管理除了可以與電子簽章集成，還支持與OA、移動端應(yīng)用集成等方式，并可按類型靈活配置，為用戶提供更多便利。

● 采購合同管理全過程在線化，提高效率

合同的處理，涉及條款/條款庫、合同模版、格式范本、審批及電簽、電子合同庫、合同履行到歸檔等過程，在線化處理合同，可高效協(xié)同、狀態(tài)管控、動態(tài)查詢，極大提高工作效率和準(zhǔn)確性。

第一步：合同創(chuàng)建。在線創(chuàng)建采購電子合同并上傳合同的各項信息，包括合同編號、合同金額、合同期限、交付要求、付款方式等，簡單快捷。

第二步：合同審核。通過軟件在線對采購合同進(jìn)行審核，檢查合同條款是否符合企業(yè)的規(guī)定和要求，避免采購過程中的風(fēng)險和法律責(zé)任的同時還加快了合同簽訂速度，提高采購效率。

第三步：合同簽署。當(dāng)合同審核通過后，采購人員和供應(yīng)商在合同管理軟件上進(jìn)行電子簽名，以確保雙方在合同內(nèi)容和意向上達(dá)成一致。值得一提的是，簽訂電子簽名前需要進(jìn)行實名認(rèn)證，有效保障合作的真實性。

第四步：合同執(zhí)行。在采購合同簽署后，合同管理軟件可以幫助企業(yè)實時監(jiān)控采購合同的執(zhí)行情況并跟蹤變更和調(diào)整情況。臨近付款到期日、合同續(xù)簽日期等信息會自動提醒和預(yù)警，利于企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，避免合同履行過程中出現(xiàn)延期、質(zhì)量問題等情況，提高供應(yīng)鏈風(fēng)險管理能力。

第五步：合同歸檔。合同管理軟件可以將合同存儲在云端，并提供合同搜索和訪問功能，便于企業(yè)管理和查看采購合同，同時提高供應(yīng)鏈透明度。

企業(yè)還能夠根據(jù)合同簽訂數(shù)量、合同金額、合同執(zhí)行情況等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，評估采購績效和供應(yīng)商績效，制定更好的采購策略和供應(yīng)鏈優(yōu)化方案。

● 合同規(guī)范化，使傳統(tǒng)文本變?yōu)榭煽亓鞒?/strong>