【干貨】知識(shí)共享的障礙及解決方法

由于企業(yè)中各個(gè)部門(mén)和員工之前在工作內(nèi)容及工作性質(zhì)上都會(huì)存在差異，因此在實(shí)施知識(shí)管理的時(shí)候難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，本文會(huì)將可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行梳理。

不乏證據(jù)表明知識(shí)共享對(duì)于健康和成功的工作環(huán)境是不可或缺的。鼓勵(lì)知識(shí)共享和實(shí)施有利于促進(jìn)這種環(huán)境的政策和提升您的公司文化是非常必要的。

然而，伴隨著巨大潛力而??來(lái)的是必須克服的重大障礙。為了制定創(chuàng)建您設(shè)想的知識(shí)共享網(wǎng)絡(luò)的計(jì)劃，您必須首先了解這些計(jì)劃與現(xiàn)實(shí)之間的障礙。

1. 知識(shí)孤島

知識(shí)或信息的孤立對(duì)您的組織構(gòu)成重大威脅。

那么，這些信息孤島是什么，它們?yōu)楹稳绱司哂衅茐男裕?/p>

想象一下你回到了高中。每個(gè)人都被自己獨(dú)特的派系所吸引。在這些小圈子里，事情是好的——人們相處得很好，他們合作得很好，而且大多是一帆風(fēng)順的。然而，當(dāng)被迫一起工作時(shí)，各個(gè)社會(huì)群體幾乎完全不相容。

公司內(nèi)部也可以存在同樣的動(dòng)態(tài)。但是，您的組織內(nèi)有各個(gè)部門(mén)，每個(gè)部門(mén)都有自己的文化、知識(shí)和心態(tài)。當(dāng)您嘗試融合不同部門(mén)（這是知識(shí)共享的必要條件）時(shí)，摩擦是顯而易見(jiàn)的，并且由于這些知識(shí)孤島，工作效率還會(huì)大幅降低。

當(dāng)然，這種孤立主義的心態(tài)幾乎不是個(gè)人主觀故意的。相反，當(dāng)部門(mén)專(zhuān)注于他們不同的目標(biāo)時(shí)，它自然而然地就會(huì)產(chǎn)生，由于知識(shí)孤島是自然發(fā)生的，因此采取有意識(shí)的步驟來(lái)抵消它們就顯得尤為重要。

2.知識(shí)囤積

雖然知識(shí)孤島通常是無(wú)意形成的，但知識(shí)囤積卻完全相反。當(dāng)組織內(nèi)的員工故意不共享關(guān)鍵信息時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)這種知識(shí)共享障礙。

這聽(tīng)起來(lái)可能是一種罕見(jiàn)或不尋常的情況，但事實(shí)是，這是許多公司遇到的相對(duì)正常的現(xiàn)象。因此，了解員工為何將重要信息保密的根源至關(guān)重要。

員工傾向于囤積知識(shí)的主要原因有三個(gè)——競(jìng)爭(zhēng)、恐懼和影響力。通常，這些動(dòng)機(jī)可以追溯到你的組織文化中無(wú)意中鼓勵(lì)這種行為的東西。

例如，員工可能希望在同齡人中獲得優(yōu)勢(shì)以取得個(gè)人勝利。他們可能害怕對(duì)他們?cè)诠ぷ鲌?chǎng)所的貢獻(xiàn)做出負(fù)面反應(yīng)。他們甚至可能會(huì)保留信息，以使自己在自己的位置上不可替代。

3. 缺乏機(jī)會(huì)

隨著遠(yuǎn)程工作變得越來(lái)越普遍，知識(shí)共享的新障礙出現(xiàn)了——由于社交互動(dòng)有限，嚴(yán)重缺乏機(jī)會(huì)。傳統(tǒng)上，員工有機(jī)會(huì)在休閑和專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)上打成一片、聊天和交換信息。從論壇到官方會(huì)議空間，社交互動(dòng)無(wú)處不在，有利于分享。

現(xiàn)在由于疫情，越來(lái)越多的團(tuán)隊(duì)成員在家工作。默認(rèn)情況下，這意味著更少的偶遇、社交互動(dòng)和有增無(wú)減的知識(shí)共享。并不是他們?cè)诙诜e知識(shí)，也不是信息孤島隨機(jī)出現(xiàn)；相反，他們根本沒(méi)有機(jī)會(huì)像在傳統(tǒng)辦公室環(huán)境中那樣自由地與同事們進(jìn)行交談。

