企業(yè)電子文檔管理需要注意的點(diǎn)及解決措施

Baklib

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2022-05-31 11:20

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隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)在企業(yè)管理中的普遍應(yīng)用，電子文件成了企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中最直接的記錄。電子文件作為一種數(shù)字化信息，從產(chǎn)生、處理、傳遞至整理、保管、利用，形成電子檔案，豐富了檔案管理內(nèi)容，也對(duì)檔案工作人員提出了一個(gè)新的課題。

要做好電子文檔管理，首先要了解文件的生命周期。簡(jiǎn)單說(shuō)，就是一個(gè)類型的文件從創(chuàng)建、修改、審批、定稿、分發(fā)、歸檔、銷毀的整個(gè)周期中會(huì)遇到什么操作，經(jīng)手人有哪些，從而制定合適的管理規(guī)范。

1.文件密級(jí)設(shè)立。電子文檔管理的第一要素就是文件的密級(jí)。什么樣的文件是可以外發(fā)的，什么樣的文件是公司內(nèi)部可以分享的，什么樣的文件是僅限特定的部門才能查閱的，什么樣的文件是僅特定的人能查看的。文件密級(jí)設(shè)定后才能保證文件在管理中的安全性。

2.文件和組織架構(gòu)的關(guān)系。密級(jí)設(shè)定后，還需要明確文件的歸屬及和組織架構(gòu)的關(guān)系。這一點(diǎn)不同的企業(yè)管理要求會(huì)有很大的差異。還要處理好文件在不同部門間的流轉(zhuǎn)問(wèn)題。對(duì)于電子文檔來(lái)說(shuō)，文件在部門間的流轉(zhuǎn)一定要處理好多副本問(wèn)題和副本銷毀問(wèn)題。

3.版本管理。電子文檔一定存在一個(gè)多版本問(wèn)題，版本管理的核心要素是：一個(gè)文件的所有版本應(yīng)該都是統(tǒng)一管理的。并且要維護(hù)好分支。常用的思路是版本名和分支名來(lái)區(qū)分文件版本。

4 .統(tǒng)一集中。這里有三個(gè)問(wèn)題，一個(gè)是什么樣的文件需要統(tǒng)一管理。（目前一般就是所有和業(yè)務(wù)相關(guān)的文件都要統(tǒng)一管理），一個(gè)是如何收集。一個(gè)是誰(shuí)來(lái)管（不同階段不同人管理還是全生命周期都可以管理）。這個(gè)可以是制度上的，也可以是操作規(guī)則上的。但最高效的肯定是借助工具。

5.分類，查詢。要管理好電子文檔的分類，一定是需要多維度的。傳統(tǒng)的文件夾結(jié)構(gòu)是單一緯度的，很難符合要求。我們可以借助數(shù)據(jù)庫(kù)和標(biāo)簽來(lái)管理。在規(guī)范制定時(shí)，要理清楚文件管理需要的維度才能進(jìn)行分類。可以先總結(jié)需要的最少維度，譬如：按部門、按項(xiàng)目、按文件使用場(chǎng)景、按文件類型、按文件密級(jí)、按文件狀態(tài)。最簡(jiǎn)單的方式可以主要維度用文件結(jié)構(gòu)，其他維度用標(biāo)簽補(bǔ)足。電子文檔最好使用搜索引擎來(lái)進(jìn)行查詢，這里有個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)就是“要區(qū)分不同查詢者的權(quán)限來(lái)推送查詢的結(jié)果，同時(shí)文件名也是文件內(nèi)容的一部分，文件名也會(huì)泄漏文件信息“

6.歸檔及消亡。企業(yè)文件隨著企業(yè)正常是不斷增多累積的，可以視為歸檔是文件生命周期的終點(diǎn)之一。如何歸檔？歸檔后存儲(chǔ)在哪里？誰(shuí)來(lái)管理歸檔？

7.冷熱的管理。長(zhǎng)期不用的文件、存檔的文件、經(jīng)常被引用的文件、目前一直都使用的文件的存儲(chǔ)方式和保存方式應(yīng)該有所區(qū)別。以提高文件的使用效率。

文檔工作是企業(yè)全局工作的重要組成部分，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及文檔管理部門領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)文檔管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步解放思想，摒棄舊觀念，樹(shù)立新觀念，適應(yīng)新形勢(shì)，以開(kāi)放、前瞻性的視角在更高的層面上籌劃文檔工作的發(fā)展方略，積極尋找文檔工作同企業(yè)中心工作的結(jié)合點(diǎn)，實(shí)實(shí)在在地解決文檔工作中存在的問(wèn)題和困難，促使企業(yè)文檔工作快速發(fā)展。

堅(jiān)持推行文書部門或業(yè)務(wù)部門立卷歸檔的制度，同時(shí)檔案部門要積極主動(dòng)地協(xié)助立卷部門做好工作，發(fā)揮部門、業(yè)務(wù)部門熟悉文件形式和辦理過(guò)程的優(yōu)點(diǎn)，提高案卷質(zhì)量和工作效率，作為一個(gè)文書工作人員或檔案管理人員，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的精神做好自己的本職工作。

