大型集團(tuán)借力泛微搭建語言匯率時(shí)區(qū)統(tǒng)一、業(yè)務(wù)協(xié)同的國際化OA系統(tǒng)

國際化、全球化集團(tuán)，業(yè)務(wù)遍布全世界，下屬公司眾多，集團(tuán)對(duì)管理方式和企業(yè)文化塑造有著很高的要求。不少大型集團(tuán)以數(shù)字化方式助力全球統(tǒng)一辦公，深化企業(yè)統(tǒng)一管理。

面對(duì)大型集團(tuán)全球化的管理訴求，數(shù)字化辦公系統(tǒng)作為集團(tuán)日常使用的平臺(tái)，自然需要適應(yīng)企業(yè)管理升級(jí)，靈活適應(yīng)國際化帶來的管理發(fā)展變化和滿足全球協(xié)同辦公需求。

最重要的是實(shí)現(xiàn)信息對(duì)等，管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，推動(dòng)企業(yè)的全球化布局與發(fā)展：

• 如何構(gòu)建統(tǒng)一的工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)語言環(huán)境統(tǒng)一、實(shí)時(shí)溝通、信息對(duì)稱、工作同步，消除區(qū)域和語言差異？

• 如何實(shí)現(xiàn)高效的跨國溝通、合同細(xì)節(jié)磋商、簽署、境內(nèi)外的供應(yīng)商一體化管理等？讓跨國業(yè)務(wù)更協(xié)同？

• 如何解決全球范圍內(nèi)的集權(quán)分權(quán)管理問題，實(shí)現(xiàn)靈活、合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控的集團(tuán)管控模式？

泛微數(shù)字化辦公系統(tǒng)助力全球化集團(tuán)整合海內(nèi)外業(yè)務(wù)，讓分布在全球各地的員工能夠在一個(gè)平臺(tái)上隨時(shí)隨地協(xié)同辦公。

支持多語言、多幣種、多時(shí)區(qū)、多工作日歷；優(yōu)化國際化鏈路，提升國外訪問速度，構(gòu)建統(tǒng)一的全球化辦公平臺(tái)。

01.多語言辦公環(huán)境

智能翻譯、自由切換

泛微為全球化企業(yè)定制打造了多語言自由切換功能，公司用數(shù)字化辦公系統(tǒng)能夠方便地國際化協(xié)作。

能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)支持多語言切換，包括門戶、流程、文檔、其他應(yīng)用等，可按照員工所在的區(qū)域設(shè)定默認(rèn)語言，也可以人工自由切換，讓辦公更靈活。

（多語言門戶）

打破語言障礙，為企業(yè)員工配備智能翻譯助手，在統(tǒng)一平臺(tái)中合作更加緊密，滿足跨國合作需求，項(xiàng)目推進(jìn)更加順利。

02.多幣種匯率換算

快速設(shè)置、國際化報(bào)銷

大型國際集團(tuán)業(yè)務(wù)遍布全球，多幣種交易的業(yè)務(wù)眾多。實(shí)現(xiàn)多幣種和匯率換算自動(dòng)化，能夠有效提升員工的使用體驗(yàn)，增強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、提高核算效率。

1）靈活設(shè)置幣種、匯率

通過OA建模能靈活設(shè)置幣種類型，設(shè)置多幣種之間的匯率庫，設(shè)定多個(gè)兌換模式，財(cái)務(wù)流程支持多幣種匯率結(jié)算。泛微根據(jù)企業(yè)的需求，通過低代碼快速構(gòu)建匯率計(jì)算模式。

（幣種匯率設(shè)置）

2）多幣種統(tǒng)一報(bào)銷

通過流程引擎，構(gòu)建全球一體化的線上費(fèi)用報(bào)銷流程；并且在費(fèi)用流程中增加了原幣與本位幣匯率自動(dòng)換算功能。

OA在其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實(shí)時(shí)獲取交易數(shù)據(jù)，利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供的匯率轉(zhuǎn)換函數(shù)，在流程申請(qǐng)節(jié)點(diǎn)與財(cái)務(wù)審核節(jié)點(diǎn)都會(huì)進(jìn)行匯率換算抓取，最終形成準(zhǔn)確費(fèi)用明細(xì)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)跨幣種使用。

（流程節(jié)點(diǎn)自動(dòng)換算）

3）多公司的審批權(quán)限設(shè)置

大型集團(tuán)旗下分子公司多，而且不同國家的費(fèi)用報(bào)銷制度也不同，實(shí)現(xiàn)遍布全球分子公司統(tǒng)一報(bào)銷的需求核心之一是解決審批權(quán)限問題。

