編者按：這是一個真正與業(yè)務(wù)相融合的知識管理系統(tǒng)，筑博設(shè)計陳主任的分享專業(yè)且精細(xì)，從容而豁達(dá)，不僅有行業(yè)的經(jīng)驗，還有做事的方法，更有做人的情懷，讓我們看到了“知識就是力量，知識使人快樂”的精神魅力之所在，以饗諸君。
“我不是一個 it 專業(yè)背景的人，我是來自于建筑設(shè)計業(yè)務(wù)線的。那么，我將從業(yè)務(wù)端和用戶使用端的角度，去跟大家分享一下筑博設(shè)計整個知識平臺搭建的一個過程和成果。” 筑博設(shè)計知識管理中心主任陳靖敏這一“另類”而又“別致”的開場白很快就吸引了大家的注意力。
筑博設(shè)計成立于1996年，2019年在深圳交易所正式掛牌上市（股票代碼：300564），是具有建筑設(shè)計甲級資質(zhì)、城市規(guī)劃甲級資質(zhì)、市政（道路、橋梁、給水工程）乙級資質(zhì)和風(fēng)景園林乙級資質(zhì)的綜合設(shè)計機構(gòu)。
擁有超過1700名專業(yè)技術(shù)及管理人才，其中高級工程師、博士、碩士共400余人。在15個主要城市設(shè)有辦公基地，項目覆蓋全國30多個省級行政區(qū)劃160余個城市，涵蓋多種業(yè)務(wù)類型，年完成建筑設(shè)計面積逾2000萬平方米。
民營建筑設(shè)計企業(yè)第一梯隊 股票代碼 300564 ▼
建筑設(shè)計行業(yè)是典型的知識密集型產(chǎn)業(yè)，企業(yè)的業(yè)務(wù)活動伴隨了大量知識的生產(chǎn)、傳播和應(yīng)用，而傳統(tǒng)的企業(yè)知識管理手段十分粗放，不利于構(gòu)建以“人才”為中心的學(xué)習(xí)型和創(chuàng)新型組織。對于筑博設(shè)計而言，面臨如下挑戰(zhàn)：
» 知識的傳承和轉(zhuǎn)化嚴(yán)重依賴于第一載體“個人”，而不是取決于第二載體“組織”知識的共享、協(xié)作、內(nèi)化和創(chuàng)造，缺乏科學(xué)的管理體系和方法支撐公司整體運營和發(fā)展戰(zhàn)略。
» 整個主流業(yè)務(wù)覆蓋全國30省160市，涉及到多個不同的業(yè)務(wù)歸屬地和業(yè)務(wù)單元，知識內(nèi)容碎片化、數(shù)量大、來源多，缺乏統(tǒng)一管理，累積了大量的知識壁壘。
» 信息技術(shù)的快速發(fā)展，大大拓展了企業(yè)知識管理的邊界，提升了知識傳播的速度和便捷性，但同時也帶來了知識爆炸“迷茫癥”和知識資產(chǎn)“流失”等問題風(fēng)險。
» 城市設(shè)計、居住、產(chǎn)業(yè)園、綜合體、酒店醫(yī)療等不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域的知識內(nèi)容和數(shù)據(jù)特點區(qū)別較大，需要一個統(tǒng)一的平臺和框架進行標(biāo)準(zhǔn)化和個性化的融合管理。
» 大量的知識內(nèi)容以CAD設(shè)計文件、圖形圖像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主，比較難去做一個結(jié)構(gòu)化的處理，無法精準(zhǔn)識別、搜索和利用。
“隨著數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展，信息化技術(shù)為我們提供了一種企業(yè)知識管理、傳承和創(chuàng)新的新手段與新契機。我們從19年開始在內(nèi)部去搭建這個知識管理平臺，那么，我也是從業(yè)務(wù)線轉(zhuǎn)到了這個板塊。”陳主任講到，他希望通過科技賦能讓知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)的一種新質(zhì)生產(chǎn)力，提高公司的核心競爭力和經(jīng)濟效益。
