電子檔案管理系統

常見問題

• 電子檔案管理系統軟件推薦

  1、紫軟電子檔案管理系統：系統采用C/S和B/S混合結構，其中提供網上用戶利用的部份采用B/S方式實現，這部份用戶量大，采用B/S方式對用戶的使用和系統的維護都提供了很大的方便；檔案業務部份是通過C/S方式實現的，這部份采用C/S方式具有更強的安全性和使用方便靈活性，可以提供更強大的對數據操作的功能，主要針對檔案部門的檔案管理人員。系統功能：文件管理、收集整編、檔案管理、開發利用、二次開發接口、信息服務網站、系統維護。

  2、軒恩電子檔案管理系統：系統采用微服務架構，以組件化技術為平臺支撐，系統在符合政策要求的同時，擁有可用性高、兼容性強、響應速度快、易用性好等特點，同時也滿足國產化軟硬件環境要求。可安全有效地管理和利用各類檔案數據，保證電子檔案統一規范的管理，確保電子檔案的真實、完整、安全、可用。精細的權限控制：支持各類權限，包括檔案創建權限、檔案歸檔權限、檔案銷毀權限、檔案借閱權限、元數據權限、監督管理權限、日志權限、菜單權限、按鈕權限等，保證數據權限安全可控。異構系統無縫集成：與OA、ERP、CRM、HRM、財務等各類異構業務系統無縫集成，只需簡單配置，無需復雜的接口開發。豐富組件插件庫：豐富的檔案分類庫、檔案元數據庫、打印模板庫、流程模板庫、報表模板庫、元數據模板、歸檔范圍和保管期限表、權限庫模板、展示模板庫供設計者調用。

  3、紫光檔案管理系統：紫光云計算機采用DataCenter OS模式，可完全替代以Cisco、IBM、Oracle及EMC等國外廠商設備搭建的傳統數據中心構架。紫光云計算機采用通用硬件設備為底層支撐，其上部署大數據、虛擬化和快速部署模塊。架設在功能模塊上的各種應用，可滿足不同用戶需求。檔案數據累積特點就是“滾雪球”式的，隨著時間的推移數據量不斷累加。針對特大型企業，隨著檔案數據量的增加，逐步會增長到PB級，即形成了檔案大數據的情形，傳統架構下的數字檔案館無法實現應用因此，紫光檔案云解決方案則將數字檔案館系統架構在紫光云計算機平臺上，結合紫光云計算機及大數據的相關技術構建大型企業私有云模式下的數字檔案館系統。

  4、潤普檔案管理系統：潤普檔案管理系統解決電子或紙質檔案多且分散；檔案檢索效率低；歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙；紙質檔案容易損壞、丟失、泄密；電子和紙質檔案的管理，難以兼顧；檔案管理的權限設置不合理；檔案管理日志不完整，記錄難追溯；檔案管理制度執行力度不夠等問題。建立電子檔案庫，紙質檔案數字化，集中統一管理；多種途徑在線檢索檔案；立電子化的歸檔、借閱等檔案標準管理流程；細粒度的權限控制體系，多重安全防護措施。

• 電子檔案管理系統通用要求是什么？

        可以自行查詢一下國家檔案局辦公室關于印發《電子檔案管理系統基本功能規定》的通知，一共十章四十五條規定。以下為前四條：
  1.第一條為推動電子檔案科學管理,規范電子檔案管理系統建設,明確電子檔案管理系統基本功能,確保電子檔案真實、完整、可用與安全,按照國家有關法律法規和標準規范,制定本規定。
  2.第二條本規定所稱電子檔案管理系統,是指檔案機構運用信息技術手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統。
  3.第三條本規定明確了電子檔案管理系統(以下簡稱系統)必備的功能。系統建設應依據先進、實用、安全、發展的原則。
  4.第四條本規定適用于國家各級各類檔案館,機關、團體、企事業單位可參照執行。

• 電子檔案管理系統是指什么？

        電子檔案管理系統指的是為企事業單位的檔案現代化管理提供完整的解決方案的系統。

• 電子檔案管理系統軟件功能有什么？

  1、檔案類型管理：可自由定義檔案的管理類型及其架構，符合國家標準。
  2、檔案屬性管理：屬性分為系統標準屬性與可由用戶自定義的附加屬性，并可根據分類進行繼承，并且可以調整自由匹配列表顯示屬性，實現客戶對于不同類型檔案（如實物檔案和照片檔案）屬性管理的需要。
  3、檔案信息的采集：提供屬性新建、掃描新建、網頁新建、批量新建等多種檔案錄入功能。支持Excel表格導入形成案卷與卷內目錄以及數字文件的根據題名、檔號、順序號等對應信息批量對應上傳的功能。
  4、歸檔編輯功能：文件歸檔編輯功能，綜合檔案的錄入、紙質掃描文件的引入、電子文件的引入、批量錄入、批量修改、綜合檔案表格打印等，在一個界面上，即可實現從文件到檔案的全過程。
  5、權限管理：針對不同管理對象（如不同的電子案卷）可采取不同的權限控制，提供使用權限以及接觸密級權限的二維權限管理。
  6、編號管理：檔案注冊可自動生成歸檔編號、統計文件數及頁數，完成檔案歸檔。
  7、檔案借閱申請：當只有條目閱讀權，但需要查看信息的內容時，可向該條信息的管理員申請借閱電子文檔。
  8、檔案利用統計：有權限的用戶可隨時對文檔的利用情況、利用明細以及利用排名等信息進行可自定義事件、借閱人等范圍的統計。不僅掌握文檔資料的利用情況，還能統計文檔的使用熱度。
  9、檔案檢索：持按關鍵字搜索、限定屬性的組合條件搜索以及全文搜索。
  10、過期檔案管理：根據國家法規和行業規章，檔案都是有保管期限的，超過保管期限的檔案實體可以銷毀。對于電子檔案，超過保管期限時，可以注銷，也可以刪除，但如果存儲空間許可，注銷或轉移保存更為可取。

• 如何建立電子檔案管理系統？

        探索完善檔案信息管理方法。數字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等，均是企業檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
        實現標準化、規范化管理目標。標準化、規范化的檔案管理，是衡量一個企業單位管理水平和業績的主要指標。實現檔案工作標準化、規范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據以本單位為主的檔案管理原則，實現本單位文檔資料標準化、規范化管理的目標。

• 電子檔案管理系統的好處

         電子檔案管理系統上線后,帶來的好處不僅僅是節能環保,還做到了確保交易過程全程留痕、有據可查,解決了原始數據一旦丟失、損壞、篡改等情況下,交易數據無處可查的難題。電子檔案管理系統在應用場景上,也能讓多方受益,既可以為項目相關方提供電子檔案借閱,又可以依法為監管部門、執法部門解決交易糾紛、交易案件訴訟等執法行為提供遠程出證,還能為行政主管部門運用大數據技術分析檔案電子化的行政監督提供數據。