鼓勵(lì)知識(shí)共享的好處應(yīng)該是顯而易見(jiàn)的。知識(shí)共享對(duì)于一家成功的公司至關(guān)重要。問(wèn)題在于克服我們上面提到的障礙，這些障礙對(duì)釋放公司和團(tuán)隊(duì)的全部潛力構(gòu)成了一些非常現(xiàn)實(shí)的挑戰(zhàn)。

那么，您將如何促進(jìn)知識(shí)共享和釋放組織的全部潛力？

每家公司都是不同的，您的方法應(yīng)該適合您獨(dú)特的組織環(huán)境。話雖如此，有一些簡(jiǎn)單的方法可以在您的工作場(chǎng)所內(nèi)啟動(dòng)知識(shí)共享。

1. 建立促進(jìn)知識(shí)共享的文化

 通常，我們無(wú)法認(rèn)識(shí)到通過(guò)分享這些專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)可以在多大程度上以及以何種方式相互幫助

那么，您如何創(chuàng)建一種促進(jìn)知識(shí)共享的公司文化呢？

您必須為您的公司制定明確的使命和愿景，以此為重點(diǎn)，在整個(gè)組織中建立共同的成長(zhǎng)心態(tài)，并在您的員工中灌輸共享意識(shí)。

此外，重要的是要記住，知識(shí)共享是為了關(guān)于建立關(guān)系和促進(jìn)人與人之間的合作。當(dāng)分享知識(shí)的文化被接受并融入您公司的 DNA 時(shí)，讓員工不斷分享他們所知道的變得更加容易，因?yàn)檫@成為了您的業(yè)務(wù)的一種方式。

2. 讓分享和保存知識(shí)變得容易

文化只是一個(gè)概念，除非它成為被賦予付諸行動(dòng)的工具。如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)馁Y源，這些計(jì)劃在很大程度上仍是夢(mèng)想。

因此，您需要使您的員工能夠有效和高效地分享他們所擁有的知識(shí)。這意味著需要為他們提供促進(jìn)日常知識(shí)共享的渠道、平臺(tái)和空間。通過(guò)建立多種知識(shí)共享途徑，您可以為員工提供沒(méi)有任何障礙的靈活性和交流機(jī)會(huì)。在遠(yuǎn)程工作變得越來(lái)越普遍的社會(huì)中，多種通信渠道的可用性更加重要。

知識(shí)共享應(yīng)該能夠以自由和有組織的方式進(jìn)行。雖然您的員工應(yīng)該全天隨時(shí)交換信息，但安排時(shí)間通過(guò)簽到、每周會(huì)議等方式分享知識(shí)，但與這種交流相伴的應(yīng)該是保存所共享的知識(shí)。通常被稱為知識(shí)資產(chǎn)，存儲(chǔ)可以隨時(shí)間訪問(wèn)和共享的信息對(duì)于公司的壽命和知識(shí)的持久性至關(guān)重要。

在促進(jìn)和保存知識(shí)共享方面，新興技術(shù)占據(jù)中心位置。當(dāng)這些工具在組織層面實(shí)施時(shí)，信息傳輸和存儲(chǔ)的便利性進(jìn)一步鼓勵(lì)員工接受知識(shí)共享。

3. 集中你的知識(shí)創(chuàng)造單一的真理來(lái)源

以一種所有團(tuán)隊(duì)成員隨時(shí)都可以訪問(wèn)的方式集中組織積累的知識(shí)，同時(shí)確保知識(shí)是準(zhǔn)確的、組織良好的和最新的，這就是技術(shù)和創(chuàng)建知識(shí)共享系統(tǒng)發(fā)揮作用的地方。

雖然有幾種類(lèi)型的知識(shí)管理工具可用于您的單一事實(shí)來(lái)源，但如果您想讓個(gè)人真正輕松地共享知識(shí)，那么使用知識(shí)庫(kù)軟件創(chuàng)建內(nèi)部知識(shí)庫(kù)將是最有益的. 

借助知識(shí)庫(kù)，您還可以：

• 限制對(duì)某些員工的控制訪問(wèn)，以確保只有具有適當(dāng)權(quán)限的人員才能訪問(wèn)或編輯知識(shí)內(nèi)容
• 由于卓越的搜索功能和知識(shí)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，用戶可以在需要時(shí)輕松找到所需的信息
• 可以訪問(wèn)詳細(xì)的分析，這將使您更好地了解知識(shí)是如何共享的以及您可以做出哪些改進(jìn)

正如我們?cè)诒竟?jié)開(kāi)頭提到的那樣，有效地共享知識(shí)意味著所有知識(shí)資產(chǎn)都需要隨時(shí)可供需要它的人輕松訪問(wèn)。這樣做的第一步是創(chuàng)建一個(gè)單一的數(shù)字空間來(lái)容納流經(jīng)您組織的所有知識(shí)。

