呼叫中心IVR系統(tǒng)助力企業(yè)客戶體驗提升

呼叫中心一直是客戶支持的主要渠道，即便移動互聯(lián)網(wǎng)如此發(fā)達的今天，仍然有不少消費者選擇直接通過電話與客服溝通。

其中，交互式語音應答 (IVR) 系統(tǒng)扮演了重要的角色，它能夠為呼叫中心的運營添加自助服務元素，并幫助客戶更快地找到解決問題的方法。

或許有人會覺得 2022 年還使用 IVR 實在是有些過時了，事實上，掌握合適的 IVR 設置方式，企業(yè)仍然可以實現(xiàn)客戶體驗的提升。

企業(yè)是否要采用 IVR 系統(tǒng)？

IVR 的的定義本文不作過多贅述，僅用一個例子方便讀者理解。

當客戶致電客服時，會有一套自動應答系統(tǒng)讓客戶“按1進行XX查詢”、“按2進行XX查詢”——這就是 IVR 系統(tǒng)，它通常也是呼叫中心的基本組件。

一個經(jīng)過良好優(yōu)化的 IVR 可以執(zhí)行以下甚至更多操作：

• 幫助客戶解決問題，比如：獲得常見問題解答、了解付款情況、檢查帳戶狀態(tài)等；
• 通過錄音消息快速提供相關信息，比如：快遞發(fā)貨信息、活動開放時間、產(chǎn)品公告等；
• IVR還能夠將客戶正確轉接到對應的座席、最大限度地減少轉接、重新連接掉線的呼叫，幫助客戶獲得專業(yè)問題的幫助。

但是也先別著急立刻采用IVR，請務必記住：IVR 可能改變企業(yè)的客戶服務策略，因此企業(yè)必須思考清楚是否真的要采用IVR，并做好準備工作，比如：培訓專業(yè)的客服代表（在這一點上，企業(yè)也可以選擇更加便捷的方式——直接雇傭客服外包團隊）。

言歸正傳，雖然 IVR 系統(tǒng)有這樣那樣的優(yōu)點，但在某些情況下，它可能并不適合您的業(yè)務。

比如，一些企業(yè)可能沒有足夠大的客戶群，或者企業(yè)當前的客戶服務策略暫不不支持這種類型的響應方式，又或者企業(yè)暫時無法支撐采用IVR系統(tǒng)的運營成本。

因此，在采用 IVR 系統(tǒng)之前，應該考慮清楚：IVR 系統(tǒng)將對企業(yè)的呼叫中心運營產(chǎn)生多大影響。

如何配置合適的 IVR 系統(tǒng)？

如果經(jīng)過評估，企業(yè)仍然決定采用IVR系統(tǒng)，那么可以通過如下步驟實現(xiàn)系統(tǒng)的基本配置：

1、探索客戶的來電流程

要增強呼叫中心提供的客戶服務，企業(yè)必須了解來電客戶的體驗。

可以嘗試通過以下方式測試IVR系統(tǒng)：

• 測試系統(tǒng)的交互是否可用且足夠靈敏，比如：來電接聽是否順利、IVR語音的播放是否流暢等；
• 測試 IVR 菜單是否可以按照設定使用并生效，記錄每次完成對話需要多長時間；
• 探索從 IVR 菜單中選擇不同選項能否改變客戶體驗。

2、測試并評估呼叫路由

所謂呼叫路由可以簡單理解為一種分配機制。

當客戶來電并通過IVR菜單執(zhí)行操作，且需要接通到對應的人工客服時，呼叫路由可以根據(jù)設定將客戶轉接給正確的座席。

評估呼叫路由時，可通過表格來記錄已發(fā)現(xiàn)的問題，這樣做可以更容易地比較不同時間進行的評估結果。

3、幾個需要關注的重要指標

有幾個指標可以用來評估 IVR 系統(tǒng)的效果：呼叫放棄率、平均處理時間 （AHT）和呼叫遏制率（call containment rate）。

圖片來源：https://www.datapine.com/blog/call-center-metrics-and-kpis/

上圖顯示了緩慢或無效的 IVR 系統(tǒng)如何導致呼叫放棄率上升；當客戶被路由分配到錯誤的座席，問題需要更長的時間來解決，AHT 也會增加。

而呼叫遏制率指的是：完全通過 IVR 系統(tǒng)的自助服務選項處理的呼叫比例，遏制率越高證明需要人工介入的次數(shù)越少，IVR系統(tǒng)的效果也越好。

4、密切跟蹤設置的更改，并安排定期審核

如果要部署一個新的 IVR 系統(tǒng)或改進當前的系統(tǒng)，最好密切跟蹤任何設置的更改，在測試期間，還應該安排對呼叫中心的定期審查，以便分析這些變化如何影響客戶體驗。

5、從客服人員處收集反饋

最了解 IVR 系統(tǒng)運營情況的是一線的客服人員，因此企業(yè)應該讓他們盡可能容易、完整地提供有關 IVR 系統(tǒng)的反饋。

同時還應該重點標記值得注意的問題，以便管理層可以立即意識到問題的存在，并在有可能造成重大影響前解決它。