企業(yè)知識(shí)管理體系怎么搭建和運(yùn)營(yíng)？

Baklib

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2022-06-02 19:10

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企業(yè)本身的業(yè)務(wù)需求、外部各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求、數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢(shì)帶來(lái)的便利，讓更多的企業(yè)開始搭建知識(shí)庫(kù)，開始試圖通過(guò)知識(shí)管理去提升組織的效率和創(chuàng)新能力。KMCenter的研究也顯示了，從二十一世紀(jì)的20年代開始，大部分機(jī)構(gòu)都會(huì)開始知識(shí)管理之路，知識(shí)庫(kù)和知識(shí)管理正在成為現(xiàn)代化企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)配置和元能力。

在談?wù)撨@個(gè)問(wèn)題之前，我們先來(lái)看看一些在企業(yè)中常見(jiàn)的問(wèn)題。

你給員工的培訓(xùn)是不是都培訓(xùn)的技能，他很厲害了，一旦離職，能給企業(yè)留下什么？
為什么你老板知道的很多有用的咨詢，下面的人卻一問(wèn)三不知？
專業(yè)的問(wèn)題是不是往往沒(méi)人懂，不停的給客戶、同事、新人培訓(xùn)，重復(fù)浪費(fèi)大量時(shí)間？
激發(fā)OKR創(chuàng)意，輔導(dǎo)KPI指標(biāo)，這些背后的經(jīng)驗(yàn)和做法能不能變成既定工作流程？
是不是信息和配套文件跟不上組織、產(chǎn)品、流程的迭代，大家總是暈頭轉(zhuǎn)向？
新員工入職是不是了解公司和工作的非常有限？工作上手慢，又沒(méi)有人去教？

以上這些問(wèn)題是不是戳到了你的痛處，如果是的話，接著往下看，看看企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理會(huì)給企業(yè)帶來(lái)哪些好處。

提高跨部門信息分享效率，達(dá)到加值效果：讓關(guān)鍵信息進(jìn)行集中整合，方便檢索，減少查找時(shí)間；
加速企業(yè)的創(chuàng)新和經(jīng)驗(yàn)積累：把工作創(chuàng)新，經(jīng)驗(yàn)積累等已固化的知識(shí)變成既定流程，通過(guò)個(gè)人與企業(yè)間的傳遞和重組，增加知識(shí)的價(jià)值和積累，提高創(chuàng)新能力，降低營(yíng)運(yùn)成本；
能夠建立起來(lái)標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)法則：建立企業(yè)知識(shí)管理里的標(biāo)準(zhǔn)化信息，標(biāo)準(zhǔn)化解決方案、標(biāo)準(zhǔn)化流程及操作手冊(cè)，標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)等，提高業(yè)務(wù)流程的效應(yīng)速度和響應(yīng)質(zhì)量；
降低員工離職的知識(shí)損失：企業(yè)的知識(shí)系統(tǒng)被整合和管理，會(huì)隨著時(shí)間和經(jīng)驗(yàn)成幾何式增長(zhǎng)，不會(huì)因?yàn)閱T工的離職，而造成企業(yè)無(wú)法成長(zhǎng)或知識(shí)中斷的困局；
提高新員工的融入速度：完善的知識(shí)培訓(xùn)和既定的知識(shí)參考，可以讓新員工迅速融入工作，發(fā)揮價(jià)值。

了解了以上知識(shí)管理對(duì)于企業(yè)的好處，也就明白了知識(shí)管理對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)還是很有必要的。那么想要實(shí)施知識(shí)管理、搭建知識(shí)管理體系該如何做呢？

知識(shí)管理的核心操作步驟，分為四個(gè)層次：

這是知識(shí)管理架構(gòu)實(shí)施，是將組織存量的知識(shí)進(jìn)行梳理，建立知識(shí)分類結(jié)構(gòu)和體系，同時(shí)規(guī)定各部門和職能的知識(shí)產(chǎn)出要求。

知識(shí)體系的架構(gòu)通常分為：

共享知識(shí)：指企業(yè)固定不變可共享部分，比如規(guī)章制度
顯性知識(shí)：指既定明確參考使用部分，比如產(chǎn)品手冊(cè)
體系知識(shí)：指當(dāng)下使用的具體操作方式或解決方案，比如SOP手冊(cè)
再生知識(shí)：指利用員工經(jīng)驗(yàn)和最佳創(chuàng)意積累的成熟經(jīng)驗(yàn)，比如業(yè)務(wù)共會(huì)筆記；

通過(guò)梳理知道組織有什么知識(shí)、通過(guò)分類將這些知識(shí)放到固定的維度和分類下，提高員工發(fā)現(xiàn)和定位的效率，保存了顯性的資源。

