生產(chǎn)部長修煉寶典④|可視化數(shù)據(jù)分析讓會議有效率有質(zhì)量—會議在線管理跟蹤

上篇回顧

生產(chǎn)部長修煉寶典①：制造企業(yè)如何提升生產(chǎn)異常的管理效率

生產(chǎn)部長修煉寶典②：當(dāng)生產(chǎn)現(xiàn)場成為“戰(zhàn)場”，企業(yè)如何實現(xiàn)生產(chǎn)異常的快反和處置？

生產(chǎn)部長修煉寶典③|“解放”統(tǒng)計員、釋放生產(chǎn)力——基于模型的績效管理

小張：（“咚咚咚”，小張敲門進入，）“王部長，生產(chǎn)月度會議資料剛發(fā)您郵箱里。這是周一召開的科研協(xié)調(diào)會的會議紀(jì)要，需要您審批一下。”

王部長：“會議紀(jì)要我一會看完找你。明天臨時有變，你通知一下，生產(chǎn)月度會議延期到下周二召開。你提前找各車間，再核對一下會議材料里的數(shù)據(jù)。避免會上因為數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，大家爭論不休。另外，你查一下這個月開的幾次協(xié)調(diào)會，統(tǒng)計一下未辦完的事項還有多少，跟進一下具體進展情況。”

小智：“王部長，小張這樣準(zhǔn)備會議材料，過程中來回核對數(shù)據(jù)過于繁瑣；電話去找別人落實進展，太費時間了，得到的數(shù)據(jù)結(jié)果還經(jīng)常不準(zhǔn)確。我們結(jié)合過去經(jīng)驗，分析了生產(chǎn)會議管理普遍存在的問題，提出了一種更高效的模式，我給您匯報一下。”

花費大量精力準(zhǔn)備的會議，問題卻得不到落實?

1、會前：會議材料的收集準(zhǔn)備費時費力

a) 多數(shù)企業(yè)通常需要設(shè)專人負(fù)責(zé)整理會議材料。重復(fù)性工作多，花費精力很大，要從分散的多個信息系統(tǒng)或者生產(chǎn)現(xiàn)場來收集數(shù)據(jù)。

b) 人為收集的數(shù)據(jù)結(jié)果未必準(zhǔn)確，需要多次電話溝通校正。

2、會中：數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，會議決策效率低

a) 會議資料準(zhǔn)備早于開會時間，不可避免地造成資料數(shù)據(jù)和現(xiàn)場實際情況之間的時效性差異，引發(fā)會議數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確或缺失問題。問題過多，直接將領(lǐng)導(dǎo)決策會開成生產(chǎn)協(xié)調(diào)會。

b) 會議召開時，由相關(guān)單位現(xiàn)場反饋上期會議待辦進展，大量時間用來回顧和落實上期會議執(zhí)行情況。信息不貫通，直接影響會議討論和決策的效率，出現(xiàn)“議而不決”現(xiàn)象。

3、會后：會議待辦落實跟蹤難

a) 會議紀(jì)要編制、簽發(fā)流轉(zhuǎn)慢，紀(jì)要不能及時下發(fā)。

b) 會議組織人通過不斷的電話溝通獲取會議待辦事項的進展情況，效率低下。

c) 參會領(lǐng)導(dǎo)想要了解進展信息，需要專人定期匯總反饋。

d) 待辦事項在處理過程中遇到新問題，不能及時暴露，進而出現(xiàn)同一事項反復(fù)上會的情況。

如何讓開會有效率，待辦有效落實？

對各類生產(chǎn)會議進行統(tǒng)一管控，會前依據(jù)會議主題和內(nèi)容，自定義會議場景模板；會中基于場景化模板召開會議，實現(xiàn)會議數(shù)據(jù)的實時在線可視化查看、實時回顧上期會議；會后紀(jì)要線上編制與簽發(fā)，形成的待辦可通過督辦或調(diào)令的線上化手段進行跟蹤閉環(huán)，提升問題解決的效率。

圖1 會議管理新模式

1、場景化自定義會議模板，拖拽會議數(shù)據(jù)

