YOOV人事管理|傳統(tǒng)審批VS云端審批，如何提高人力資源管理效率

當(dāng)企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，員工數(shù)量快速增長時(shí)，隨之而來的便是成堆的假期、報(bào)銷、加班等申請審批。若是只有幾人的小企業(yè)，還比較方便管理，但若是員工人數(shù)多，組織架構(gòu)復(fù)雜，跨部門工作頻繁，簡單的申請/審批也會(huì)成為HR的工作負(fù)擔(dān)。

當(dāng)前，很多企業(yè)仍使用傳統(tǒng)紙質(zhì)/Excel申請審批，導(dǎo)致信息不同步，部門協(xié)同效率低下，管理成本增加等現(xiàn)實(shí)問題。不僅如此，如果HR不小心匯入了錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，還影響薪資結(jié)果。

為了解決傳統(tǒng)審批方式帶來的煩惱，不少公司也使用審批系統(tǒng)來規(guī)范公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，以促進(jìn)部門協(xié)作，提高工作效率與競爭力。那傳統(tǒng)和云端的申請審批有何不同呢？透過自動(dòng)化審批系統(tǒng)，如何優(yōu)化傳統(tǒng)審批流程？YOOV認(rèn)識(shí)管理將以下情景給您詳細(xì)了解。

情景一：（假期）

張先生是一家餐飲連鎖店的區(qū)域經(jīng)理，管理3家門店。在旺季時(shí)，常常會(huì)限制員工申請假期，來彌補(bǔ)人手不足的情況。但是，旺季過后，所有員工需要補(bǔ)休假，會(huì)接二連三收到假期申請，一段時(shí)間內(nèi)的假期申請表堆成山，實(shí)在讓張先生頭痛。

傳統(tǒng)審批：

1. 填寫：員工使用紙質(zhì)或Excel的方式填寫假期申請表；

2. 發(fā)送：員工將假期申請表發(fā)送給店長；

3. 門店匯總：店長匯總假期申請表并發(fā)送給張先生；

4. 區(qū)域匯總：張先生匯總?cè)议T店的假期申請表；

5. 審批：張先生統(tǒng)一審批三家門店的假期申請表；

6. 返回：張先生將結(jié)果發(fā)送至三家門店店長處；

7. 批假：員工收到店長消息，批假成功。

由以上步驟可以看出，光假期申請表就要來來回回，經(jīng)過好幾人之手，這過程中免不了造成數(shù)據(jù)丟失，審批信息滯后，工作協(xié)同效率低下。

云端審批：

1. 自訂審批流：按照部門/職位等篩選申請人，并設(shè)定好審批層級；

2. 快速申請：員工自助提交申請，選擇申請?jiān)?，并上傳相關(guān)證明文件，一鍵提交；

3. 實(shí)時(shí)審批：信息實(shí)時(shí)同步，收到申請后，主管可選擇通過/拒絕，快速批量審批；

4. 及時(shí)查詢審批進(jìn)度：審批進(jìn)度實(shí)時(shí)更新，自動(dòng)提醒，無需來回詢問。

當(dāng)審批流程自動(dòng)化時(shí)，所有數(shù)據(jù)將實(shí)時(shí)同步至員工與主管處，加快審批進(jìn)度，大大提高工作效率。

情景二：（加班）

Jerry是一家零售店的店員，工作日有加班，因?yàn)楣疽?guī)定加班可以有加班費(fèi)，涉及薪資結(jié)果，Jerry需要及時(shí)申請加班，等待審批通過，再計(jì)入當(dāng)月薪酬。但有時(shí)審批緩慢，當(dāng)月加班津貼無法及時(shí)算出，很讓Jerry著急與苦惱。

傳統(tǒng)審批：

1. 填寫：員工使用紙質(zhì)或Excel的方式填寫加班申請單；

2. 發(fā)送：員工將申請單發(fā)送至店長/主管/HR；

3. 審批：店長/主管/HR填寫審批意見；

4. 返回：返回至員工了解審批進(jìn)度。

以上可見，傳統(tǒng)審批容易拖緩整體進(jìn)度，除此之外，以上情景還涉及計(jì)薪，HR在審批過后，還需匯總加班數(shù)據(jù)，區(qū)分工作日/休息日/法定假日加班，再根據(jù)不同速度計(jì)算超時(shí)工作津貼。若審批進(jìn)度過長，可能會(huì)影響計(jì)薪。

云端審批：

1. 自助申請：員工自助選擇時(shí)間段申請加班；

2. 及時(shí)審批：主管一鍵審批，并實(shí)時(shí)同步至員工；

3. 及時(shí)查詢審批進(jìn)度：審批進(jìn)度實(shí)時(shí)更新，自動(dòng)提醒，無需來回詢問；

由以上對比可以看出，云端審批極大地提高了審批效率。除了這兩種情景外，費(fèi)用報(bào)銷、補(bǔ)時(shí)申請等更多業(yè)務(wù)場景都需要自動(dòng)化的審批流程。

不僅如此，申請審批還涉及到無薪假扣減，超時(shí)工作津貼等薪酬項(xiàng)目的計(jì)算，一個(gè)審批系統(tǒng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更需要一個(gè)全面易用的HR系統(tǒng)來幫助管理假期、考勤等其他人力資源模塊。比起使用Excel，使用一站式云端系統(tǒng)更便于公司管理。

使用云端審批可以實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化，在人力資源管理中是重要的一環(huán)。但人力資源管理還涉及到員工排班、考勤、假期、薪酬、審批等，想要實(shí)現(xiàn)全方位管理，一站式人力資源管理系統(tǒng)更適合中小企的發(fā)展。

但是，很多中小企業(yè)因預(yù)算不足等原因，不敢嘗試系統(tǒng)，盡管能提升工作效率，中小企卻對高昂的價(jià)格望而卻步。事實(shí)上，您可以使用基于SaaS的HRMS，提高管理效率。

YOOV人事管理是一站式人力資源管理系統(tǒng)，不僅可以自動(dòng)化審批流程，快速處理假期，加班，報(bào)銷等申請與審批，還擁有強(qiáng)大AI薪酬計(jì)算引擎，快速高效計(jì)薪，更有Web + App一體化管理，促進(jìn)部門協(xié)同，提高工作效率。