許多組織和機(jī)構(gòu)并沒(méi)有全面的知識(shí)管理，也沒(méi)有做以上基礎(chǔ)層次的知識(shí)管理工作，但基于組織運(yùn)營(yíng)中的核心需求發(fā)現(xiàn)需要去做知識(shí)管理的工作，就用知識(shí)管理的方法去解決這些問(wèn)題。

比如有許多企業(yè)大學(xué)從培訓(xùn)、員工教育和人才培養(yǎng)的角度去做知識(shí)管理，收集各種課件、課程視頻、最佳實(shí)踐等資源，建立知識(shí)庫(kù)支撐員工學(xué)習(xí)。

還有從質(zhì)量管理角度做知識(shí)管理，為了更好地質(zhì)量管理要求沉淀經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，便于改進(jìn)優(yōu)化之前的質(zhì)量問(wèn)題等。相似的還有從標(biāo)準(zhǔn)化角度、創(chuàng)新角度的切入。

這種知識(shí)管理推動(dòng)方式相對(duì)于僅僅站在知識(shí)立場(chǎng)上的推動(dòng)，效果更好一些，原因在于這種情景下知識(shí)管理的目標(biāo)明確而聚焦，將職能的需求轉(zhuǎn)化成對(duì)于知識(shí)的需求，更容易見(jiàn)到成效。但在實(shí)踐中，這個(gè)層次仍然存在著問(wèn)題，歸納起來(lái)就是：

知識(shí)的層次性較低，大部分是業(yè)務(wù)產(chǎn)出（各類報(bào)告、圖紙、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)）的各類知識(shí)原料，而員工工作中核心需要的能夠真正指導(dǎo)工作的知識(shí)內(nèi)容欠缺，更缺乏更高層次的流程知識(shí)、情景和戰(zhàn)略的知識(shí)

知識(shí)組織的層次較低。依然是按照傳統(tǒng)的知識(shí)分類、導(dǎo)航、搜索方式進(jìn)行，無(wú)法解決使用者“不知道自己不知道”的問(wèn)題。

該層次的核心在于：

全面：各業(yè)務(wù)、職能全面的知識(shí)管理，而不僅僅是第一層基礎(chǔ)的管理或者第二層點(diǎn)的管理；支撐多種目的，既包括效率的重用和復(fù)用質(zhì)量的穩(wěn)定性與提升，也包括高層次的決策、創(chuàng)新等。

能力：通過(guò)系統(tǒng)的知識(shí)管理培訓(xùn)、研討和實(shí)際工作，管理層和員工大都具備了知識(shí)管理的意識(shí)和能力，他們樂(lè)于用知識(shí)管理的方法去解決面臨的問(wèn)題，并且具備了相應(yīng)的內(nèi)容（知識(shí)生產(chǎn)、組織、模型的構(gòu)建）。企業(yè)層面提供相應(yīng)經(jīng)費(fèi)和人員支持，建立了系統(tǒng)的知識(shí)管理組織結(jié)構(gòu)和考核激勵(lì)制度，每個(gè)部門和團(tuán)隊(duì)都有明確的知識(shí)管理目標(biāo)與方向。另一個(gè)方面是，專業(yè)人員和業(yè)務(wù)專家具備知識(shí)管理的相應(yīng)能力，可以基于需求去組織知識(shí)圖譜、場(chǎng)景圖譜，支撐核心工作。
價(jià)值：通過(guò)知識(shí)管理對(duì)于組織各層級(jí)的管理者和員工、各類型工作的支撐，直接產(chǎn)生價(jià)值，促進(jìn)績(jī)效達(dá)成，形成良性循環(huán)持續(xù)投入

自動(dòng)化是知識(shí)管理應(yīng)用的技術(shù)實(shí)現(xiàn)層，市場(chǎng)上有很多軟件，也有很多辦公軟件平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)知識(shí)應(yīng)用的技術(shù)展現(xiàn)，暢想一下就是：未來(lái)的知識(shí)管理很重要職能是由人生產(chǎn)出標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)，然后讓機(jī)器去實(shí)現(xiàn)，而競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)在于誰(shuí)最先標(biāo)準(zhǔn)化這些知識(shí)，誰(shuí)能創(chuàng)造出新知識(shí)。

搭建知識(shí)管理體系，其基礎(chǔ)是搭建知識(shí)庫(kù)。

Baklib作為一款支持私有化部署的SaaS云產(chǎn)品，具有易構(gòu)建、知識(shí)遷移與備份簡(jiǎn)單、使用上手容易及移動(dòng)端體驗(yàn)較好的優(yōu)點(diǎn)。

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