泛微通過構(gòu)建構(gòu)建成本中心維度的矩陣，實(shí)現(xiàn)不同成本中心的審批權(quán)限控制。并且根據(jù)發(fā)起公司不同、發(fā)生的業(yè)務(wù)不同、費(fèi)用的歸集不同，費(fèi)用流程流轉(zhuǎn)至相應(yīng)的人員進(jìn)行審批。

03.多時(shí)區(qū)智能展現(xiàn)

靈活轉(zhuǎn)化、減少溝通錯(cuò)誤

隨著企業(yè)國際化進(jìn)程推進(jìn)，在全球不同時(shí)區(qū)都設(shè)有辦公點(diǎn)，需要靈活轉(zhuǎn)換展示不同時(shí)區(qū)的時(shí)間，讓各地員工能夠準(zhǔn)確理解系統(tǒng)中的時(shí)間。

OA在開啟了多時(shí)區(qū)功能后，自動(dòng)判定客戶端所在時(shí)區(qū)進(jìn)行顯示。各個(gè)模塊的系統(tǒng)默認(rèn)日期+時(shí)間均會(huì)自動(dòng)變更為客戶端時(shí)區(qū)的時(shí)間，如人事考勤相關(guān)的流程設(shè)置、會(huì)議、日程等標(biāo)準(zhǔn)功能。

（智能展現(xiàn)時(shí)區(qū)）

以數(shù)據(jù)庫服務(wù)器所在時(shí)區(qū)為基準(zhǔn)，比如服務(wù)器位于中國，那么就采用東八區(qū)作為時(shí)間存儲(chǔ)的基點(diǎn)，所有時(shí)區(qū)轉(zhuǎn)換都是相對(duì)于此時(shí)區(qū)的轉(zhuǎn)換值。

員工在訪問系統(tǒng)時(shí)根據(jù)客戶端所在時(shí)區(qū)進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換，比如開國際視頻會(huì)議，定義的是北京時(shí)間17點(diǎn)整，倫敦的用戶查看會(huì)議時(shí)間為早上9點(diǎn)，紐約時(shí)間為早上4點(diǎn)。

04.多工作日歷

自動(dòng)匹配，適用多國假日安排

針對(duì)不同的組織架構(gòu)可以設(shè)定不同的日歷表，設(shè)定相關(guān)假日，展現(xiàn)多國的不同假日和工作日歷。

針對(duì)全球調(diào)崗的情況，調(diào)崗流程中添加相關(guān)組織架構(gòu)信息，根據(jù)所屬組織自動(dòng)匹配工作日歷。

在業(yè)務(wù)處理和任務(wù)執(zhí)行過程中，在流程超時(shí)提醒以及效率統(tǒng)計(jì)過程中會(huì)調(diào)用員工對(duì)應(yīng)的工作日歷做為依據(jù)。

05.多系統(tǒng)集成

統(tǒng)一入口、統(tǒng)一辦公

全球化跨國集團(tuán)部署了多系統(tǒng)，而且不同業(yè)務(wù)板塊也獨(dú)立部署了多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，分子公司需要統(tǒng)一管理。

泛微提供業(yè)務(wù)融合能力，輕松協(xié)助全球化集團(tuán)整合企業(yè)系統(tǒng)，提供全面的集成場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用集成、流程集成、服務(wù)集成和數(shù)據(jù)集成，集團(tuán)所有應(yīng)用統(tǒng)一從OA系統(tǒng)一個(gè)入口訪問，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄。

（集成其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)）

06.多部署模式

優(yōu)化國際鏈路、為辦公加速

協(xié)助建立系統(tǒng)全球化部署策略：包括集中集群式部署方案、全球多套應(yīng)用分布式方案、全球多套分布式方案、云部署解決方案、全球部署帶寬加速方案等，多種方式為網(wǎng)絡(luò)加速。

07.多管控模式支撐

多維矩陣應(yīng)對(duì)國際化組織變化

全球性集團(tuán)組織復(fù)雜、業(yè)務(wù)多元化。不是單一行政管理維度，還有區(qū)域、業(yè)務(wù)等多維度的組織管理，需要協(xié)同OA從行政、業(yè)務(wù)、股權(quán)、審計(jì)多方面體現(xiàn)組織信息。

一般來說，全球部署企業(yè)會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)管控模式，采用多種混合模式。

1）多維度的組織架構(gòu)

泛微通過多維矩陣的組織管理，按照行政管理、業(yè)務(wù)條線、管控模式、業(yè)務(wù)特性等為全球性集團(tuán)構(gòu)建多維度的組織架構(gòu)，將復(fù)雜多條線的組織梳理成立體矩陣式的清晰模式。

