知識分享|分享一些提升企業文檔管理水平的方法
近年來，企業數字化資產越來越受到企業的重視，無論是企業的基本信息、年度報告等顯性知識，還是企業內部積累的工作文檔、實踐經驗等隱性知識，都對企業的發展起著不可替代的作用。
大部分企業尤其知識型、高科技企業非常重視自己的知識和人才建設能力，因此，越來越多的企業高層意識到：做好數字資產的分類、整理、復用和流轉，可以極大地增強企業的內在知識的流動性，提高企業的核心競爭力。
但是其中知識文檔的管理是一個非常關鍵的核心問題。
1.碎片化儲存
通常公司的文檔都是分散在各個工作人員的辦公計算機和手機等移動設備上，沒有進行統一歸納和儲存。這就造成了很多麻煩，比如查找資料的時候，不知道是誰拿著最新的資料，老的文檔存放的位置不清楚，查詢文檔速度慢，文檔同步速度不一樣，大大影響了工作效率。
2.不嚴謹的文檔權限
大多數公司的機密文件都是允許少數人分享和使用的，但有時候需要上下層的文檔協作，乃至企業內外之間的協作，這超出了傳統文件的可控制范圍，如果使用傳統文檔那必然會影響工作效率。另外加入工作人員不清楚自己的權限，很可能會導致關鍵文件被刪除或者覆蓋（不可改回），遇到這種情況會造成非常大的損失。
3.缺少文檔共享和協作
在傳統工作小組中，文件的修改一般都是通過 QQ，微信，電子郵件等方式傳遞，造成同一個文檔存在多個不同版本，而在其他小組成員進行再編輯時，很難確認自己手里的文檔是最新的版本。
1.促進文件標準化
文件管理的標準化是一個系統工程。加強文檔信息的數字化，必須注重檔案資料的標準化與規范化。在新的網絡文件管理體系下，企業要建立起一套系統的運行管理體系，并在整個工作中落實具體的制度，明確職責，提出要求，以保證系統的正常運轉。
2.保證數據的真實性、及時性和完整性
無論是企業系統文件，研發文件，還是業務規劃，都會隨著企業系統，產品或者客戶的需要的改變而改變。這些文件若不能及時更新，不僅會使資料與現實不符，還會造成資料的不連貫、不能及時傳遞，從而耽誤工作的進程，甚至造成企業的經濟損失。因此，企業要想辦法確保信息資料的真實性和準確性，使檔案的管理功能得到最大程度的發揮。
3.提高工作和加強訓練
檔案管理系統實施后，一方面要健全檔案管理制度，引進激勵機制，以激發企業人員的的活力與發展；另一方面，要加強檔案資料電子化的業務培訓，提升文檔管理相關人員的專業技能。
本文認為，在檔案管理中，電子文檔管理是一種必然的發展趨勢。要使企業的信息化建設不斷向前推進，必須不斷提高管理水平，不斷完善管理體制，不斷提高員工的素質。
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