如何實現(xiàn)企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。以科學(xué)規(guī)范的方法來進行檔案管理，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。

鴻翼檔案作為國內(nèi)領(lǐng)先的檔案全產(chǎn)業(yè)鏈解決方案供應(yīng)商，公司聚集了跨領(lǐng)域多專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才和具有20年以上經(jīng)驗的研發(fā)團隊，以人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等創(chuàng)新技術(shù)為基礎(chǔ)，打造一系列商業(yè)應(yīng)用案例的過程中，發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)在檔案管理過程中還存在著一些問題，需要企業(yè)構(gòu)建適合本單位的企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，實現(xiàn)企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)存問題

（一）企業(yè)沒有對工作重要性給予正確認(rèn)識

民營經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，很大程度上直接影響了人們的社會生活，導(dǎo)致很多企業(yè)工作人員無所適從，未能及時對檔案管理工作給予充分而全面的認(rèn)識，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理專業(yè)人員對工作重要性的忽視，并已經(jīng)產(chǎn)生了不可挽回的損失。

第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對經(jīng)濟工作過分重視，一味地關(guān)注企業(yè)的經(jīng)營與生產(chǎn)，對檔案管理產(chǎn)生了忽視。

第二，企業(yè)內(nèi)部大部分工作人員不具有充分的檔案管理意識，認(rèn)為只要做好自己的本職工作就行，檔案管理可有可無。

第三，檔案管理工作人員未能對自己工作的重要性給予正確認(rèn)識，認(rèn)為企業(yè)只是簡單地以盈利為主，檔案管理對企業(yè)工作不會產(chǎn)生什么影響。

（二）檔案管理工作缺乏規(guī)范操作

企業(yè)檔案管理工作缺乏規(guī)范操作主要包含了以下幾個方面：

第一，缺乏高度明確而合理的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作無人問津、無章可循。

第二，檔案管理工作缺乏直接而明確的負(fù)責(zé)人，很大程度上造成了檔案管理工作處于“多頭管理”的局面。

第三，檔案管理不具有規(guī)范性，沒有設(shè)置專門工作人員進行歸檔與分類，檔案資料可能成為廢紙或者“流水賬”。

第四，因為很多工作人員缺乏積極主動性，并沒有做好日常的檔案維護管理，只是在上級檢查時做一些表面工作，造成檔案無法真正發(fā)揮出其自身的作用。

建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系的意義

標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是企業(yè)重要的管理手段。企業(yè)檔案的種類越多，數(shù)量越大，利用的范圍就越廣，能為企業(yè)帶來的實際的經(jīng)濟效益就越大。要想管理利用好這些檔案，就必須要有科學(xué)的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。建立檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系是檔案管理工作現(xiàn)代化的一個重要領(lǐng)域，必須在管理工作中推進標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，促進提升企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。

企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系是以企業(yè)的目標(biāo)方針為中心，以國家的法律法規(guī)以及國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依托，以技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為主體，以管理標(biāo)準(zhǔn)為支持，以工作標(biāo)準(zhǔn)為保障的系統(tǒng)組成，其中技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是核心，管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)是實現(xiàn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的保證，必須圍繞技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并按照標(biāo)準(zhǔn)化的要求開展標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。

企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體

(一)建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的理念

檔案是企業(yè)的寶貴財富，做好檔案的保管工作，防止檔案的損毀，延長檔案的使用壽命，維護檔案的完整與安全，是檔案管理的工作重點。在企業(yè)檔案工作中應(yīng)當(dāng)真正把檔案工作納入企業(yè)管理的重要日程，督促那些不建檔和歸檔不及時的部門改正不足，實現(xiàn)檔案工作的制度化。

(二)明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的責(zé)任

首先，要明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。進一步強化宣傳教育，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案標(biāo)準(zhǔn)意識，把檔案工作真正納入企業(yè)管理的全局思考中，把檔案工作納入到公司標(biāo)準(zhǔn)化體系之中，從點滴的小事做起，就能為企業(yè)生產(chǎn)提供意想不到的生產(chǎn)效益，從而讓領(lǐng)導(dǎo)在思想上認(rèn)識到企業(yè)檔案的重要性，為今后檔案工作的開展提供方便。其次，作為檔案工作人員，在新的形勢下，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)管理模式向智能化發(fā)展，我們要實現(xiàn)從制度到治理的轉(zhuǎn)變，必須緊跟時代步伐，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級、提質(zhì)增效提供服務(wù)，必須要使檔案工作融入到企業(yè)的中心工作中去，融入到企業(yè)的各項工作中去，檔案的標(biāo)準(zhǔn)制度必須要納入企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)體系中去。

(三)落實檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的實施

在企業(yè)中，標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)是企業(yè)質(zhì)量體系的基礎(chǔ)，確保檔案質(zhì)量首先要將檔案標(biāo)準(zhǔn)納入企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)體系。在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的年度更新計劃安排中，提出計劃要求，對檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進行細(xì)化分析，確保計劃的落實；定期召開檔案工作例會，對年度標(biāo)準(zhǔn)計劃內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)進行探討、編寫，并盡可能多地聽取在一線工作的檔案人員的意見，結(jié)合國家及行業(yè)的法律法規(guī)，制定出符合企業(yè)特點的標(biāo)準(zhǔn)；積極聽取企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門的意見，召開檔案標(biāo)準(zhǔn)審簽會議，對意見和建議進行討論、修改，確保制定出的標(biāo)準(zhǔn)能行之有效地推進企業(yè)的檔案工作。

因此，許多客戶選擇了鴻翼檔案的檔案咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)，來幫助企業(yè)建立或優(yōu)化檔案管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。鴻翼檔案咨詢服務(wù)能夠為企業(yè)提供調(diào)研診斷、咨詢建議、制定規(guī)范、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、頂層規(guī)劃等服務(wù)，依照國家檔案發(fā)展指引，結(jié)合企業(yè)不同階段發(fā)展需求，幫助企業(yè)梳理管理制度與流程制定具有單位特色的企業(yè)檔案信息化管理規(guī)劃方案，總結(jié)具備復(fù)制性的檔案信息化實踐與發(fā)展經(jīng)驗，協(xié)助企業(yè)完成項目申報試點等工作。

目前，較多企業(yè)對檔案管理的開展都能夠利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對其進行管理，能夠采用電子文檔、音頻、視頻、圖像、文本等形式對檔案資料進行保存和查詢，在豐富檔案內(nèi)容的同時，能夠?qū)⑵渲庇^地展示出來，為檔案資料的利用提供可靠的技術(shù)支持。