企業(yè)和團(tuán)隊如何創(chuàng)建高效實用的知識管理體系

現(xiàn)代管理學(xué)之父彼得·德魯克講過：“21世紀(jì)的組織，最有價值的資產(chǎn)是組織內(nèi)部的知識工作者和他們的生產(chǎn)力。”

 

如今從美國到中國，知識管理開始被越來越多的團(tuán)隊和組織重視，都紛紛建立起屬于自己的知識管理體系。因此，今天我們就來聊聊企業(yè)和團(tuán)隊組織如何建立起自己的知識管理體系。

 

首先提到的是“知識管理體系的建設(shè)原則”，因為在不違背創(chuàng)建原則的情況下，才能創(chuàng)建出更好的知識管理體系。

知識管理的實施不是一朝一夕，短時間內(nèi)一蹴而就的事情，而是一個需要長期堅持的管理行為，需要整體分析全局情況進(jìn)行統(tǒng)籌的規(guī)劃，制定中發(fā)展計劃，按照階段進(jìn)行步驟式推進(jìn)。

知識管理體現(xiàn)企業(yè)共享文化，體現(xiàn)企業(yè)的凝聚力，只有員工具備對企業(yè)的責(zé)任心，信心，才愿意分享自己的知識，知識管理是一項全員工程，因此，要重視人，組織，制度，文化，工作習(xí)慣，他們甚至比技術(shù)因素更能決定知識管理項目的成敗，在日常工作中逐步建立起員工的一個良好的工作習(xí)慣。

只有將知識管理固化到業(yè)務(wù)流程中，才能保證實施知識管理不是一項“短暫的運(yùn)動”，而是一項長期的制度，才能保持長期運(yùn)行下去。在業(yè)務(wù)流程中，員工要建立起首先查詢知識庫的意識，然后再進(jìn)行業(yè)務(wù)操作的工作習(xí)慣，在業(yè)務(wù)流程中的重要環(huán)節(jié)鼓勵留下操作記錄，并由相關(guān)人員評審，對好的記錄進(jìn)入知識庫。

知識管理同其它的企業(yè)管理一樣，除了需要正面的推動，獎勵制度，更需要建立知識的考核和評估制度，首先明確各部門，各崗位產(chǎn)生哪些知識，更新周期，更新時間，共享要求，下達(dá)知識管理任務(wù)，考核知識管理任務(wù)的執(zhí)行情況。  

討論完知識管理體系的創(chuàng)建原則后就要進(jìn)入今天的正題了：如何創(chuàng)建高效實用的知識管理體系？

我們可以先建立自己的“知識庫”，類似于呼叫中心的“知識庫”。呼叫中心的“知識庫”更像是一個搜索引擎，只要搜索關(guān)鍵字，就可以查詢相關(guān)的問題及答案，所以我們可以借用創(chuàng)建知識庫的軟件來完善我們的“知識庫”，相關(guān)工具可以輔助我們更直觀、清晰、明了的看待這些信息。

 

有了輔助工具以后，我們就可以開始“五步走”：收集、整理、轉(zhuǎn)化、聯(lián)系、反饋。

先收集對企業(yè)和團(tuán)隊有價值、有幫助，或是新穎的信息，獲取這些信息渠道也很多，例如：會議、文件資料、行業(yè)資訊……將這些信息放置“收集”這一欄。

緊接著，確定一個具體的時間，安排人員定時整理收集的信息。按內(nèi)容將信息進(jìn)行分類，例如：工作經(jīng)驗、工作方法、使用工具等等……

 

就像整理一間臟亂的房子，將物品歸位，衣服掛在衣櫥、鞋子放在鞋柜、洗漱用品放在洗手臺上。

 

例如：我看到一篇文章寫管理團(tuán)隊TOPIC模型，我覺著這內(nèi)容很實用，于是我將文章的一些中心思想總結(jié)后放入“培訓(xùn)——通用課件——團(tuán)隊管理”這一欄，并附上文章的鏈接。

整理好以后，就需要將有用的信息轉(zhuǎn)化為知識，檢驗是否轉(zhuǎn)化最有效的的方法就是“實踐”。

比如總結(jié)的一些會議的方法，可以使用看看是否能夠提高會議效率，讓“無效的會議”變得越來越少。

或者是一些工作經(jīng)驗的使用，這對于新員工有很大的幫助。

再講一個耳聞能詳?shù)?strong>“費(fèi)曼技巧”，其核心在于想像自己是一個老師，正在教一個學(xué)生。

還是管理團(tuán)隊TOPIC模型的例子：

在講之前，我們需要先學(xué)習(xí)什么是“TOPIC模型”；當(dāng)你認(rèn)為自己學(xué)習(xí)的差不多的時候，你想象下如果是面對一個沒有任何管理團(tuán)隊基礎(chǔ)的人，你是否可以向他解釋清楚“TOPIC模型”作用及運(yùn)用。

如果你發(fā)現(xiàn)在講解當(dāng)中，你仍然存在一些盲點，那你可以重新回到第一步找找答案，再重新學(xué)習(xí)一遍，查漏補(bǔ)缺；再重復(fù)第2步，嘗試著用更簡潔的語言或類比技巧去講解“TOPIC模型”作用及運(yùn)用，當(dāng)你可以非常自如的且不假思索地講出“TOPIC模型”作用及運(yùn)用，那么你就已經(jīng)掌握了它。以上就是“費(fèi)曼技巧”，用自己的語言來講解自己想要學(xué)習(xí)的內(nèi)容。

信息轉(zhuǎn)化后，它就不再是信息而是知識！更深入的一步是“聯(lián)系”。

在新知識和舊知識之間建立“聯(lián)系”，達(dá)到知識的融會貫通，從而建立自己的知識管理體系。它們之間的聯(lián)系都是對大目標(biāo)進(jìn)行分解及管理。

最后就是反饋了，轉(zhuǎn)化與聯(lián)系不是止于一次，而是多次。如果可以獲取一些使用者的反饋，那么對我們的幫助是十分大的。

這個使用者既包括內(nèi)部員工，又包括外部用戶，他們的反饋都有很大的作用，能夠及時對知識庫進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化，不斷完善知識庫。

以上講到了知識管理體系的創(chuàng)建原則與創(chuàng)建方法，也提到了需要使用一定的知識管理工具來輔助創(chuàng)建，那么在這里就給大家推薦一個知識管理體系的創(chuàng)建軟件，Baklib。

Baklib能夠作為一款知識管理軟件，能夠協(xié)助企業(yè)進(jìn)行知識管理，并且通過系統(tǒng)的知識管理體系，減少企業(yè)對員工的培訓(xùn)成本、勞動時間成本，提高工作效率，從而增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力。  

 

依據(jù)目前的形勢，對于企業(yè)和團(tuán)隊來說，搭建知識管理體系刻不容緩，否則將會落后于行業(yè)或者你的競爭對手。

 

如果你還沒有進(jìn)行知識管理，那還不趕快動起來。