為什么「會議紀要」很重要？｜項目管理

編輯｜吳桐

什么是會議紀要？

會議紀要，是指用于記載、傳達會議情況和議定事項的法定公文。

要注意寫會議紀要不是寫會議記錄。會議記錄是一場會議的客觀紀實材料，只要打字快，沒有太大的難度，剛入職場的新人也完全能夠勝任。

而會議紀要是會議記錄的升華，要在記錄的基礎上進行歸納和概括，把會議的內容和結果以正式公文的形式進行傳達和執行，切記不要寫成流水賬。

做會議紀要的好處是什么？

因為做項目往往是長線作戰，多線并行，很難做到每一次會議所有人都參加，每一次會議內容都能記住。

所以會議紀要的作用就突顯出來，自己和同事可以通過查看會議紀要回顧會議的重點內容，項目團隊成員可以及時保持進度的統一，做到無縫銜接。

2、提升思維和全局觀

一場項目會議，會涉及到業務、集團的方方面面，這不光考驗聽力，還考驗你對集團業務的熟悉程度。通過長久的練習，能夠建立良好的全局觀，快速了解集團的各個業務板塊。

尤其對職場新人來說，經常做會議紀要，也是變相的學習，長此以往在知識文化、思考邏輯層面都能夠快速提升。

3、避免工作糾紛

因為做項目，經常涉及甲乙雙方的溝通。在會議中涉及到的問題，確認的事項，工作中的責任劃分，都完整地保留在會議紀要中。可以作為一份真實有效的憑證，避免在工作推進中發生糾紛。

如何記錄好一份會議紀要？

很簡單。就是一個沒參與會議的人能通過這份會議紀要，能夠了解會議里到底發生了什么，快速抓取會議的重點信息。

不過，想要在會議過程中立馬記錄一份完整的內容非常有難度，所以我將從會議前、會議中、會議后三個方面來詳細講解如何做好一份會議紀要。

會議開始前，提前準備會議基本信息及記錄模板，可以參照以下模板：

基本信息

• 會議主題：

• 會議時間（年、月、日、時）：

• 會議地點：

• 會議重點：

• 參會人員：

主要議程

• 議程一：

     發言人A：

     發言人B:

• 議程二：

     發言人A：

     發言人B:

會議結論

• 結論一

• 結論二

會議后待確認事項

• 事項一

• 事項二

除了紀要模板，為了提高工作效率，還需要借助工具方便記錄，進行二次整理。我建議會議過程全程錄音，再轉成文字，方便查漏補缺。

因為開會是講和聽的過程，如何做到在有限的時間內去抓取關鍵、要緊的信息，是很值得我們去掌握的。

一般來說，會議的類型分為兩大類：一種是項目推進會，比如工作部署、落實項目下一階段模塊，另一種是座談交流會，比如思維交流、工作坊等。

1）針對項目推進會議

發言人匯報的內容一般是按照一定邏輯的，我總結了下，大體是這些方面：會議目的、基本情況、工作舉措、存在問題或困難、原因分析、下一步工作安排等。

當然，一次會議不一定包含上述全部內容，但八九不離十，特別是基本情況、工作舉措、存在問題和下步打算，這類是最常用的。

針對座談交流會，這種會議相對更寬松，要按照發言人的順序來記。

這種場合的發言未必結構那么嚴謹，可能是夾敘夾議，甚至想到哪說到哪，這就對會議紀要形成了更大挑戰。這個時候，我們可能自己心里得有一本賬，就是自己要給發言人的內容搭個架子。

可以先觀點（或現象），后論證，或者說，先結論性的東西再陳述性的東西，從一個點慢慢延展開來。如果有的時候，可能觀點不會直接給，那就先空著，等對方說完之后再從他們說的內容里面提煉。

整理會議紀要有幾個要點需要注意：

1）注意格式

每個企業的要求不同，要最后呈現提成的方式是什么。關鍵要美觀大方，注意錯別字，字體、標號、段落間隔要保持一致。

可以將重點、關鍵點加黑或者標黃處理，這樣看會議紀要的人可以直接抓重點，節省閱讀的時間。

2）減少口語化的表達

開會過程中，口語化表達是在所難免。在做紀要的過程中，要注意用詞的轉換，把口語變成書面語，同時剔除掉一些沒有用的語氣詞。

3）留意關鍵數據

會議中涉及到一些數據，尤其要注意，注意不要寫錯，一些關鍵的數字可以進行標注。

4）確認會后需要追蹤的事項

會議確認的需要追蹤的事項，要注意寫清楚時間、負責人。整理完會議紀要后，及時發送給相關人員進行確認，確認會議紀要內容的一致性。

尤其涉及到與合作方的確認的內容，避免后期出現爭議的地方。

做任何事都是熟能生巧，做會議紀要也不例外。作為會議記錄者，要用心聆聽，用一句話形容就是：會議中誰都可以走神，唯獨記錄者不可以。

所以要反復訓練，培養自己記錄的感覺，參加會議次數多了，時間久了，必然可以掌握出一套快速記錄的方法。

本文來自微信公眾號“晏濤三壽”（ID:yantao-219），作者：晏濤，36氪經授權發布。