每刻助力云從科技：不用人工翻找憑證原件，審計抽憑0煩惱

01 云從科技：“無紙化”程度已達85%，期待全電發(fā)票政策的全面落地

云從科技成立于2015年，孵化于中國科學(xué)院，是首個同時承建三大國家平臺，并參與國家及行業(yè)標準制定的人工智能領(lǐng)軍企業(yè)，也是國家新基建發(fā)展的中堅代表，被稱為國內(nèi)“AI四小龍”之一。云從科技先后布局智慧金融、智慧治理、智慧出行及智慧商業(yè)等四大業(yè)務(wù)領(lǐng)域，為全球數(shù)億人次帶來智慧、便捷和人性化的AI體驗。

經(jīng)歷了幾年的數(shù)字化建設(shè)，現(xiàn)如今的云從科技的財務(wù)“無紙化”程度如何？85%的業(yè)務(wù)資料已經(jīng)實現(xiàn)電子化，剩下的紙質(zhì)增值稅發(fā)票等也將在發(fā)票電子化政策全面推行后即將消失。

據(jù)云從科技共享財務(wù)負責(zé)人郭彥介紹，每刻檔案二期上線后，在云從科技歸檔這件事兒上，如今只有紙質(zhì)的增值稅發(fā)票、火車票等憑證需要另外線下存檔，其他所有的文件包括記賬憑證、電子發(fā)票、銀行回單等不用再打印、裝訂進行紙質(zhì)歸檔。

同時，類似業(yè)務(wù)合同這些文件也不需要云從科技的財務(wù)人員掃描、拍照進行影像化。規(guī)范好了業(yè)務(wù)端存檔流程，業(yè)務(wù)人員自行拍照上傳合同影像，合同紙質(zhì)原件由業(yè)務(wù)部門各自保管，每刻檔案能自動抓取每刻報銷、財務(wù)系統(tǒng)等各系統(tǒng)中的單據(jù)數(shù)據(jù)以及單據(jù)所有關(guān)聯(lián)的附件，最終實現(xiàn)全流程的數(shù)字化歸檔。

在這樣的財務(wù)數(shù)字化基礎(chǔ)上，云從科技在“在線審計”的落地上也十分順暢。

02 每刻在線審計方案：不用翻找檔案室，審計抽憑也不再痛苦！

在上線每刻檔案之前，云從科技平均每月產(chǎn)生報銷單4000+張，發(fā)票20000+張，其中電子發(fā)票占了三分之二，一年下來，單據(jù)、發(fā)票數(shù)量十分龐大，這也讓以往的外審過程十分痛苦。云從科技的財務(wù)人員光是準備資料就需要半個多月，從銷售訂單到憑證都專門需要一個人去整理收集，憑證抽審的數(shù)量過多，不僅要不斷翻找憑證，還要一張張復(fù)印出來入底稿，這中間還少不了反復(fù)溝通補充資料，令人崩潰的傳統(tǒng)審計流程就這樣持續(xù)了多年。

2020年，云從科技開始上線使用每刻檔案，每刻在線審計解決方案讓憑證抽審不再是一件痛苦的事。依托每刻獨家的MDM（Multidimensional Drill-down Model）多重穿透模型，云從科技可以自動實現(xiàn)不同類型憑證的智能關(guān)聯(lián)，提供多種憑證的多層穿透查看，實現(xiàn)記賬憑證—發(fā)票—銀行回單—業(yè)務(wù)憑證-自定義單據(jù)等多維度的組合穿透。

這樣，云從科技只需為外審人員開通臨時借閱權(quán)限賬號，在審計人員進行抽憑時對借閱人進行臨時賦權(quán)，只需輸入需要查詢的憑證號，就可以自行查閱憑證上下游所有包括發(fā)票、銀行回單等關(guān)聯(lián)原始憑證。而且，在此次審計完成后，每刻檔案能夠自動收回權(quán)限，記錄留痕可供查看。

這對云從科技財務(wù)人員來說，無疑是大大地松了一口氣。郭總在一次直播中說道：

用每刻在線審計的時候，就先不說對方效率的問題了，我們自己用起來就很方便，不用時不時地被‘打擾’去配合他們抽憑，直接給審計人員一個賬號去查閱他們需要的所有原件，不用我們的財務(wù)人員配合太多，也不用反復(fù)溝通補充資料。

對于目前仍有部分發(fā)票無法電子化，如果審計人員需要查看紙質(zhì)原件時如何快速提供資料呢？每刻檔案的紙電關(guān)聯(lián)索引能夠快速找到對應(yīng)的紙質(zhì)檔案歸檔位置，即電子歸檔=實體歸檔，實體移位=電子移位，線上線下信息同步化。

如今，財務(wù)數(shù)字化程度能夠讓云從科技實現(xiàn)業(yè)財?shù)娜诤希泊蚱屏说赜颉⒔M織的限制。財務(wù)部門不需要去在分子公司當?shù)卦O(shè)置財務(wù)崗位，也不會因為組織的新增而導(dǎo)致財務(wù)人員人手不足，財務(wù)部門的重心轉(zhuǎn)移到賦能前端業(yè)務(wù)，幫助業(yè)務(wù)端規(guī)范、提效。

談及云從科技數(shù)字化建設(shè)過程中的感受，郭總認為有一點非常重要：財務(wù)人員不能只是張口要。

財務(wù)需要深入理解業(yè)務(wù)，需要自己先把業(yè)務(wù)邏輯理順，如果只會給別人提需求，卻又無法搞清楚為什么要實現(xiàn)這個需求，這個功能背后的邏輯是什么。如果只是張口要，這不僅增加了溝通成本，也會在財務(wù)數(shù)字化的過程中走很多彎路、踩不少的坑。