CRM與郵箱的組合拳為何能讓銷售團隊效率發生質變
在千行百業都在談提效的今天，如果您的銷售團隊效率較低，恐怕很難過好2024。銷售團隊提效是個大話題，總的說來就是銷售團隊需要在正確的時間做正確的事。如何做到？自然要借助CRM工具。過去我們也講了不少CRM如何輔助銷售團隊提效的方法。今天將從CRM+郵件的組合展開，您可能會驚訝于Zoho CRM在功能細節設計和應用場景層面，竟為用戶考慮得如此周全。當然，更希望您看完之后，多多嘗試文中提到的技巧，因為小功能往往也會帶來大變化。
由于Zoho CRM與郵件結合的應用歷史悠久，涉及的功能和場景較多。為了提供一個更好的閱讀體驗，我嘗試按照初階、中階、高階進行編排。初階是您必須知道的基礎觀點和用法，中階則進一步深入，高階涵蓋了CRM中與郵件相關的新技術、新場景和新能力。我們的原則是，初階功能需爛熟于心，中階用好快人一步，掌握高階則可超越90%的企業，成為效率之王。
郵件管理為何對銷售如此重要
很多人認為社交媒體和即時通訊方式的出現，讓郵件失去魅力。實際上，這種想法是錯誤。郵件一直是商業世界溝通和交流的重要方式。企業中存在大量與郵件相關的場景，郵件仍代表著強關系。
上圖代表企業中真實的郵件發送關系，以客戶為中心，在客戶的整個生命周期里，包含諸多錯綜復雜的郵件往來。圖片還未包括最初獲取客戶時的多封營銷郵件，全部加起來才能構成企業與客戶之間的一部完整郵件往來史。
本文更多探討銷售提效，相信在未來很長一段時間里，郵件因其專業性、易留存、可分析、高效傳遞信息等優勢，依然是銷售人員的重要溝通方式。
但是，很多企業不重視郵件，更不關注郵件管理對銷售工作的意義。郵件管理混亂，多個系統割裂，會給銷售團隊帶來4個負面影響。
1、工作效率低
常見場景，客戶信息保存在CRM中，郵件在某個郵箱系統里，銷售人員回復客戶郵件前，需要先在郵箱系統里查看之前的郵件，然后回到CRM瀏覽客戶其他信息，再回到郵箱系統給客戶回復。如此這般來回切換工具和系統，嚴重影響了工作效率。
2、對客戶認知不足
優秀的銷售擅長在正確的時機開展正確的行動，他們對時機的把握，往往建立在對客戶全面了解之上。往來郵件中包含著各類客戶信息，糟糕的郵件管理將引發客戶信息不完整，上下文缺失等問題，銷售很難判斷時機做出正確決策。
3、反應慢敏捷度差
銷售敏捷度是成功贏單的關鍵。銷售人員通常很忙，沒時間盯著郵箱，不能及時獲知哪些重要客戶何時回復了郵件，錯失良機，被競爭對手趁機切入。
4、無法獲得團隊支持
銷售單打獨斗的時代早已過去，尤其是B2B業務，特別講究團隊協同共同服務客戶。郵件管理混亂會造成部門之間的客戶信息差，協同部門對客戶及項目的認知不統一，信息不共享，難以對銷售提供有力支持。
CRM+郵箱-初階
Zoho CRM提供了將郵件附加到客戶記錄上的解決方案，一舉打破多個系統來回切換的弊端，銷售工作效率提升肉眼可見。
1、在CRM里發送并回復郵件，解決來回切換的問題
在Zoho CRM中的線索、聯系人、客戶、商機等模塊，都可以直接使用CRM內置的郵箱發送郵件。客戶回復的郵件，在CRM記錄中也可以看到。不必專門打開郵箱去收發郵件，也不用在不同的CRM模塊中切換，銷售人員工作效率獲得提升。
在大多數的銷售流程中，報價單、發貨單和銷售訂單是需要銷售人員處理的重要文件，用以保存和維護每筆交易記錄。此類文件的處理經常通過郵件完成，銷售經理批準后，銷售人員即可在CRM的對應模塊的記錄中，直接發送給客戶。
2、將郵件關聯到客戶記錄，解決信息完整性問題
將客戶往來郵件關聯到客戶記錄后，銷售即可以在該客戶的記錄中，查看所有與客戶往來的郵件，業務過程涉及到的各類信息被匯總在一處，解決了信息完整性的問題。銷售還能看到客戶是否收到郵件，是否打開郵件，是否點擊了鏈接，有助于判斷接下來是否采取行動，采取什么行動。
3、郵件消息提醒，解決及時性問題
CRM系統右上角的銷售信號讓銷售人員及時了解客戶對郵件的反饋，以及客戶的行動。當客戶收到郵件、打開郵件、點擊了郵件中的鏈接，或者退回郵件，都會在這里顯示一個消息。會看銷售信號的銷售，更能及時了解客戶行為，把握行動先機。
4、設置郵件分享規則，解決協同性問題
銷售有權利決定是否分享客戶郵件，分享給誰，決定與團隊共享郵件的方式。 當把客戶的往來郵件分享給團隊時，團隊會對該客戶建立全面認知，從而給銷售人員提供更多更好的支持。
5、習慣用Gmail或Outlook郵箱怎么辦