長期以來，筑博設(shè)計集聚了大量的專家資源，有一個專門的“筑博技術(shù)委員會”，這個是以項目特點去做一個劃分的，就像有城市設(shè)計、居住產(chǎn)業(yè)園、綜合體、酒店醫(yī)療等，每一個下面又包含了項目研究、技術(shù)資料、論文論著、成果案例等等。
我們充分意識到，只有將我們的知識管理系統(tǒng)和核心流程與專家資源進行有機結(jié)合，充分利用和挖掘出專家擁有的隱性知識，才能建立一個真正專業(yè)有效、安全可靠、服務(wù)到位的知識管理體系和共享平臺。于是，公司在2020年專門成立了一個“知識管理中心”，明確了4個主要目標(biāo)：
分享：一個公司內(nèi)部項目信息、知識即時分享的線上平臺
效率：多個以快速應(yīng)用，快速反饋為目標(biāo)的設(shè)計工具庫
積累：一套促進知識沉淀，增強競爭力的知識管理機制
成長：一套支持員工與企業(yè)共同成長的知識體系
知識管理是需要全員參與的事情，要能夠凝聚高層領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人和基層員工的共識，“知識管理中心”要做的工作就是組織、鼓動和推廣，形成良性互動和正循環(huán)，讓知識持續(xù)不斷的產(chǎn)生價值，陳主任說道。
那么，我們其實總共是有7個步驟，我簡化了一下來說我們整個知識平臺搭建的一個過程：
第一步：組建團隊，明確我們的工作思路。這個是在整個開發(fā)過程中非常重要的事情，因為知識管理一定是從上至下的，上端有足夠的支持力，才能夠推動我們下一步各個項目工作的穩(wěn)步向前。所以，我們在前期搭建了相關(guān)的集團內(nèi)部的顧問委員會，由我們的集團高級副總裁來擔(dān)綱掛帥，選了四家主要的分公司來參與我們第一期平臺的搭建，包括我們的城市公司總監(jiān)。
第二步：確定了我們的核心的工作內(nèi)容，因為涉及到我們專業(yè)內(nèi)的一些內(nèi)容特別的發(fā)散，所有問題不可能在第一階段100%解決，我們先解決百分之七八十。所以，我們首先是選了我們的主流業(yè)務(wù)居住建筑和醫(yī)療，第二是我們選取了培訓(xùn)模板、項目分享以及專題總結(jié)等五個模塊，先來做第一期知識平臺的搭建。同時，我們也有個實體的庫也是在做的，后續(xù)我們就會持續(xù)地去補充維護，然后根據(jù)業(yè)務(wù)反饋的一個情況再去做迭代。
第三步：確定平臺的基本框架，我們前期是從業(yè)務(wù)的角度去仔細(xì)梳理了我們知識管理的幾個應(yīng)用的場景：
場景1：培訓(xùn)，就是新人怎么樣快速去上手，提高新人的設(shè)計效率、設(shè)計水平，如制圖標(biāo)準(zhǔn)、建模技巧、表達(dá)技巧等；
場景2：出具一些能夠快速出圖的模板文件、參考繪圖的優(yōu)秀例圖，如投標(biāo)模板、立面深化模板、施工圖例圖等；
場景3：一些能夠快速套用的文件，部品模塊（CAD）、材料庫、樓戶型庫等，一些有用的、比較好的、有品質(zhì)的設(shè)計文件，我們希望它能夠沉淀下來；
場景4：快速檢索公司內(nèi)外有的優(yōu)秀案例，我們內(nèi)部已經(jīng)建成了一些優(yōu)秀的項目案例，那么我們也希望有一個公司內(nèi)部的平臺能夠跨城市、跨分公司去分享這部分的內(nèi)容；
場景5：我們的一些專題，對某些問題深入研究的資料，如強排、極小戶型、歸家流線等，內(nèi)部有一些在過程中產(chǎn)生的極好的經(jīng)驗，我們怎么樣在這個上面去做沉淀和積累？
