公司法務部怎么從0到1搭建自己的合同條款庫？

每一個公司可能都有合同模板庫，但是有多少公司搭建了合同條款庫呢？

如果說合同模板是保證交易的載體，那么合同條款就是交易順利進行的零件。

對合同條款缺乏集中有效的管理，可能會遇到以下問題：

以上這些問題，其實用 MeFlow 智能合同平臺新推出的「合同條款庫」功能，就可以直接解決。

今天就來聊一聊法務部如何利用 MeFlow 搭建符合公司實際情況的「合同條款庫」，如何支持法務同學一站式批量維護和更新合同條款，讓條款版本管理和統計數據都能清晰可見~

 01 

分類管理合同條款，效率更高

第一步就是該如何建立這個「庫」呢？

場景：小張是一家公司的法務，他最煩惱的問題就是，手頭上已經有十幾個合同，領導還要讓他整理更新合同條款表格，他需要在完成本職工作之后，逐份打開合同，手動復制粘貼條款到表格里面，浪費時間不說，每當同事們需要查找某個特定的合同條款，也要找很久。

企業因為業務的多樣性可能會有大量的合同模板，不同的業態會使用不同的合同模板，但合同模板中的通用條款通常是一樣的，如爭議解決條款等。

因此，法務同學在更新維護這些通用條款時會有大量的重復工作內容，需要逐個模板進行，浪費時間且有可能存在遺漏，造成相關風險損失。

使用 MeFlow 就可以解決這個問題，在條款管理頁面，支持按照分類進行條款維護：

法務同學可以根據需要設置分類規則，如 按照業務類型分類 ，如租賃合同、采購合同、銷售合同，也可以 按照條款類型進行分類 ，如當事人條款、標的條款、違約責任條款等，法務同學都可以按照自己的需要分門別類地管理條款。

 02 

合同起草，條款表述方式自行選擇

根據審批填寫內容，自動關聯對應條款表述

第二步就是該如何利用這個「庫」呢？

我們從 合同起草 和 合同審批 兩個流程一起來看。

場景：對于業務小王來說，公司其實配置了很多的合同模板，要求業務填寫完畢后，再交由法務審核，但每次他打開新的合同模板，都無從下手，經常填完之后，又被法務發回重新填寫，來來回回浪費了很多時間。

比如租賃合同中對于租金的條款，根據合作伙伴的情況，有固定租金或階梯租金兩種計算方式，對此一些新手業務同事也感到困惑。

在實際業務場景中，合同的條款內容通常會根據業務和客戶的需要、合作伙伴不同等而有變化，MeFlow 支持兩種方式。

同時 MeFlow 的合同條款還支持設置多個條款表述，每個表述有對應的條款內容：

合同中因為相對方屬性不同（自然人或機構），相關聯的條款內容都會不同，如爭議解決、違約責任等條款，業務同學手動選擇每個適用條款會很麻煩，且容易選錯。

 MeFlow 支持條款表述和合同表單中字段的關聯設置，如設置了多個條款和相對方屬性的關聯關系，當業務選擇了相對方是自然人后，一些關聯的條款內容就會自動確定，插入到文件中，提高起草效率同時降低選錯的概率。

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自動統計合同條款使用次數

場景：某公司法務部領導老李最想要了解下屬法務最常用的是哪些條款，希望能夠對合同條款進行統計分析，幫助法務部門了解核心的業務條款，以及后續更好地支持重大項目的商業談判。

在 MeFlow 中，系統會自動記錄每個條款的每個歷史版本，同時記錄每個版本生成合同的數量，也可以查看到每個條款表述的統計信息，方便法務同學更好地了解實際業務情況。

拿房屋租賃舉例，雖然是業務條款，但法務同學也可以了解到業務是使用固定租金多還是階梯租金多，對業務更全面的了解也可以幫助法務更好地支持業務。

不用人工統計，系統自動呈現，更加直觀。

 04 

選擇條款生成合同

當然，條款庫不僅僅只是統計分析，它還可以幫助業務提高起草合同的效率。

業務在起草合同時，可以根據實際業務需要選擇自己適用的條款內容，使用 MeFlow 的在線起草功能，業務同學在右側選擇表述后，左側的文件在線編輯區域會實時插入對應的條款內容，業務對于條款內容一目了然。

當然如果已經設置了比較好的關聯規則，很多條款表述都可以直接插入到合同文件中，業務同學將不再為晦澀難懂的條款內容而擔憂。

 05 

條款功能未來展望

條款庫是一個未來企業法務部都需要建立的彈藥庫，使用維護和更新它，會讓合同條款更加嚴謹合規，即使新手業務填寫合同模板，都能隨手拈來。

使用了 MeFlow 條款庫 功能后，法務同學可以一站式在線管理企業條款，同時更高效、更愉悅地起草合同。

未來我們將會豐富更多的功能，有更多智能化的延伸，如設置業務問卷和條款的關聯，業務同學只需要填寫簡單的問卷就可以生成一份初始的合同，起草體驗更佳，或從已有合同中自動抽取出一些條款，進行合同的分析。