一般情況下文件可以根據(jù)六種特征立卷，按問(wèn)題特征立卷、時(shí)間特征立卷、名稱特征立卷、作者特征立卷、通訊特征立卷、地區(qū)特征立卷，把若干具有相同特征的文件組合在一個(gè)案卷內(nèi)，這就是按文件特征立卷，是一種比較科學(xué)的方法，通常是根據(jù)文件的實(shí)際情況，靈活地結(jié)合運(yùn)用2～3個(gè)特征來(lái)組立一個(gè)案卷，只要掌握基本的方法，再根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，靈活抓住文件的主要特征，然后根據(jù)文件數(shù)量多少，保存價(jià)值，文件之間的聯(lián)系等方面情況，結(jié)合其他特征細(xì)分，能更好的為企業(yè)檔案工作服務(wù)。

由于嚴(yán)格的組織管理和生產(chǎn)程序是確保產(chǎn)品質(zhì)量，增加企業(yè)生存和競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵，而嚴(yán)格的組織管理和生產(chǎn)程序主要是由執(zhí)行組織管理職能和規(guī)定生產(chǎn)程序的現(xiàn)行文件來(lái)體現(xiàn)，所以提供豐富的價(jià)值的借鑒性史料，便于機(jī)關(guān)日后工作中對(duì)有關(guān)文件的繼續(xù)貫徹執(zhí)行。在文書材料中，有的效用是一次性的或短時(shí)期的。實(shí)踐證明，對(duì)這類文書材料保存最好的方法就是及時(shí)地裝訂成卷。按照一定的制度由文書檔案室或交檔案館進(jìn)行科學(xué)管理。以備及時(shí)地調(diào)卷、查考和利用。

為了使這項(xiàng)管理走入良性循環(huán)發(fā)展軌道，需要不斷提高其管理者的素質(zhì)。具體包括：　　

提高文件與檔案管理機(jī)構(gòu)素質(zhì)人才的構(gòu)成比例

高素質(zhì)的文件與檔案管理者群體的形成是提高其信息工作整體水平，從而全面、有效地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的前提和基礎(chǔ)。　　

加強(qiáng)對(duì)在職文件與檔案管理者的培訓(xùn)

提高企業(yè)高素質(zhì)的文件與檔案管理者的構(gòu)成比例，加強(qiáng)對(duì)其在職人員，特別是中青年專業(yè)技術(shù)骨干的繼續(xù)教育，是使文件與檔案管理者工作適應(yīng)企業(yè)跨世紀(jì)可持續(xù)發(fā)展需要的重要人才保障。

加強(qiáng)企業(yè)文檔管理者的觀念創(chuàng)新

文檔工作者如果沒(méi)有創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)，文檔工作的創(chuàng)新就無(wú)從談起。因此，文檔工作者要適應(yīng)文檔工作網(wǎng)絡(luò)化的要求，在工作中滲透創(chuàng)新思想、開(kāi)展創(chuàng)新實(shí)踐。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)企業(yè)文檔職能型、管理型、知識(shí)型、信息型的特點(diǎn)，科學(xué)把握企業(yè)發(fā)展與企業(yè)文檔管理的內(nèi)在聯(lián)系，注重發(fā)揮文檔的潛在生產(chǎn)力，并對(duì)文檔工作給予應(yīng)有的支持。企業(yè)文檔工作者應(yīng)當(dāng)順應(yīng)企業(yè)文檔事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，樹(shù)立“管理型、信息型、服務(wù)型”觀念，加強(qiáng)自身職業(yè)修養(yǎng)，否則就難以提高檔案服務(wù)水平。　　

提高企業(yè)檔案管理者學(xué)習(xí)創(chuàng)新

要做好新時(shí)期的文檔工作，隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要。一方面，檔案人員要樹(shù)立正確的價(jià)值觀，要樹(shù)立學(xué)習(xí)上不進(jìn)則退的思想。另一方面，企業(yè)管理者要以新的方式、新的觀念全方位發(fā)掘、培養(yǎng)、選拔檔案人才，建立檔案人才庫(kù)，并不斷嘗試采用新的模式激勵(lì)檔案人員充分發(fā)揮其聰明才智，為企業(yè)發(fā)展提供智力支持。

企業(yè)文檔管理隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)朝著知識(shí)結(jié)構(gòu)綜合化、年齡結(jié)構(gòu)階梯狀、性別比例適度、高學(xué)歷人員所占比例適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)努力，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的持續(xù)、長(zhǎng)久、高效發(fā)展。檔案工作者不僅應(yīng)掌握如何合作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、如何利用復(fù)讀機(jī)處理信息等技術(shù)，還應(yīng)學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用開(kāi)發(fā)、用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

提到了文檔管理產(chǎn)品，這里就不得不提到Baklib。它可以說(shuō)是集以上三種產(chǎn)品于功能一身的一款在線文檔編輯軟件。

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