企業做好知識管理的方法：文檔管理

資深知識管理專家董曉英教授曾經說過，一個企業須具備高智商和高情商的人才。情商是一種企業的文化，智商則反映企業管理和知識資源轉化能力。企業離不開知識與文化。沒有了文化，公司的經營策略和創意就無法付諸實踐。由此可見企業內部知識管理的重要性。

因此怎樣才能決定企業的知識管理？公司的知識管理體系怎樣運用？最關鍵的便是的是文檔管理。

經研究，目前我國企業文檔管理普遍存在以下三方面的問題：

1.企業的知識庫復雜且具多樣，怎樣做好知識結構管理工作

2.在系統地、一致地處理知識時，如何保證知識的安全性

3.在海量的知識庫中，如何迅速地找到并獲取相關的信息

企業可以利用知識管理進行文檔的管理，其意義是什么？

其內容包括：集中整合、統一企業知識資產管理、知識分類、知識索引與檢索平臺、知識地圖與知識推送、知識發布與版本管理、知識有效管理與合理歸檔、知識信息安全管理等。

在企業內部，如果能夠建立起一套科學的知識管理系統，不僅可以方便快捷地獲得有關的信息，而且可以大大地提升員工的工作效率和職業技能。而在不同的地區，由 KM系統構建的專業地圖可以將不同的專業人員聯系起來。在工作中，有問題的時候，可以向專業人士請教，幫助他們快速地進行問題的解答和改進。

通過構建企業的知識管理系統，可以有效地降低企業的知識再利用效率，防止因重復創造而產生的隱性資源。而知識經營則是促進了企業的知識存活，加速了企業的知識運用與創造。

以上所述的問題可以很容易地用一個統一的文檔管理系統來解決。

各個部門的文檔經理能夠根據相關的系統程序，從收集、輸入、整理、歸檔到回收使用整個過程，實現文檔的整個生命過程。同時，該體系可以將文件流通軌跡、流程審批結果等清晰地記載下來，并將文件流通的每個步驟都做得明明白白。

提供完整的文檔搜索及借閱等功能，方便文檔的使用。

海量的文件，一鍵搜索：通過組合搜索，全文搜索，二次搜索，自然語言搜索，一鍵查找所需要的資料。

借還過程：利用公司文件的借還能力，讓雇員能夠利用工作程序向上級提出網上審批，從而避免了紙上的行政效率低下；同時，將對借款人、用途、借款時間等進行詳細的記錄，便于后續追蹤。此外，該軟件將會增加返回提示、文件利用統計等多種功能，從而提高了企業文件的規范化程度。

首先，應當對每一種類型的系統進行獨立的許可；另外，授權對象、權限內的存取濃度及作業行為也可以依工作需求而自由設定。不同的權限方法和節點能夠深刻地界定各個模塊中的每一項信息的可操作性，從而能夠靈活地適應公司的精益化管理要求。另外，在公司的安全策略變更后，為了適應日益增長的管理和商業需要，公司必須及時地對已有的授權系統進行修改。

Baklib是一個網絡文件的編輯器和共享工具，它為開發者們提供了一個很好的學習和交流的平臺，它可以將自己的文檔和信息轉換為一個網頁，用戶可以通過 url連接查看，從而共享更多的信息。

1.分門別類， Baklib設置多個欄，將其內容進行歸類，條理清楚，一目了然。知識庫的存在是為了保存和使用知識資源；

2.易于操作，易于操作，易于上手，降低了學習費用，同時還能輕松插入文檔，圖片，視頻等。

3.利用文本查詢，可以方便地根據關鍵字進行查詢，從而大大提升了工作的工作效率；

4.保證了資料的安全性，并提供了當地的備份和下載；

5.高級權限，可以對任何信息進行分級訪問，對密碼進行控制，方便用戶的訪問。

1.整合：將公司的內部文件進行標準化，使之成為一個統一的企業，從而提升公司的經營效率；

2.資產：構建公司的知識基礎，對知識進行有效的歸類、明確的目錄、明確的文檔定位；

3.協調：有效的內部文件協作與分享，以提升工作的效能；

4.賦能：整合 AI AI、賦予知識、賦予企業力量、助力公司發展、促進企業發展、優化和提高知識管理水平；

5.應用：在商業環境中，通過建立知識圖，迅速地指導和指導有效的知識文件，從而使其在商業環境下成為一個高效的協作應用程序。

在企業管理過程中，文檔是工作績效的直觀反映，是公司的軟實力的積累。在日常的文檔管理中，采用更為高級的工具，可以有效地防止由于文檔管理不當而導致的企業內部的信息丟失和協同工作的降低。