面向不同場景或主題的會議，通過數(shù)據(jù)可視化組件，便捷地構(gòu)建和調(diào)整會議場景模板。如公司領(lǐng)導(dǎo)參加的公司戰(zhàn)略決策會、生產(chǎn)部每月例行的生產(chǎn)調(diào)度會、協(xié)調(diào)科研型號計劃的型號例會等等。會議模板和實際業(yè)務(wù)結(jié)合，涵蓋會議過程所需要的各類數(shù)據(jù)和信息。

圖2 可視化配置會議模板

2、在線會議回顧與高效研討決策

會議過程中，系統(tǒng)直觀呈現(xiàn)歷史會議所有待辦事項的最新進展、當(dāng)前存在問題；讓會議回顧有依據(jù)，效率更高。同時，業(yè)務(wù)場景化的會議模板能夠提供生產(chǎn)現(xiàn)場的實時數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)時效性，減少各方爭議，更好的支撐領(lǐng)導(dǎo)決策。

3、結(jié)構(gòu)化編制會議紀(jì)要與線上審批簽發(fā)

會議記錄人在線編制會議紀(jì)要時，可以將待辦事項進行結(jié)構(gòu)化。直接明確事項的工作內(nèi)容、責(zé)任單位、責(zé)任人、確認(rèn)人以及完成節(jié)點等。領(lǐng)導(dǎo)在線完成紀(jì)要的審批，可以編輯完善后一鍵簽發(fā)，也可以直接駁回給會議記錄人。

圖3 會議紀(jì)要編制、簽發(fā)

4、以督辦/調(diào)令形式跟蹤待辦落實

會議紀(jì)要審批簽發(fā)的同時，會議形成的待辦事項可以通過問題督辦或調(diào)令的形式自動同步下達。責(zé)任單位、責(zé)任人通過問題督辦和調(diào)令隨時反饋進展及結(jié)果，會議的組織人員、參會人員、抄送領(lǐng)導(dǎo)均可看到，無需專人跟蹤匯報。

5、響應(yīng)監(jiān)控機制保障待辦落實

把會議拖期情況曝光，督促會議組織人及時跟進會議執(zhí)行情況。將各單位未處理的會議待辦進行排名展示，提醒責(zé)任單位及時處理。監(jiān)控督辦/調(diào)令的響應(yīng)狀況（如發(fā)布24小時未響應(yīng)、到期未反饋等），讓組織人及時糾偏，確保會議待辦得到真正落實。

圖4 紀(jì)要執(zhí)行進展監(jiān)控

王部長：（王部長聽完后激動地說，）“這對我們幫助太大了！正是我們需要的。以后小張就不必為準(zhǔn)備會議材料而發(fā)愁了，也沒必要天天追著打電話問他們（責(zé)任單位）事情處理到什么程度。”

小智：“王部長，我們這種會議模式已經(jīng)在多家企業(yè)應(yīng)用了。這是其他客戶的反饋，效果很好的。”

王部長：“我們?nèi)粘Ｓ胁糠謺h是涉密的，你們是如何管理的？”

小智：“王部長，這個您不用擔(dān)心。我們的產(chǎn)品經(jīng)過了保密認(rèn)證，紀(jì)要、附件都可以設(shè)置密級的。同時通過權(quán)限控制，僅讓參會人員、抄送人員等相關(guān)人員可以在線查看會議紀(jì)要，其他人是看不到涉密紀(jì)要內(nèi)容的。”

王部長：“我們重要會議的線上紀(jì)要還是需要能線下存檔的，可以實現(xiàn)嗎？”

小智：“這個請您放心，我們產(chǎn)品可以將線上會議紀(jì)要導(dǎo)出為Word格式的標(biāo)準(zhǔn)文件，支撐線下存檔等要求。”

未完待續(xù)……

小張：（小張打來電話說道，）“王部長，集團領(lǐng)導(dǎo)快到了，我們大廳那個看板數(shù)據(jù)已經(jīng)維護好了，需要您再檢查一下。”

王部長：（電話掛斷后，王部長沉思道，）“我們做的這些看板，除了領(lǐng)導(dǎo)參觀的時候用用，車間現(xiàn)場那么多問題，是不是可以用可視化看板來呈現(xiàn)呢。這是個問題……”