如何做好部門知識管理

Baklib

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2022-04-27 16:37

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知識管理要求形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本。

在組織中構建一個量化與質化的知識系統，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為組織智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，有助于企業做出正確的決策，以適應市場的變遷。

積累原則，知識積累為實施知識的管理基礎；
共享原則，知識共享為一個組織內部的信息和知識要盡可能公開，使每一個員工都能接觸和使用公司的知識和信息；
交流原則，知識管理的核心就是要在公司內部建立一個有利于交流的組織結構和文化氣氛，使員工之間的交流毫無障礙。

第一，知識管理是基于對“知識具有價值、知識能夠創造價值”的認識而產生的，其目的是通過知識的更有效利用來提高個人或組織創造價值的能力。

知識管理的基礎活動是對知識的識別、獲取、開發、分解、使用和存儲。特定的知識管理活動需要投入金錢與勞動力，這些活動包括：

知識的獲得，即創建文件并把文件輸入電腦系統；
通過編選、組合和整理，給知識增添價值；
開發知識分類方法，并標示對知識的新貢獻的特點；
發展信息技術基礎，實行知識分配；
就知識的創造、分離和利用對雇員進行教育。

第二，對于企業而言，知識管理是一種全新的經營管理模式，其出發點是將知識視為企業最重要的戰略資源，把最大限度地掌握和利用知識作為提高企業競爭力的關鍵。

知識管理把存在于企業中的人力資源的不同方面和信息技術、市場分析乃至企業的經營戰略等協調統一起來，共同為企業的發展服務，創造整體大于局部之和的效果。

第三，知識管理不僅是最新的管理方式，而且代表了理解和探索知識在管理和工作中的作用的新發展，這種理解和探索的方式更加有機、全面。

當企業面對日益增長著的非連續性的環境變化時，知識管理是針對組織的適應性、組織的生存及組織的能力等重要方面的一種迎合性措施。本質上，它嵌涵了組織的發展進程，并尋求將信息技術所提供的對數據和信息的處理能力以及人的發明和創新能力這兩者進行有機的結合。

個人和組織要適應現代經濟日益復雜多變的環境，知識管理是真正的向導。

第四，知識管理產生的根本原因是科技進步在社會經濟中的作用日益增大。

隨著知識經濟的到來，知識管理將遍及社會各個領域，它將使大到一國、小到企業、機構和個人擺脫傳統資源或資本的限制，獲得新的競爭優勢，因而具有強大的生命力和廣闊的發展前途。

知識主管的主要任務是指導企業建立完善的知識管理體系，將企業的知識資源轉化為最大的收益，激勵員工進行知識共享和創新，提高企業的競爭力。其主要職責是：了解公司的環境和公司本身，理解公司內的信息需求；建立和造就一個能夠促進學習、積累知識和信息共享的環境，使每個人都認識到知識共享的好處，并為公司的知識庫作貢獻；監督保證知識質量、深度、風格、并與公司的發展一致，其中包括信息的更新等；保證知識庫設施的正常運行；加強知識集成，產生新的知識，促進知識共享的過程等等。

企業實施知識管理，關鍵在于營造一個利于促進知識共享，鼓勵知識創新的工作環境。

在這種環境內，人們相互信任，關系融洽，暢所欲言，氣氛輕松，思想活躍。其中信任尤為重要，因為每個人的思想都是不同的，要想達到企業內的知識共享，每個員工的想法、點子、建議、意見，都應受組織和其他員工所理解和尊重。此外輕松活躍的氣氛也是十分重要的。在輕松活躍的工作氛圍中，員工心情舒暢，可以盡情構思。無限想象，從而新想法、新點子、新思維層出不窮，知識創新潛能得到極大發揮。

現代企業可以借助信息技術，構建一個信息網絡，作為聯系員工、交流信息、共享知識、合作創新的媒介。例如，安達信咨詢公司通過Notes軟件把大約2萬名咨詢人員連接在一個名為“知識交易所”的網絡上。這個“知識交易所”擁有2000多個數據庫。通過這一網絡，該公司的咨詢人員不僅可以一天24小時使用上述數據庫，而且可以彼此交流最新想法，共享知識，共同創新。在企業內部網中還應建立企業知識庫，集中存儲企業活動過程中所需要的各種信息和數據，以及員工的建議。

對于建立知識庫這里推薦一個好用的知識庫構建軟件Baklib，幫助快速地搭建出實用有效的知識庫。

Baklib幫助企業建立了各部門的空間知識庫，將工作內容沉淀固化，同時團隊成員可以實時更新、分享。

將零散的內部文檔進行結構化存儲，防止內部資料隨著人員流動而丟失
嚴格的系統權限配置，強大的搜索機制，確保內容安全的同時，降低了知識獲取的時間
簡單易懂的內部知識管理平臺，讓每個員工都成為知識貢獻者

知識分為顯性知識和隱性知識。顯性知識是指已經凝固在一定物質載體上的人類智慧。

隱性知識是指存儲于人們大腦的經歷、經驗、技巧、訣竅等尚未公開的秘密知識或只可意會難于表達的知識。隱性知識往往具有獨占性，開發利用價值比較高。顯性知識實現共享，可以借助于一定的技術和媒體實現，但隱性知識的共享，取決于企業員工的個人意愿。

在傳統觀念中，人們認為自己的隱性知識是其個人價值所在，如果把這部分知識拿出去共享，他就可能因沒有價值而失寵甚或丟掉工作。而知識管理不僅僅提倡“知識就是力量”，更重視“共享知識就是力量”。因此，必須建立一套有效的激勵機制和評價體系，鼓勵員工提供自己的隱性知識供企業共享，并積極進行知識創新。

“若你希望有共享知識的員工，最好是從開始做起”，專家談到；“要創立一個員工共享知識的文化必須從招聘員工這一步開始，因此，我們僅招聘那些我們的員工感覺能夠與之進行良好工作的人員。”所以，公司的應聘過程通常持續連續幾天，要求應聘者與現在的員工進行廣泛的商業及社會交流。這種過程最后以群體討論的形式達到高潮，員工將對應聘者的表現評估，只要有一個反對意見，應聘者就不能錄取。

此外，公司還以員工回答了多少公布的問題，多快能回答問題，當他們獲得答案后，是否能經常總結問題并將問題及時公布于公司內部網上等標準來對員工進行績效評估。

知識管理的實施過程中難免會出現一些問題和變化，通過知識管理的反饋系統可以及時地將這些信息反饋給知識主管，便于知識主管能夠快速準確地采取相應的措施，解決出現的問題，以便使企業的知識管理成本降到最小，使知識管理能夠順利進行，從而提高企業的知識管理效用。

除這些方面外，企業還應采取更新經營管理理念，與其他企業開展合作性競爭，保護自身知識產權和無形資產等措施。

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原文標題：如何做好部門知識管理

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