我們前期梳理的典型的就是這么五個場景，再往下就是經(jīng)過我們多次和領(lǐng)導(dǎo)及不同業(yè)務(wù)部門一起推敲，最終形成了我們平臺一期的7個大的框架，包括工作指引、設(shè)計模板、設(shè)計素材、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、項目案例、專題研究和項目地圖。
第四步：做內(nèi)部的業(yè)務(wù)線的調(diào)研。
調(diào)研1：調(diào)研了4家分公司，中間有多級多次的座談會，從高到低有顧問級、部門經(jīng)理、項目經(jīng)理、設(shè)計助理等，涉及到整個業(yè)務(wù)條線工作的每一級的同事；
調(diào)研2：有做定向的深訪，比如說我們會對一些總店或者是一些業(yè)務(wù)比較專長的這種人員，去做一些定向的訪談；
調(diào)研3：我們也有問卷的形式，去詢問一些比較可以定性的問題，希望大家能夠去給我們一些專業(yè)性的這種建議；
調(diào)研4：我們也考察了公司，重點考察了深圳、上海和成都的標(biāo)桿設(shè)計企業(yè)，去做了一些訪談和了解，交流他們?nèi)绾未罱ㄟ@個體系。
最后，我們收攏歸納形成了13類意見，涉及到平臺的框架、內(nèi)容和形式等方方面面，形成了我們平臺搭建比較重要的一個依據(jù)，包含檢索、速度、安全、參與機制、歸檔的形式、新人培訓(xùn)、地方性經(jīng)驗共享、文本參考等，這些都是我們通過調(diào)研得到的一些比較專業(yè)性的內(nèi)容。
第五步：確定合適供應(yīng)商。其實，我們也是多方比較之后選擇了鴻翼作為我們的這個知識平臺的供應(yīng)商。首先，確實需要找到有相關(guān)類似的業(yè)務(wù)應(yīng)用案例的公司會比較好，鴻翼做過天華知識管理體系的搭建，跟我們的業(yè)務(wù)是比較類似的；其次，我也解了一下對于知識管理有四大類的服務(wù)形式，我們最終選擇了具有獨立企業(yè)內(nèi)容管理產(chǎn)品的鴻翼作為我們的整體的供應(yīng)商。
選擇具有“獨立企業(yè)內(nèi)容管理產(chǎn)品”的鴻翼 ▼
第六步：資料收集與內(nèi)部需求梳理。在溝通過程中，鴻翼也給了我們一些很好的意見和建議，因為它不只是一個平臺，更是涉及到管理。比如說我們用戶端的需求梳理出來，可能就是戶型項目的戶型文本模型和范圖，平臺搭建后所有信息的錄入其實需要落實到所有數(shù)據(jù)的來源是誰，誰來提供這些資料，這個也是跟我們后期整個知識平臺運維非常相關(guān)的事情。因為你要把這個知識內(nèi)容做到持續(xù)，它應(yīng)該是有穩(wěn)定的一個來源，穩(wěn)定的一個上傳的路徑和穩(wěn)定上傳的一個方式，包括它的分類的系統(tǒng)標(biāo)簽的信息、展示的要求、推薦的邏輯等等，這些點都是跟整個鴻翼項目團隊逐項去討論確認(rèn)的。
第七步：平臺建設(shè)。我們是從2020年的9月開始去做這個知識平臺的開發(fā)設(shè)計，三個月之后完成了所有模塊，到2021年的3月，在內(nèi)部正式上線。
知識管理平臺頁面展示 ▼
下面就從我們自己平臺建設(shè)和業(yè)務(wù)邏輯的角度跟大家分享一下我們最終的這個結(jié)果，包括有7個模塊：
知識管理平臺架構(gòu) ▼
它是一個集團內(nèi)部跨部門的資訊發(fā)布平臺，為新員工提供一個快速了解公司情況，掌握基礎(chǔ)工作原則的通道。
該板塊以快速高效出圖為目標(biāo)，以設(shè)計流程為線索，通過提供各階段不同深度參考性文件，幫助設(shè)計人員提高工作效率、保證基本成果質(zhì)量。