Gmail或Outlook分別是全球使用人數榜一和榜二的郵箱。不少銷售習慣使用Outlook或Gmail來發送接收郵件，尤其是外貿、跨境電商或全球化出海業務。通過對應的插件，使用這兩個郵箱的銷售也可以將郵件自動關聯到Zoho CRM記錄。
6、多設備同步
銷售每天不是拜訪客戶，就是在拜訪客戶的路上。如果只在電腦上方便使用，對銷售就太不友好了。我們讓所有郵件在電腦、手機或平板自動同步。銷售人員采用不同的設備，在任何時間任何地點，都可快速訪問郵件。
CRM+郵箱-中階
掌握以上CRM與郵箱結合的知識并應用起來，您的銷售團隊效率會發生變化。如果用起下面這些中階功能，銷售團隊效率將進一步提升。
1、SalesInbox, 解決郵件太多沒重點的問題
銷售人員每天要處理的事情又多又雜，非常容易錯過重要郵件。比如。客戶對報價單進行了回復，要求銷售盡快來公司面談。結果銷售在忙碌中沒看到，競爭對手搶先給了客戶更好的價格，銷售非常遺憾地失去了客戶。
在Zoho CRM中， 可以根據客戶在銷售周期當前所處的階段，對客戶進行細分，并分組顯示。郵件同理。銷售人員可以基于銷售管道，自動組織和管理郵件，優先關注來自重要銷售機會的郵件，而不是最新的。另外，如果銷售開發客戶成功，客戶在郵件中表達了對產品的興趣，也不用手動增加線索，而是通過設置規則的方式，不離開收件箱即可自動創建一條新線索。
2、郵件模板，解決大量重復工作帶來的低效問題
銷售經常需要重復發送某幾類郵件，比如被分配了新客戶，需要發送第一封自我介紹郵件；參加展會交換了微信，要給客戶發一封公司簡介郵件；客戶服務到期，要給客戶發續費提醒郵件......提前設置好不同類型的郵件模版，用到哪個一鍵調用，足以應對此類重復性的日常事務。
3、郵件透視，解決不知道過程和結果的問題
銷售人員結果導向，最不愿意做不了解過程和結果的事。啟用郵件透視功能，銷售可以通過郵件狀態過濾記錄，也可以查看郵件分析數據，跟蹤郵件模板效果，根據數據了解郵件發送結果，更好地指導后續工作。
CRM+郵箱-高階
隨著AI的發展，人工智能的能力被融入到CRM中，也落實到郵件的各類場景，如郵件撰寫、郵件解讀、數據抓取，讓銷售的工作變得更快、更好、更高級。
1、智能郵件撰寫，解決寫不好寫得慢的問題
不是每個銷售都能寫好郵件，尤其是新手銷售，寫不好，寫得慢，非常影響客戶推進效率。Zoho CRM的人工智能助理Zia可為銷售人員寫好郵件提供幫助。
A、寫郵件時磕磕巴巴，措辭無力，Zia智能提示合適的詞匯來完成句子；
B、完成郵件撰寫后，Zia對郵件內容進行分析，推薦合適且更吸引人的郵件主題；
2、智能郵件解讀，解決時間不夠用的問題
銷售人員都很忙，他們需要快速獲取信息，并將有限的精力聚焦在重要的事情。Zia不僅擅長概括信息，還能從客戶的郵件措辭上感知客戶情緒，讓銷售以最短的時間獲取最有價值的信息。
A、自動匯總郵件內容，提煉成概覽。在不打開郵件的情況下，銷售一眼快速了解郵件信息，決定處理順序。
B、分析客戶在郵件中表達的情緒和意圖（高興、難過、請求、查詢、投訴等），了解客戶體驗（負面、正面、中立），根據嚴重程度決定處理郵件的優先級。比如，當銷售看到某封客戶郵件旁出現的紅色嚴肅臉圖標，情緒字段顯示“不滿意”，則需要立刻馬上趕緊查看這封郵件，第一時間了解問題，消除負面情緒。這種直觀的方式，對于挽留老客戶或者推動新客戶成交，起到至關重要的作用。
3、智能提取郵件簽名，解決客戶信息缺失問題
職場人士的郵件簽名包含了豐富的企業和個人信息，看看我們自己的郵件簽名，是不是有公司名、網址、郵箱、電話、部門、Title，這些信息對銷售來說太重要了。Zia可以自動從客戶郵件中抓取兩類內容。
A、抓取客戶郵件簽名中的詳細信息，自動填充CRM里的客戶信息，無需銷售錄入，節省時間也不易出錯。
B、識別并抓取郵件中的任務、會議等信息，在CRM中自動創建日程安排，銷售工作怎能不高效？
Zoho CRM和郵箱深度融合，你中有我，我中有你。本文僅介紹了一部分比較重要的功能，還有不少實用功能受篇幅所限忍痛割愛。
Zoho CRM的功能設計從推動成單的角度出發，切實幫助銷售人員全面掌握客戶信息，節省時間抓重點，加速轉化效率，順利達成業績目標。銷售人員提效這件事沒有止境，Zoho CRM+郵箱的話題也遠遠沒有結束。無論是銷售小白、營銷高手、還是天選大Sales，都可以從CRM獲益。現在，請跟隨我們的文章，從初階、中階再到高階，一起體驗這些學會即賺到的功能吧。
