企業(yè)怎樣有效地進(jìn)行文檔管理

企業(yè)文件涵蓋了企業(yè)的核心知識、文化內(nèi)涵、商業(yè)經(jīng)驗(yàn)等無形資產(chǎn)。越來越多的管理者意識到文檔管理在企業(yè)管理中的重要性。企業(yè)文檔管理是一項(xiàng)必須做好的系統(tǒng)工作。然而，如何提高企業(yè)文檔管理水平是許多管理者應(yīng)該考慮的問題。

 

通常，公司文檔分散在各種員工的工作計算機(jī)和移動設(shè)備中，沒有統(tǒng)一的歸納和存儲。這將導(dǎo)致問題，如在尋找信息時不知道文檔在誰手中，舊文件存儲位置記憶模糊，無法快速找到，這將極大地影響工作效率。此外，在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人變更、員工入職、辭職等情況下，文件轉(zhuǎn)移無法順利連接。

目前，大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部信息和秘密文件只允許少數(shù)人共享和流通，但有時涉及上下級之間的合作，甚至公司內(nèi)外的合作都超出了傳統(tǒng)文件管理方法的控制范圍。此外，由于人員權(quán)限不明確，核心文件的細(xì)節(jié)被錯誤地修改和刪除，甚至不時惡意刪除。

在工作組中修改文檔時，通常由QQ、微信、電子郵件等傳輸，導(dǎo)致文檔的多個版本。在下載和保存時，很容易區(qū)分哪個是最新版本。團(tuán)隊(duì)不能保證修訂后的最新版本，這極大地影響了合作的效率。

企業(yè)對文檔管理的需求分為三個層次。

 

存儲首先需要足夠的存儲空間，其次需要技術(shù)安全。

目前，AES-256加密標(biāo)準(zhǔn)廣泛應(yīng)用于市場上的團(tuán)隊(duì)文檔管理工具備份數(shù)據(jù)，廣泛應(yīng)用于軍事和金融行業(yè)。

在網(wǎng)絡(luò)傳輸中，一般采用SSL加密通道或HTTPS加密技術(shù)，保證傳輸安全，一般用于網(wǎng)銀和支付系統(tǒng)的傳輸。

(1)團(tuán)隊(duì)管理

提供的賬上限應(yīng)大于公司人數(shù)；

能夠建立公司組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)不同層次的部門對不同團(tuán)隊(duì)的文檔進(jìn)行管理；

能夠?qū)Τ蓡T進(jìn)行不同的權(quán)限管理，確保可控。

 

(2)文檔管理

可進(jìn)行多級目錄分類，合理分類整理；

設(shè)置文件權(quán)限，確保文件不泄露給無關(guān)內(nèi)部人員；

可設(shè)置共享鏈接權(quán)限，確保文件不泄露給無關(guān)外部人員；

如果能在本地創(chuàng)建一個文件夾，文件夾中的文件可以自動同步到云端，這樣會更方便管理文件。

支持文檔文本，即多人同時編輯文本，避免傳輸過程，提高工作效率；

支持合作表，滿足一些簡單的表格使用場景；

支持歷史版本的查看和恢復(fù)，防止文檔崩潰或后期內(nèi)容錯誤造成的數(shù)據(jù)損失，最好查看每個版本的具體修訂部分；

可以對文件進(jìn)行評論，直接與文檔溝通，可以省去在即時通訊平臺上再次討論的麻煩。如果能支持評論一些文字，溝通會更方便；

要求編輯方法靈活，最好線上線下編輯；

有些人有用markdown編輯器的習(xí)慣，比如PM或技術(shù)人員，所以最好支持markdown，這是加分項(xiàng)。

盡可能多的終端通用，以滿足不同的團(tuán)隊(duì)文檔使用場景。

上述問題可以通過一站式文檔管理平臺輕松解決。

 

負(fù)責(zé)各環(huán)節(jié)的文檔管理人員可以通過相應(yīng)的系統(tǒng)流程完成企業(yè)文檔從收集、輸入、整理、歸檔到再利用的全生命周期管理，跨部門、跨區(qū)域?qū)崿F(xiàn)文檔的全生命周期管理。同時，系統(tǒng)會清晰地記錄文檔流通的痕跡、流程審批結(jié)果等，文檔流通的每一步都要安排清楚。

 

操作簡單：打開瀏覽器就可以用，不懂編程技術(shù)會用Word就能輕松編輯文檔，隨時編輯、隨時更新、隨時發(fā)布。

專業(yè)的文檔綜合管理平臺，配備完善的文檔搜索和借還功能，使文檔應(yīng)用更加簡單。

大量文檔，一鍵搜索：員工可以通過組合搜索、全文搜索、二次搜索、自然語言搜索等搜索功能，一鍵快速找到所需信息。

通過流程借還：通過企業(yè)文檔借還功能，員工可以通過流程申請領(lǐng)導(dǎo)在線審批，擺脫紙質(zhì)審批的低效束縛；同時，借款人、用途、借款時間將逐一記錄，以便后續(xù)跟蹤。更完善的是，系統(tǒng)還將提供歸還提醒功能，文檔使用統(tǒng)計功能，幫助企業(yè)文檔應(yīng)用更加標(biāo)準(zhǔn)化。

首先，系統(tǒng)中的每個分類都應(yīng)該單獨(dú)設(shè)置權(quán)限；此外，授權(quán)對象、權(quán)限內(nèi)的可訪問密度和可操作行為可以根據(jù)工作需要靈活設(shè)置。各種授權(quán)方式和支點(diǎn)可以深入定義每個用戶在每個模塊中對每個信息的可操作行為，靈活滿足企業(yè)的精細(xì)管理需求。此外，當(dāng)企業(yè)安全戰(zhàn)略發(fā)生變化時，企業(yè)應(yīng)隨時調(diào)整定義的權(quán)限制度，以支持不斷發(fā)展的管理和業(yè)務(wù)需求。