邦永合作正帆科技：信息化管理
(1)客戶介紹
正帆科技由美國(guó)GenTech在中國(guó)設(shè)立，位于上海莘莊工業(yè)區(qū)。正帆科技業(yè)務(wù)，服務(wù)于中國(guó)高速發(fā)展的制藥及生物工程、半導(dǎo)體電子、新能源、新材料等高科技產(chǎn)業(yè)，以及致力于高純工藝介制的制備輸送以及關(guān)鍵工藝系統(tǒng)集成和工程總承包服務(wù)。目前，正帆科技在上海、北京、深圳、無(wú)錫、武漢、西安、沈陽(yáng)、成都、蘇州和洛陽(yáng)等地?fù)碛腥Y子公司或辦事機(jī)構(gòu)。快速的發(fā)展，令正帆如其他系統(tǒng)集成或工程總承包服務(wù)商一樣，不停的在尋找符合自身發(fā)展的管理模式及探索能夠輔助于管理的信息化之路。
(2)項(xiàng)目背景
自2003年起，正帆科技就開(kāi)啟了信息化之路，從最早以財(cái)務(wù)核算為核心的中小企業(yè)ERP到以CRM及業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)為核心的OA，再到后來(lái)以供應(yīng)鏈為核心的中型RRP系統(tǒng)。這些系統(tǒng)的上線，解決了正帆當(dāng)時(shí)部分的業(yè)務(wù)問(wèn)題。但是，正帆科技一方面以財(cái)務(wù)、采購(gòu)、人力資源、行政辦公等職能性部門參與到所有項(xiàng)目過(guò)程管理，另一方面以公司不同的項(xiàng)目類型建立各個(gè)事業(yè)部，實(shí)行事業(yè)部獨(dú)立核算。項(xiàng)目型團(tuán)隊(duì)組織與職能型組織并存的矩陣型組織架構(gòu)管理體系中，要求職能部門能夠與項(xiàng)目經(jīng)理有非常高效的溝通機(jī)制，既能保障項(xiàng)目資源高效合理配置，又要求能很好的控制項(xiàng)目成本。2013年，正帆科技啟動(dòng)了以項(xiàng)目成本管控為核心的PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)施工作。PM2將從項(xiàng)目前期有銷售機(jī)會(huì)到項(xiàng)目完工維保階段的項(xiàng)目全過(guò)程管理。并且從動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)共享、項(xiàng)目成本、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)營(yíng)分析等多維度進(jìn)行立體化的管理。
(3)解決方案
1. 項(xiàng)目狀態(tài)跟蹤
正帆每一年都有大幾百個(gè)項(xiàng)目。項(xiàng)目的不同階段，需要投入也會(huì)不同，對(duì)于項(xiàng)目狀態(tài)的管理，不僅有利于材料成本、分包進(jìn)度的跟蹤，也便于應(yīng)收應(yīng)付等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。項(xiàng)目狀態(tài)包括：合同簽訂、項(xiàng)目備貨、施工階段、測(cè)試調(diào)試、已完工、已驗(yàn)收、項(xiàng)目暫停、項(xiàng)目關(guān)閉等狀態(tài)。
系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理填報(bào)的項(xiàng)目進(jìn)度，將信息反饋給采購(gòu)、財(cái)務(wù)等各職能部門。如項(xiàng)目進(jìn)入備貨狀態(tài)，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)深化設(shè)計(jì)方案提交項(xiàng)目材料計(jì)劃后，采購(gòu)部門根據(jù)材料庫(kù)存情況作出響應(yīng)，庫(kù)存不足需要采購(gòu)的材料，根據(jù)系統(tǒng)根據(jù)材料采購(gòu)周期自動(dòng)提醒采購(gòu)部門建議采購(gòu)日期。再如項(xiàng)目進(jìn)入完工狀態(tài)，根據(jù)合同約定賬期系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)到項(xiàng)目的應(yīng)收款輸送進(jìn)財(cái)務(wù)報(bào)表。
2. 項(xiàng)目材料狀態(tài)跟蹤
