Baklib知識分享|企業文檔管理的一些策略

在信息化的數字時代，任何一個工作流程都涉及到各種文檔數據的產生、存儲、使用和管理，員工可以在此基礎上完成在線編輯任務，跨組織跨地域的文件共享，以及企業知識的積累和沉淀。

企業文檔包含企業的無形資產，如核心知識，文化內涵，商業經驗等，越來越多的企業管理者意識到規范有序的文檔管理對企業的重要性。然而，如何提高企業文檔管理水平，已成為企業管理者必須考慮的問題。

通常情況下，企業文檔分散在不同員工的辦公電腦和移動設備中，并沒有統一的歸納和存儲。這會導致很多不必要的問題，比如在查找信息時不知道文件在誰手里、舊文件存儲位置記憶模糊、無法快速查找等。

企業內部信息和機密文件只允許少數人共享和流通，但是有時涉及到上下級之間的合作，甚至是企業內外合作，都超出了傳統文件管理方法的控制范圍，影響了企業的效率。另外，由于人員權限不明，核心文件易被誤刪，如果企業找不到責任人，只能自認倒霉。

團隊內部文檔的修改通常是通過微信、電子郵件等方式傳輸，導致文檔輸出多個版本，當其他員工重新編輯時，很難區分哪個是新版本，團隊無法保證新版本的一致性，從而極大地影響合作效率。

本文針對上述問題提出了一種解決方案，即利用文檔管理系統來幫助企業有效地管理文檔。

一款高質量、好用的文檔管理系統，不僅可以控制安全，還可以快速查找，還可以實時跟蹤文檔，以及版本控制，這也是為什么現在很多企業都選擇了用信息化來提升文檔管理系統的原因。

無論是哪一種企業，在選擇文檔管理系統時，首先要考慮企業對文檔管理系統的要求，以及對文檔管理的程度和效果，因為不同的文檔管理系統都有其獨特的功能和應用領域，因此企業管理者應從企業的需求入手，從中選擇合適的產品。

毫無疑問，文檔管理產品的質量是放在首位的，信息的安全，功能的全面性，系統的穩定性，操作的易用性，當然，文檔管理系統重要的就是穩定性和安全性。

任何一種先進的文檔管理系統，其服務體系都是非常重要的，這也是商家誠信的重要標志，如果文檔管理系統的制造商不具備良好的服務意識和服務能力，那么文檔管理系統就不能發揮出應有的作用。

總之，選擇一套適合自己的文檔管理系統，既要考慮企業的實際情況，也要考慮到產品的質量和服務商的保障體系，當然，一款好的文檔管理系統，也應該在與企業共同成長的同時保持發展，保持更新，具備持續不斷地為企業提供新的技術、新服務的功能。

我們將介紹一款提供企業和團隊快速建立知識庫的 SaaS工具—— Baklib，它使用 Baklib在線知識庫的制作，高效的編輯功能，集中的在線存儲和展示功能。解決了企業和個人之間文檔管理混亂、知識孤立等問題；降低成本，全面提升個人和團隊的工作效率，高效的管理使辦公更加輕松。