如何將內(nèi)部知識(shí)庫(kù)用于知識(shí)共享系統(tǒng)的一個(gè)示例包括共享顯式知識(shí)，例如培訓(xùn)手冊(cè)、標(biāo)準(zhǔn)操作程序、流程文檔和解釋性概念文章。您還可以使用知識(shí)庫(kù)以視頻格式共享隱性知識(shí)，以顯示有關(guān)如何完成特定任務(wù)的分步教程。 

4. 定義角色

當(dāng)每位員工積極參與時(shí)，知識(shí)共享文化就會(huì)蓬勃發(fā)展。默認(rèn)情況下，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都有一個(gè)角色，而這個(gè)角色就是不斷尋求分享和接受知識(shí)。

但是，有時(shí)必須使用更有意、更有針對(duì)性的方法來(lái)推動(dòng)這些努力。無(wú)論是解決需求領(lǐng)域還是創(chuàng)建特定的學(xué)習(xí)計(jì)劃，有時(shí)都會(huì)出現(xiàn)在您的知識(shí)共享計(jì)劃中定義角色的需求。

當(dāng)實(shí)施更多有意的知識(shí)共享計(jì)劃時(shí)，需要定義角色。這只是繼續(xù)和加強(qiáng)您正在努力建立的知識(shí)共享文化的另一種方式。

5. 知識(shí)共享工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化

通過(guò)多種渠道促進(jìn)知識(shí)共享是鼓勵(lì)思想和信息在整個(gè)公司內(nèi)自由流動(dòng)的關(guān)鍵。文檔、交付、接收、演示和知識(shí)改進(jìn)都是更廣泛文化中的關(guān)鍵過(guò)程。

然而，如果這些步驟以雜亂無(wú)章的方式進(jìn)行，那么確實(shí)發(fā)生的知識(shí)共享就不會(huì)得到優(yōu)化。為確保團(tuán)隊(duì)的努力不會(huì)白費(fèi)，每次分享知識(shí)時(shí)都必須采用一致的戰(zhàn)略方法。

標(biāo)準(zhǔn)化工作場(chǎng)所共享知識(shí)的流程可以消除任何差異和隨之而來(lái)的混亂。每家公司的工作流程都是獨(dú)一無(wú)二的，但有一些重要的指導(dǎo)方針可以指導(dǎo)您創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)操作程序。例如：

• 明確需要和應(yīng)該分享哪些知識(shí)。
• 了解誰(shuí)參與了共享過(guò)程以及他們的角色是什么。
• 標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)的共享和接收方式。
• 明確如何確認(rèn)知識(shí)的成功接收。
• 定義知識(shí)未成功傳播時(shí)的程序。

請(qǐng)記住，雖然標(biāo)準(zhǔn)化流程很重要，但您不應(yīng)該創(chuàng)造一個(gè)僵化的工作環(huán)境——這只會(huì)扼殺新想法并阻礙信息的自由流動(dòng)。相反，目標(biāo)應(yīng)該是將某些指導(dǎo)方針和意圖整合到知識(shí)的自然流動(dòng)中。

6. 鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)努力

實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享是一回事。鼓勵(lì)員工積極參與，完全是另一回事。雖然許多團(tuán)隊(duì)成員會(huì)純粹基于他們對(duì)公司文化的投資以及在工作環(huán)境中成長(zhǎng)和繁榮的愿望而付出努力，但創(chuàng)建一個(gè)認(rèn)可、承認(rèn)和慶祝知識(shí)共享努力的生態(tài)系統(tǒng)將為一些和對(duì)他人的啟發(fā)。

換句話說(shuō)，您希望通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)員工出色的工作來(lái)培養(yǎng)內(nèi)在動(dòng)力。不過(guò)，有時(shí)也可能需要外在動(dòng)機(jī)。您可以通過(guò)向那些表現(xiàn)出色或努力改善公司文化的人提供切實(shí)的獎(jiǎng)勵(lì)來(lái)激勵(lì)進(jìn)一步的知識(shí)共享和更多的努力。從小禮物到經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)，外在動(dòng)機(jī)通常是內(nèi)在動(dòng)機(jī)的絕佳補(bǔ)充。

在這里推薦一款可以搭建企業(yè)知識(shí)庫(kù)并進(jìn)行企業(yè)知識(shí)管理共享的工具——Baklib。它不僅能為不同的用戶分配不同的權(quán)限還能將其嵌入到您企業(yè)的網(wǎng)站當(dāng)中，使用方便、操作簡(jiǎn)單。