2）分權(quán)模式

明確集團(tuán)統(tǒng)管條線流程，通過分權(quán)管理制度，確認(rèn)集團(tuán)和全球分子公司職責(zé)。通過全集團(tuán)配置一套邏輯系統(tǒng)，配置集團(tuán)整體組織架構(gòu)和人員信息。通過各區(qū)域公司獨(dú)立賬套實(shí)現(xiàn)對(duì)分子公司權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)、應(yīng)用、流程等設(shè)定。

3）中心交換模式

通過數(shù)據(jù)交換中心，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部和分子公司信息互通，實(shí)現(xiàn)按照集團(tuán)職責(zé)的管理體系落地。

（靈活的集團(tuán)管控方式）

08.多業(yè)務(wù)跨國協(xié)同

滿足多國辦公習(xí)慣、政策法規(guī)

1）郵件協(xié)同管理，有痕跡可存檔

泛微的工作流程集成Outlook郵箱服務(wù)，流程表單的內(nèi)容通過郵箱正文發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批過程中，審批人填寫的意見，反寫到泛微的流程表單中進(jìn)行存檔，有助于日后歸檔、審計(jì)，并且同時(shí)滿足海外、國內(nèi)辦公常用習(xí)慣和模式。

2）境內(nèi)境外差旅統(tǒng)一管理結(jié)算

通過在OA中維護(hù)管理不同國家地區(qū)城市的住宿標(biāo)準(zhǔn)、就餐雜費(fèi)交通補(bǔ)貼等，并且推送至境內(nèi)境外的商旅平臺(tái)，在酒店預(yù)訂時(shí)能夠智能進(jìn)行控制，便于差旅報(bào)銷時(shí)補(bǔ)貼的校驗(yàn)。

同時(shí)，外幣金額智能轉(zhuǎn)成本幣金額傳給商旅平臺(tái)，減少了人工計(jì)算的工作量。實(shí)現(xiàn)海內(nèi)外差旅業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化。

3）國際化的合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)庫體系建設(shè)

各個(gè)國家地區(qū)、各省市、州縣相關(guān)政策法規(guī)不同，各地民俗、風(fēng)土人情也各異，系統(tǒng)構(gòu)建了多個(gè)維度的額外風(fēng)險(xiǎn)庫和關(guān)鍵詞庫、條款庫。

針對(duì)不同區(qū)域做出風(fēng)險(xiǎn)提示，例如收款要求、離島岸要求、包裝要求要求等等，作為合同簽署、項(xiàng)目收款、費(fèi)用支出等的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)。

4）合同法務(wù)跨國協(xié)作，高效合規(guī)

泛微通過構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)模板庫，不同地區(qū)不同模板結(jié)構(gòu)，不同細(xì)節(jié)條款，不同語言模板快速切換。

（合同模板快速調(diào)用）

多國合同都會(huì)涉及到多個(gè)語言，合同申請(qǐng)單支持多語言表單互譯；通過對(duì)于業(yè)務(wù)系統(tǒng)多個(gè)主數(shù)據(jù)的多種語言進(jìn)行適配，泛微能夠?qū)崿F(xiàn)多個(gè)合同語言范本的匹配。

對(duì)于合同產(chǎn)品金額，支持跨境交易及多幣種管理，支持本位幣管理，以防止匯差造成的合同問題。

泛微合同管理系統(tǒng)能夠集成O365/SharePoint，業(yè)務(wù)、法務(wù)團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)線上協(xié)同編輯合同文本。

合同起草階段和提交后，自動(dòng)根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)庫進(jìn)行合規(guī)審查。審批通過后，通過調(diào)用系統(tǒng)中的國內(nèi)和國外的電子簽章軟件（例如DocuSign），海內(nèi)外業(yè)務(wù)能夠在一個(gè)平臺(tái)上完成電子簽署。

5）境內(nèi)境外供應(yīng)商一體化管理

泛微建立供應(yīng)商信息庫，自動(dòng)收集相對(duì)方背景、征信、合規(guī)、資信等信息，并且與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，自動(dòng)同步主數(shù)據(jù)，方便發(fā)起采購時(shí)統(tǒng)一引用。

通過集成境外企業(yè)信息查詢平臺(tái)(例如鄧白氏)，自動(dòng)獲取海外實(shí)體的運(yùn)營、管理層、股權(quán)穿透、財(cái)務(wù)狀況、客戶信用等信息；減少合規(guī)審核人工工作量。

價(jià)值總結(jié)

泛微數(shù)字化辦公平臺(tái)，幫助全球化、國際化大型集團(tuán)統(tǒng)一辦公平臺(tái)，通過低代碼靈活設(shè)置多語言、多幣種、多時(shí)區(qū)、多日歷等辦公需求；并且通過數(shù)字化流程+集成，讓跨國企業(yè)日常業(yè)務(wù)處理更協(xié)同，讓管理更易復(fù)制落地，讓員工體驗(yàn)更優(yōu)！