明雀如何幫你做好多項(xiàng)目交付進(jìn)度管理？

明雀

+ 關(guān)注

2024-05-22 16:53

651次閱讀

每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理或多或少都會(huì)遇到這樣的場景：

想象一下：

你現(xiàn)在面前擺著10多個(gè)進(jìn)度表，上面列滿了各個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間線和任務(wù)清單；墻上的便利貼密密麻麻重疊著會(huì)議日程，郵箱里塞滿了客戶催促的郵件，有的客戶已經(jīng)發(fā)送了項(xiàng)目反饋，有些客戶提出了新的需求，你完全不知道10多個(gè)項(xiàng)目分別到達(dá)了什么樣的進(jìn)度。你頻繁查看項(xiàng)目進(jìn)度表的同時(shí)，也在電話里不停地與各項(xiàng)目組員討論任務(wù)分配，有的成員已經(jīng)超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，而有些則負(fù)荷不滿?？蛻敉蝗辉黾有滦枨罂偰茏屇闶置δ_亂，既要評(píng)估需求增加的必要性又要考慮能否如期交付……多項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行的難點(diǎn)到底在哪里？

一、多項(xiàng)目管理困難

時(shí)間管理：有太多項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，無法有效跟蹤各個(gè)項(xiàng)目的實(shí)時(shí)進(jìn)度，對(duì)項(xiàng)目當(dāng)前狀態(tài)掌握不足，還要確保各個(gè)項(xiàng)目交付不延期；
質(zhì)量管理：保證多項(xiàng)目管控下各項(xiàng)目質(zhì)量難以兼顧各客戶需求，客戶滿意度下降，增加客戶投訴；
溝通成本：需要與多個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不斷溝通，占用大量時(shí)間成本，溝通效率較低
資源協(xié)調(diào)：資源分配出現(xiàn)矛盾，部分項(xiàng)目人手不足，部分項(xiàng)目則出現(xiàn)資源浪費(fèi)；
項(xiàng)目節(jié)奏：客戶需求變化頻繁導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃不斷修改，管理不當(dāng)造成計(jì)劃混亂，打亂項(xiàng)目節(jié)奏。

二、執(zhí)行度高的優(yōu)化建議

制定項(xiàng)目計(jì)劃+日程梳理

做計(jì)劃的前提是和客戶達(dá)成明確且一致的目標(biāo)，這是項(xiàng)目執(zhí)行的基石，也是項(xiàng)目建設(shè)的底層戰(zhàn)略。時(shí)常回顧每一個(gè)行為是否為目標(biāo)提供了正向支持。

確定目標(biāo)后，對(duì)目標(biāo)進(jìn)行拆解，細(xì)化任務(wù)顆粒度，便于分配和管理；使用任務(wù)看板或甘特圖來觀察任務(wù)的集中期，提前找出資源競爭高峰期，提前預(yù)備或調(diào)度資源，降低延期風(fēng)險(xiǎn)。設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，監(jiān)控檢查項(xiàng)目執(zhí)行情況，這就好比我們開車要安全到達(dá)目的地，需要經(jīng)過多個(gè)加油站進(jìn)行添加燃料、維護(hù)、導(dǎo)航等，否則半路就有可能車毀人亡。

日常推進(jìn)中，及時(shí)梳理項(xiàng)目日程，用待辦的方式記錄每天的工作，完成之后，在list上標(biāo)記。這樣有助于我們更靈活地應(yīng)對(duì)項(xiàng)目變化，保證項(xiàng)目順利推進(jìn)，而不是死扛原定計(jì)劃。

優(yōu)先級(jí)排序+要事優(yōu)先

明確每個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)和重要程度。可以從戰(zhàn)略目標(biāo)、客戶、時(shí)間、資源、風(fēng)險(xiǎn)和利益相關(guān)方等方面進(jìn)行系統(tǒng)分析。找出對(duì)公司戰(zhàn)略目標(biāo)貢獻(xiàn)度高的，客戶迫切需求的，項(xiàng)目邏輯順序優(yōu)先的，時(shí)間敏感度高的，資源需求程度高的，存在較大風(fēng)險(xiǎn)隱患的以及對(duì)利益相關(guān)方影響較大的項(xiàng)目，可以進(jìn)行優(yōu)先考慮。80%的時(shí)間做重要的事情，20%的時(shí)間來做其他的事。

項(xiàng)目監(jiān)控審查+隨機(jī)應(yīng)變

項(xiàng)目監(jiān)控審查像項(xiàng)目的“防火墻”，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。當(dāng)有意外事件發(fā)生，比如項(xiàng)目預(yù)算超支、開發(fā)進(jìn)度落后等，先別急著改動(dòng)，停下來，穩(wěn)定自己的情緒，保持一個(gè)冷靜的頭腦，仔細(xì)思考一下，看看目標(biāo)，找找找原因，分析一下意外事件對(duì)整體的影響，最后想清楚再進(jìn)行調(diào)整。對(duì)項(xiàng)目的定期回顧并不是形式上的過一遍，而是重新思考，進(jìn)度把控是否及時(shí)，資源利用是否充分，人員安排是否合理，項(xiàng)目質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)。

信息共享+利用好工具

項(xiàng)目信息共享，即包含了團(tuán)隊(duì)內(nèi)部資源、進(jìn)度等內(nèi)容的共享，也包括了和不同的客戶同步項(xiàng)目進(jìn)展和交付資料的共享。這就要利用好手上的工具，既要便捷高效又要容易上手。

市面上的通用項(xiàng)目管理管理工具都可以做到項(xiàng)目進(jìn)展在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的同步，但如果涉及文件共享就不免要使用到其他的工具。和客戶的同步既考驗(yàn)項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力，又要求團(tuán)隊(duì)有極高的專業(yè)素質(zhì)。

這里推薦一款專為甲乙方打造的協(xié)同平臺(tái)，一個(gè)鏈接完成項(xiàng)目展示，既有項(xiàng)目進(jìn)展，又有交付文件，還有自動(dòng)生成的數(shù)據(jù)看板。一張表完成對(duì)多項(xiàng)目的同時(shí)管理，不需要來回跳轉(zhuǎn)。

三、明雀可以提供的幫助

明雀的項(xiàng)目集管理功能，能夠很好的實(shí)現(xiàn)同時(shí)對(duì)多項(xiàng)目的進(jìn)度管理。讓團(tuán)隊(duì)從整體出發(fā)，了解所有項(xiàng)目近況，多線并行管理整體節(jié)奏。以項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展為基準(zhǔn)進(jìn)行分類管理，免去了在不同項(xiàng)目之間來回跳轉(zhuǎn)的煩惱，獲得所有項(xiàng)目的全景視圖，輕松發(fā)現(xiàn)障礙，保持工作順利進(jìn)行。