每刻助力快克藥業(yè)數(shù)字化報銷：刷新傳統(tǒng)報銷模式，員工最快1天拿款

“大人大快克，小孩小快克。”相信這句廣告語估計不少人都會覺得耳熟。而這句廣告語中的主角“快克”品牌也已經(jīng)有20多年的歷史了。

“快克”為海南快克藥業(yè)有限公司（以下簡稱“快克藥業(yè)”）旗下品牌，快克藥業(yè)成立于2002年，為金石亞藥（股票代碼：300434）的全資子公司，是“復(fù)方氨酚烷胺膠囊”處方的創(chuàng)制者，也是該類藥品的國家藥品標(biāo)準(zhǔn)的起草者。

這樣一家老牌、實力強(qiáng)勁的醫(yī)藥企業(yè)在財務(wù)數(shù)字化方面又有怎樣的表現(xiàn)呢？

快克藥業(yè)的銷售團(tuán)隊遍布26個省級服務(wù)區(qū)，各省級團(tuán)隊規(guī)模不一，市場營銷和管理模式也各異。因此，復(fù)雜的費(fèi)用規(guī)則管控以及大量業(yè)務(wù)人員的高頻出差對財務(wù)部門的工作帶來了不小的挑戰(zhàn)。而在企業(yè)經(jīng)營中，差旅成本常是僅次于人力資源成本的第二大可控成本，因此，合理控制差旅成本對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。

盡管從2009年以來，快克藥業(yè)在信息化建設(shè)方面持續(xù)投入，但在應(yīng)對業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的需求、技術(shù)的革新以及外部市場環(huán)境的變化時還是有些“力不從心”。諸多信息化系統(tǒng)沒有深度集成，存在信息孤島，阻礙了數(shù)據(jù)的跨業(yè)務(wù)連接，流程效率低，管理成本居高不下，無法更深層次地對員工費(fèi)用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析管理，難以真正發(fā)揮費(fèi)用管控的作用；對產(chǎn)生的費(fèi)用無法進(jìn)行事前、事中控制，只能人為手工判定，十分依賴財務(wù)人員的專業(yè)度，這也使得財務(wù)人員的一部分精力集中在核對檢查等基礎(chǔ)工作上，很難進(jìn)一步深入分析。

與此同時，“數(shù)電票”試點、會計電子檔案試點等政策也在推動著快克藥業(yè)加快財務(wù)數(shù)字化的進(jìn)程。順應(yīng)趨勢，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需求，同時響應(yīng)企業(yè)內(nèi)部“節(jié)源環(huán)保”的召喚，快克藥業(yè)在現(xiàn)有的信息化基礎(chǔ)上，引入數(shù)字化能力，以報銷業(yè)務(wù)為切入口開始財務(wù)數(shù)字化變革。

01 快克藥業(yè)實現(xiàn)了什么？

便捷：優(yōu)化業(yè)務(wù)端報銷體驗

•完成了從原先線上報銷到移動化、智能化報銷的切換，如今用戶只需簡單拍照即可完成費(fèi)用信息填寫；

•通過打通每刻報銷、釘釘、商旅平臺等平臺，員工便捷報銷，減少墊付，快克藥業(yè)實現(xiàn)業(yè)財一體化管控；

•報銷流程平均周期為5.8天，審核效率提升50%以上。

高效：減少管理層審批和財務(wù)審核工作量

•管理層移動端審批，減少審批等待時長，進(jìn)一步縮短報銷周期；

•通過系統(tǒng)預(yù)設(shè)的智能審核規(guī)則，實現(xiàn)包括“數(shù)電票”在內(nèi)的自動查重驗真，違規(guī)預(yù)警超標(biāo)提醒，價稅自動分離，消除財務(wù)人員機(jī)械、重復(fù)的基礎(chǔ)工作。

規(guī)范：加強(qiáng)差旅業(yè)務(wù)內(nèi)控管理

•支持事前申請，減少事后補(bǔ)申請的發(fā)生，加強(qiáng)差旅流程的管控；

•承接落地快克藥業(yè)復(fù)雜的費(fèi)用管控標(biāo)準(zhǔn)，便于管控前端業(yè)務(wù)是否符合規(guī)定。

洞見：強(qiáng)化企業(yè)費(fèi)用數(shù)據(jù)分析能力

•從宏觀到微觀，支持項目費(fèi)用分析、部門費(fèi)用分析等多維度數(shù)據(jù)分析；

•可通過報表模塊實現(xiàn)費(fèi)用穿透式自助化查詢。

02 快克藥業(yè)解決方案亮點

完善差旅管理流程，優(yōu)化成本管控流程

快克藥業(yè)銷售團(tuán)隊覆蓋26個省級服務(wù)區(qū)，每個省級團(tuán)隊規(guī)模從十幾到幾十人不等，這也意味著每月大量的差旅出行。每刻報銷通過事前費(fèi)用申請、通過每刻生態(tài)平臺對接阿里商旅，事中費(fèi)用規(guī)則管控、事后報銷等，幫助快克藥業(yè)實現(xiàn)差旅業(yè)務(wù)的全流程費(fèi)用管理。