同時(shí)管理多項(xiàng)目，項(xiàng)目材料狀態(tài)是正帆項(xiàng)目經(jīng)理較為困惑的事情。項(xiàng)目經(jīng)理需要經(jīng)常向采購(gòu)部門詢問(wèn)，某個(gè)項(xiàng)目所需要的材料是否有下采購(gòu)訂單，什么時(shí)間能夠到貨，是否會(huì)影響到項(xiàng)目進(jìn)度。采購(gòu)部門也需要不停的向各個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理作出應(yīng)答，造成人力成本的浪費(fèi)。
PM2系統(tǒng)從項(xiàng)目材料計(jì)劃到采購(gòu)、入庫(kù)，包含供應(yīng)鏈所有環(huán)節(jié)，都向項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限開(kāi)放。并且從項(xiàng)目經(jīng)理制訂材料計(jì)劃到采購(gòu)員下單采購(gòu)、入庫(kù)，系統(tǒng)都智能分析、判斷，給出職能部門合理的處理方案及建議。因材料供應(yīng)商出廠時(shí)間的變更可能會(huì)造成項(xiàng)目進(jìn)度的延期，系統(tǒng)都及時(shí)將信息反饋給項(xiàng)目經(jīng)理，以便于項(xiàng)目經(jīng)理采取相應(yīng)的決策措施。
3. 客戶跟蹤
對(duì)于項(xiàng)目前期狀態(tài)的跟蹤，便于對(duì)客戶、對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效的判斷及篩選。如項(xiàng)目處理遠(yuǎn)期階段、投標(biāo)階段、報(bào)價(jià)階段、合同商務(wù)階段、項(xiàng)目取消、項(xiàng)目放棄、項(xiàng)目關(guān)閉、項(xiàng)目延期等等，每個(gè)階段所采取的措施、所投入的人力成本、跟蹤的進(jìn)度都不一樣。系統(tǒng)根據(jù)要求進(jìn)行推送式提醒，提醒方式包括短信、郵件、系統(tǒng)消息等。
項(xiàng)目交付后，項(xiàng)目進(jìn)入維保階段，一旦客戶有維保請(qǐng)求，相關(guān)人員能夠在PM2系統(tǒng)維保平臺(tái)中按客戶名稱、項(xiàng)目號(hào)、項(xiàng)目名稱、設(shè)備號(hào)、客戶所在地等任一維度查詢，包含客戶信息、項(xiàng)目信息、設(shè)備信息、設(shè)備供應(yīng)商信息、設(shè)備質(zhì)保期、項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)備維修記錄，還包括客戶與公司財(cái)務(wù)情況等。通過(guò)這些信息，便于工作人員迅速的作出處理。系統(tǒng)對(duì)維保服務(wù)實(shí)行閉環(huán)管理，一旦報(bào)修的客戶，在服務(wù)報(bào)告未得到審核之前，報(bào)修單不被關(guān)閉。最終系統(tǒng)根據(jù)維保數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。
成本管控方面：
1. 供應(yīng)鏈
供應(yīng)鏈管理，主要業(yè)務(wù)包含：項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)材料的計(jì)劃（BOM）、計(jì)劃的變更、以及材料狀態(tài)（到貨情況）的跟蹤，采購(gòu)計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目材料計(jì)劃的處理（庫(kù)存調(diào)撥、采購(gòu)申請(qǐng)）、采購(gòu)部門對(duì)材料采購(gòu)、采購(gòu)訂單到貨情況實(shí)時(shí)跟蹤，以及倉(cāng)庫(kù)進(jìn)出庫(kù)的管理。
通過(guò)PM2供應(yīng)鏈管理，對(duì)材料最低庫(kù)存量及合理的庫(kù)存周期進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)材料成本的控制。同時(shí)，通過(guò)供應(yīng)鏈中各個(gè)環(huán)節(jié)的在線處理，使得項(xiàng)目經(jīng)理、采購(gòu)計(jì)劃人員、采購(gòu)人員、倉(cāng)庫(kù)管理人員、財(cái)務(wù)人員對(duì)材料需求、材料采購(gòu)、材料進(jìn)出庫(kù)等形成一整套非常嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范管理模式。