設(shè)計模板流程節(jié)點 ▼
它是一個重點服務(wù)方案階段的素材庫，以成果為導(dǎo)向，包含總圖、戶型、SU模型、文本等常用素材的優(yōu)秀案例庫，可通過不同標(biāo)簽進行針對性的搜索，進一步提高工作效率。
模塊4：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)
這是一個重點服務(wù)中后期為主的設(shè)計資料庫，為不同專業(yè)提供范圖模板、參考資料、規(guī)范查詢等。
它作為一個集團項目的概覽窗口，通過效果圖預(yù)覽對全集團項目進行初步閱覽篩選，幫助了解各業(yè)務(wù)單元的項目信息，是一個廣度的分享。
它是一個針對優(yōu)秀項目的展示版塊，提供項目的總圖、技術(shù)圖紙模型等項目信息進行閱覽，是一個“精度”的分享。
項目管理案例庫頁面展示 ▼
該版塊主要針對一些企業(yè)培訓(xùn)、項目及專業(yè)專題、企業(yè)年度總結(jié)等進行及時分享，幫助設(shè)計師進行深度學(xué)習(xí)。
接下來，簡單說一下我們現(xiàn)在上線之后的一個運維的情況，主要包括三個方面：內(nèi)容的錄入、推廣和平臺的持續(xù)優(yōu)化。
錄入：上線之后，2021的主要工作是收集完善平臺各模塊的功能和內(nèi)容。平臺它不是一個一蹴而就的事情，它是一個持續(xù)去維護的事情，我們整個2021年都在做各項板塊內(nèi)容的錄入，從最開始的4家分公司擴展到了現(xiàn)在的16家分公司，按照計劃的方式，按照任務(wù)的方式，每年每季度去下發(fā)一定的上傳的任務(wù)。目前，在平臺上的文件其實已經(jīng)應(yīng)該有上十萬多，這個是以我們項目為單元的一個數(shù)量。
推廣：通過外部交流可以了解行業(yè)內(nèi)部知識管理動向，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的知識管理經(jīng)驗；內(nèi)部推廣則是提升使用率，促進員工參與知識管理，形成知識管理正向循環(huán)的重要手段。
平臺的搭建，非常需要去借鑒相關(guān)類似業(yè)務(wù)的企業(yè)的一些經(jīng)驗，比如說我們在搭建平臺的前期以及搭建完成之后，都有與天華、水石、CCD鄭忠設(shè)計、廣東省建筑設(shè)計研究院、華匯等多家設(shè)計機構(gòu)，保持一種持續(xù)的、友好的交流學(xué)習(xí)關(guān)系。從我們行業(yè)來說，其實是有很強的競爭關(guān)系，但對于知識的分享，我覺得確實也應(yīng)該是跨越這種公司的差別的，因為它是一件更加有意義的事情。
內(nèi)部推廣著重以巡講的方式，在公司的16家業(yè)務(wù)單元都去做了相應(yīng)的宣講，去推廣我們平臺的應(yīng)用。目前知識平臺已逐步形成了用戶認(rèn)知和粘性，常用用戶的數(shù)量和登錄頻次也隨著平臺內(nèi)容的豐富穩(wěn)步增長。
優(yōu)化：平臺上線之后，其實我們也是有收到一些反饋的信息，會有一些功能不滿足大家使用的情況。其實，這個平臺的搭建是一個持續(xù)的過程，我們會做很多的一些功能的優(yōu)化和一些頁面功能的新增，逐步滿足大家的需求。
“技術(shù)的發(fā)展始終是要為人服務(wù)的，數(shù)字化技術(shù)能提升我們的幸福感、獲得感和安全感，讓生活和工作更加美好。”一個非IT專業(yè)出身的信息化負(fù)責(zé)人用她的精彩實踐為我們揭示了企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的真諦。
