企業(yè)如何搭建一個有效的知識管理系統(tǒng)

Baklib

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2022-04-12 14:53

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21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)管理也正在由對實(shí)物的管理轉(zhuǎn)向對知識的管理，單純的金融資本或物質(zhì)資源來作為企業(yè)生存發(fā)展資本的時代已經(jīng)一去不復(fù)返，知識管理作為企業(yè)嶄新的管理模式，如何卓有成效地進(jìn)行知識管理、如何靈活運(yùn)用金流、物流、人才流、知識流已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理創(chuàng)新與發(fā)展最為重要的問題。

進(jìn)行知識管理就需要搭建知識管理系統(tǒng)，對于企業(yè)來說，建立知識管理系統(tǒng)的過程其實(shí)是建立“外腦”的過程。“外腦”幫助企業(yè)管理大規(guī)模信息，把零散的知識點(diǎn)規(guī)則化、系統(tǒng)化，使之變成有序的知識網(wǎng)絡(luò)，以供隨時調(diào)用來解決問題。

那么本文討論的內(nèi)容就是“企業(yè)如何搭建有效的知識管理系統(tǒng)”。

①文檔功能無法集中存儲，文件資料共享困難，嚴(yán)重影響公司的業(yè)務(wù)正常運(yùn)行；資料文檔缺乏目錄結(jié)構(gòu)，排序產(chǎn)生混亂，查找資料無從下手，協(xié)同共享困難。

②文件分散在不同電腦、服務(wù)器或系統(tǒng)中，難以統(tǒng)一備份，不清楚員工對文件有過哪些操作，工作出現(xiàn)問題，無法實(shí)際追溯，文檔存儲不在本地，核心資料易泄露。

③沿用傳統(tǒng)的管理模式，知識管理也僅是達(dá)到文檔管理，知識在沉淀后無法得到應(yīng)用，同時對于基礎(chǔ)知識地圖、知識推送、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等達(dá)不到管理目的，無法形成企業(yè)知識網(wǎng)。

在了解方法和技巧之前，我們應(yīng)該明確什么樣的知識管理系統(tǒng)對于企業(yè)來說是有效的。

情境敏感性要求應(yīng)該能夠理解知識要求的上下文情境。

用戶敏感性要求應(yīng)當(dāng)能夠根據(jù)用戶的知識背景和經(jīng)驗(yàn)對知識進(jìn)行整理組織，這對于特定知識尋求者來說是最有用的。

處理靈活性要求應(yīng)能處理任何形式的知識，包括不同主題、結(jié)構(gòu)和媒介。

學(xué)習(xí)智能化要求應(yīng)當(dāng)了解它的使用者和它所貯存的知識，隨著時間的流逝，它為使用者提供知識的能力應(yīng)因此而不斷提高。

建設(shè)性要求應(yīng)能推斷出用戶的知識需求，并能超出用戶所表達(dá)的需求對關(guān)聯(lián)的知識作出提示。

建立企業(yè)內(nèi)部知識庫的第一步是得到內(nèi)部員工的認(rèn)可和肯定。企業(yè)需要向內(nèi)部員工解釋知識管理的優(yōu)勢，并傳達(dá)知識對其發(fā)展的有利影響。只要大多數(shù)員工認(rèn)為這是可行的，他們在真正建立知識庫系統(tǒng)時就會減少很多阻力。

為了讓員工對知識庫有更大的熱情和熱情，他們可以將員工分享的知識與激勵掛鉤。知識分享是一件好事。如果分享知識的人能夠根據(jù)知識的價值獲得相應(yīng)的獎勵，更多的員工將參與其中，并為知識庫提供更有價值的知識。

構(gòu)建內(nèi)部知識庫系統(tǒng)不僅僅是員工傳輸文件，而是需要專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。首先，文檔的格式是否可以在電腦和手機(jī)上打開；根據(jù)需要或內(nèi)容對文檔進(jìn)行分類和標(biāo)簽配置，有利于員工及時找到相應(yīng)的文檔并獲得答案。

借助相應(yīng)的軟件，企業(yè)可以根據(jù)自己的實(shí)際需要和預(yù)算規(guī)劃，在市場供應(yīng)商中選擇最適合自己企業(yè)的知識庫軟件。同時要保證數(shù)據(jù)安全，存儲空間大。

如果你想建立一個完整的團(tuán)隊知識管理系統(tǒng)，你必須使用團(tuán)隊知識管理平臺來管理和存儲團(tuán)隊知識文檔。一個好的平臺可以使團(tuán)隊知識系統(tǒng)的建設(shè)更容易，從而事半功倍。

一個好的團(tuán)隊知識平臺至少要做到以下幾個方面：

穩(wěn)定，知識安全不丟失。文檔安全是首要考慮因素，所以平臺最好由大廠提供。
存儲空間大，內(nèi)容不泄露。團(tuán)隊知識和信息包括許多秘密。平臺必須仔細(xì)選擇。非常小的第三方平臺可能不那么安全。
區(qū)分個人文檔和團(tuán)隊文檔。方便成員使用，因?yàn)槌蓡T也有自己的知識庫，需要區(qū)分。
多級目錄，多成員權(quán)限，多文檔權(quán)限。各種目錄用于分類和層次管理。各種權(quán)限是領(lǐng)導(dǎo)管理的需要。
查看使用方便，分享方便。方便的使用和快速的共享非常重要。在使用方面，需要滿足多終端的特點(diǎn)，以滿足不同的應(yīng)用程序場景。分享包括成員之間的分享和外部人員的分享，輕操作更好。
最好提供多人聯(lián)合編輯，編輯后可直接保存到平臺上。無需傳輸和下載，多人編輯可以使工作流程更容易。直接保存到平臺也是一個非常重要的功能。

Baklib是國內(nèi)的一款知識管理平臺，符合國人的操作習(xí)慣和應(yīng)用場景，為團(tuán)隊和企業(yè)提供專業(yè)級的幫助中心、FAQ、知識庫、API文檔、產(chǎn)品手冊制作服務(wù)。產(chǎn)品憑借著舒適的操作體驗(yàn)和優(yōu)雅的界面展示捕獲了一大批企業(yè)用戶。