變“死檔案”為“活寶庫(kù)”，某市委市政府創(chuàng)新檔案管理新模式
一、項(xiàng)目背景
目前，隨著電子化進(jìn)程的不斷加速，電子檔案相關(guān)政策也在逐步推行，檔案工作正在經(jīng)歷一個(gè)從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過(guò)程。
但組織在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，存在著收集、整理、管理、利用等方面的痛點(diǎn)：
· 檔案分散在不同部門和各個(gè)系統(tǒng)，收集麻煩，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；
· 檔案手動(dòng)整理工作量大，重復(fù)量大，電子紙質(zhì)檔案無(wú)法同步
· 檔案的鑒定、銷毀步驟復(fù)雜，評(píng)定程序繁瑣，無(wú)法得到有效管理
· 檔案利用效率低，檔案查詢難，一份檔案無(wú)法多人同時(shí)借閱
通過(guò)永中數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，某市政府成功實(shí)現(xiàn)信創(chuàng)環(huán)境下的電子檔案管理建設(shè)，按照保障電子文件真實(shí)性、完整性與有效性原則，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享與流程提速，為政府人員的工作減負(fù)提效。
二、解決方案
永中軟件在該項(xiàng)目建設(shè)中，以高效率的數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)管理和可靠的信息資源服務(wù)為宗旨、以建立全市檔案數(shù)字化綜合管理平臺(tái)為核心、以滿足檔案利用者和檔案管理者的需求為目標(biāo)，基于智能檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)全市檔案信息資源的共享和檔案管理的現(xiàn)代化。
永中檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)圖
永中數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，使用先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集工具，方便客戶及時(shí)的捕獲各業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔的數(shù)據(jù),通過(guò)強(qiáng)大的自定義表單及工作流引擎、即時(shí)消息服務(wù),實(shí)現(xiàn)客戶在檔案收集、利用、鑒定等環(huán)節(jié)的在線審批業(yè)務(wù)流程，對(duì)檔案的收集、整理、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)和利用等進(jìn)行全過(guò)程信息化管理。系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)和分級(jí)授權(quán)管理，可以滿足不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理，并且通過(guò)系統(tǒng)提供的元數(shù)據(jù)策略及電子文件完整性校驗(yàn)策略，可確保電子文件的長(zhǎng)期保存與利用。
三、使用情況
1、實(shí)現(xiàn)線上檔案全生命周期管理
永中檔案管理系統(tǒng)提供個(gè)人管理中心、檔案收集中心、檔案管理中心、檔案保存中心、檔案利用中心、業(yè)務(wù)管理中心、流程管理中心、系統(tǒng)管理中心、安全管理中心九大模塊，按照各種類型的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，綜合運(yùn)用數(shù)字化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案的接收、鑒定、移交、借閱、統(tǒng)計(jì)、年檢、銷毀等功能，同時(shí)還可以對(duì)數(shù)字進(jìn)行修改、維護(hù)，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行管理等系列功能，實(shí)現(xiàn)線上檔案全生命周期管理。
2、委辦局OA無(wú)縫對(duì)接，提升檔案科學(xué)管理水平
以前“無(wú)紙化辦公”的理念總是難以落到實(shí)處，如何實(shí)現(xiàn)檔案線上流程化是某市政府面臨的一大難題。引進(jìn)該系統(tǒng)后，可直接對(duì)接83個(gè)委辦局的OA，可批量對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)整、修改與刪除，可滿足用戶通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地查詢檔案資料的需要，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化、即時(shí)化、流程化、規(guī)范化管理，提升了某市政府科學(xué)化管理水平。
四、案例小結(jié)
某市政府檔案管理系統(tǒng)采用智慧化、電子化的模式，大幅度減少了紙質(zhì)材料堆積，能夠防止年代久遠(yuǎn)的檔案丟失，確保檔案的安全性，也可更為容易的實(shí)時(shí)采集工作檔案，有效降低了數(shù)據(jù)檢索及查詢難度，逐步向全面數(shù)字化發(fā)展。隨著檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，某市政府的檔案安全得到了提高，同時(shí)檔案檢索的準(zhǔn)確性和全面性也得到全面改善。
未來(lái)，永中軟件將會(huì)在現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)上不斷拓展和創(chuàng)新，保障用戶文檔安全、數(shù)據(jù)安全，為政企辦公健康發(fā)展保駕護(hù)航。
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