2. 分包管理（控制分包工程）
正帆科技對(duì)分包管理，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒獭Ｊ紫扔身?xiàng)目經(jīng)理，根據(jù)項(xiàng)目總進(jìn)度和總預(yù)算，制訂項(xiàng)目分包計(jì)劃。項(xiàng)目的分包預(yù)算，受項(xiàng)目目標(biāo)成本控制，并且對(duì)項(xiàng)目材料計(jì)劃成本控制。即項(xiàng)目分包計(jì)劃中材料部分與項(xiàng)目材料計(jì)劃，材料成本總和不能超過(guò)項(xiàng)目目標(biāo)成本中材料成本。
3. 人力資源（控制人力成本）
人力資源主要是指項(xiàng)目人力，即通過(guò)PM2系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目人力資源成本的管控。正帆科技通過(guò)項(xiàng)目工時(shí)占比的方式，直接由系統(tǒng)計(jì)算出項(xiàng)目人力資源成本。某個(gè)人力資源某個(gè)月份對(duì)于項(xiàng)目A所發(fā)生的成本計(jì)算方式如下：
人力資源成本＝月度工資*（項(xiàng)目工時(shí)/月度總工時(shí)）
注：月度工資：該人力資源本月的工資
項(xiàng)目工時(shí)：該人力資源本月在項(xiàng)目A上所工作的天數(shù)，由項(xiàng)目經(jīng)理填報(bào)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)
月度總工時(shí)：該人力資源本月所工作的總工時(shí)，即所有項(xiàng)目工時(shí)總和。
4. 預(yù)算機(jī)制（控制各項(xiàng)費(fèi)用）
項(xiàng)目實(shí)際成本的發(fā)生，通過(guò)項(xiàng)目目標(biāo)成本控制。而行政管理費(fèi)用等非項(xiàng)目性成本支出，正帆科技通過(guò)嚴(yán)格的預(yù)算制度來(lái)管控。每個(gè)季度制訂一次預(yù)算，各個(gè)分子公司、事業(yè)部、分子公司所發(fā)生的每一筆行政管理費(fèi)用都必須依據(jù)預(yù)算執(zhí)行。每一筆費(fèi)用，都與一個(gè)預(yù)算號(hào)所關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動(dòng)提取該預(yù)算號(hào)的預(yù)算總額、已經(jīng)發(fā)生了的報(bào)銷以及可使用剩余預(yù)算金額。
通過(guò)PM2項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，是正帆科技上項(xiàng)目管理系統(tǒng)的目的之一。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)包括：
■ 項(xiàng)目合同臺(tái)賬數(shù)據(jù)
■ 項(xiàng)目收款計(jì)劃
■ 項(xiàng)目應(yīng)收款到期時(shí)間表
■ 項(xiàng)目逾期應(yīng)收款
■ 項(xiàng)目未到期應(yīng)收款
■ 項(xiàng)目實(shí)際應(yīng)收款
■ 回款周期
■ 賬齡分析匯總
■ 項(xiàng)目實(shí)際回款
■ 項(xiàng)目盈虧分析
■ 運(yùn)營(yíng)現(xiàn)金流
(4)價(jià)值體現(xiàn)
作為弱電系統(tǒng)集成領(lǐng)域項(xiàng)目管理軟件的領(lǐng)跑者，PM2產(chǎn)品在業(yè)務(wù)匹配度和功能深度方面已經(jīng)比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手有較大領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)，并且推出了系列產(chǎn)品滿足不同規(guī)模和層次的企業(yè)需求。邦永希望通過(guò)卓越的產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為更多的工程企業(yè)開(kāi)拓客戶資源、精細(xì)化管控以物資材料為核心的工程成本、為企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策提供多角度的數(shù)據(jù)分析。