對于業(yè)務(wù)端的報銷人員而言，出差前填寫差旅申請單通過后，行程數(shù)據(jù)能夠同步到商旅平臺直接進(jìn)行預(yù)訂；在報銷時關(guān)聯(lián)申請單自動帶入行程和事由，無需手動填寫。需要報銷的發(fā)票也能通過，包括數(shù)電票在內(nèi)的發(fā)票能夠通過智能識票和電子發(fā)票導(dǎo)入，快速自動生成費(fèi)用和填單，在提交時，能夠自動基于快克藥業(yè)的費(fèi)用報銷標(biāo)準(zhǔn)對報銷行為進(jìn)行管控。

對于財務(wù)端而言，財務(wù)人員無需對發(fā)票進(jìn)行審核，根據(jù)不同的職級以及不同的城市等維度控制標(biāo)準(zhǔn)，對于費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的管控也無需人工審核，提升審核效率，縮短報銷時長，減少員工差旅費(fèi)用的墊付。通過生態(tài)對接銀行與ERP系統(tǒng)，在單據(jù)完成后，將自動生成會計憑證推送至ERP中。

“快克報銷系統(tǒng)（每刻報銷）打破了公司多年以來一直采用的傳統(tǒng)報銷模式，現(xiàn)在流程完成的平均周期是 5.8 天，審批任務(wù)平均耗時 1.8 天，支付任務(wù)平均耗時 3.1 天，大大縮短了員工的報銷周期，最快 1 天就可以拿到報銷款。目前公司所有員工都參與使用，99%的報銷費(fèi)用都在快克報銷系統(tǒng)完成。”快克管控中心經(jīng)理周先生曾在項目驗收會上說到。

多維度分析報表，費(fèi)用報銷內(nèi)控風(fēng)險及時把握

在每刻報銷中，員工報銷費(fèi)用的數(shù)據(jù)分析可以細(xì)化到每一個費(fèi)用類型、每個部門、每個項目，數(shù)據(jù)清晰透明，能夠完整還原消費(fèi)場景，建立員工業(yè)務(wù)行為的多維度分析管理。不同維度的費(fèi)用分析報表能夠貼合快克藥業(yè)管理層的思考習(xí)慣，可以根據(jù)需求先從宏觀層面把握業(yè)務(wù)問題所在，再逐級向下鉆取查看明細(xì)，定位到具體的問題，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控管理中的薄弱點，“堵住”可能存在的漏洞和風(fēng)險。

對接每刻檔案，打通快克藥業(yè)各個信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)財一體化

在數(shù)電票時代，財務(wù)全面無紙化、數(shù)字化是大勢所趨。雖然快克藥業(yè)信息化建設(shè)開始的比較早，系統(tǒng)間的割裂產(chǎn)生的“數(shù)據(jù)孤島”問題仍待解決。快克藥業(yè)要如何聯(lián)動業(yè)務(wù)實現(xiàn)“業(yè)財一體化”？

快克藥業(yè)通過每刻報銷打通釘釘支持員工便捷登錄；打通商旅平臺，讓員工減少墊付、加強(qiáng)企業(yè)成本管控；打通工行銀企系統(tǒng)，消費(fèi)數(shù)據(jù)能實時同步；打通ERP系統(tǒng)，費(fèi)用會計憑證自動生成并推送，減輕財務(wù)工作量；對接每刻檔案，根據(jù)實際業(yè)務(wù)關(guān)系，自動關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證，無需財務(wù)人員手動匹配憑證并支持?jǐn)?shù)據(jù)間的聯(lián)查與跳轉(zhuǎn)。當(dāng)發(fā)票歸檔后，可直接在檔案系統(tǒng)內(nèi)輸入關(guān)鍵信息查詢，無需人工再去檔案柜翻找，發(fā)票信息一目了然，節(jié)省了各個業(yè)務(wù)部門調(diào)閱的時間。

通過打通各個系統(tǒng)平臺，快克藥業(yè)實現(xiàn)了從發(fā)票的報銷、入賬、歸檔全鏈路的數(shù)字化管理，以數(shù)字驅(qū)動為基礎(chǔ)，在提高運(yùn)營效率的同時，也能進(jìn)一步增強(qiáng)會計信息質(zhì)量去賦能業(yè)務(wù)決策。

在億歐智庫的一份研究報告中顯示，當(dāng)前我國制藥企業(yè)數(shù)字化水平仍較低，未超過半數(shù)的制藥企業(yè)進(jìn)行了數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，制藥企業(yè)整體的數(shù)字化水平仍需提升。而財務(wù)數(shù)字化體系作為整個企業(yè)數(shù)字化體系中的基礎(chǔ)性的地基和關(guān)鍵連接的橋梁確實是一個很好的切入口。順應(yīng)趨勢，抓住“數(shù)電票”的機(jī)遇踏上數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路，至少，可以從報銷數(shù)字化開始！

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