知識(shí)管理視角下的民營(yíng)企業(yè)檔案工作如何做？

知識(shí)管理是運(yùn)用信息技術(shù)，通過對(duì)知識(shí)的取得、整合、轉(zhuǎn)換、分享、應(yīng)用與創(chuàng)新等一系列活動(dòng)，使知識(shí)不斷產(chǎn)生、累積與升華，以便更有系統(tǒng)、更有效地運(yùn)用知識(shí)去創(chuàng)新的管理。民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過程中形成和積累了大量有查考利用價(jià)值的檔案，這些知識(shí)資源在企業(yè)的發(fā)展過程中起到了不可替代的促進(jìn)作用。因此，在知識(shí)管理視角下如何進(jìn)一步管好、用好這些檔案，使民營(yíng)企業(yè)檔案工作逐步走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，是民企檔案工作面臨的一項(xiàng)全新課題。

 

民營(yíng)企業(yè)檔案工作中存在的問題分析

新時(shí)期民營(yíng)企業(yè)在興起與發(fā)展的過程中形成了大量檔案，但由于民企重生產(chǎn)，疏于檔案管理工作，在檔案工作出現(xiàn)管理信息化水平低、信息資源管理體制尚未形成、知識(shí)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等諸多問題。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)過程中形成的實(shí)體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式無法有效地收集管理易逝的、流動(dòng)的、脆弱的電子文件。許多民知識(shí)管理視角下民營(yíng)企業(yè)檔案工作研究企檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)電子文件的涌現(xiàn)，采取“鴕鳥政策”，固守傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式。面對(duì)信息技術(shù)發(fā)怵，無法應(yīng)對(duì)電子文件的沖擊，任由電子文件自生自滅，結(jié)果造成大量的檔案資源流失，甚至有的檔案人員只保管有領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章的重要紙質(zhì)文件，對(duì)電子文件一概不管，致使部分員工離職時(shí)隨意拷貝甚至刪除公司電腦中的電子文件。

民企檔案管理面臨上述困境的根本原因在于傳統(tǒng)檔案管理無法適應(yīng)外部環(huán)境的急劇變化，從知識(shí)管理角度審視企業(yè)檔案工作，可以為民企檔案管理變革提供新的思路，即通過挖掘企業(yè)檔案的知識(shí)價(jià)值，為民企創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度建立和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的要求。

 

知識(shí)管理視角下民營(yíng)企業(yè)檔案工作的對(duì)策

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，能夠指導(dǎo)民營(yíng)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新管理理念與管理模式的就是知識(shí)管理理論。因?yàn)橹R(shí)管理理論是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，它能從各個(gè)層面為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。民營(yíng)企業(yè)應(yīng)從實(shí)際需求出發(fā)，打破傳統(tǒng)的企業(yè)檔案歸檔范圍和分類方法，把企業(yè)真正需要的檔案管起來，使檔案工作真正成為企業(yè)核心能力建設(shè)的重要組成部分。為較好地發(fā)揮民企檔案信息決策之源、發(fā)展之基的作用。

1.民營(yíng)企業(yè)應(yīng)做好檔案收集工作，使檔案知識(shí)資源體系化

民營(yíng)企業(yè)檔案的集中收集，是避免檔案散失、損壞、維護(hù)其安全、完整的必要手段。在通常情況下，民營(yíng)企業(yè)檔案的收集有三種方式：

（1）職能部門收集。指由文件的形成或經(jīng)辦部門實(shí)行的收集工作，并由專人負(fù)責(zé)保管。

（2）檔案部門收集。指由檔案部門（或辦公室）對(duì)民企檔案實(shí)行統(tǒng)一收集和保管。

（3）個(gè)人收集。指在科技、生產(chǎn)、管理活動(dòng)中形成的文件材料由責(zé)任人自行收集。

由于民營(yíng)企業(yè)檔案的收集是伴隨各項(xiàng)民營(yíng)企業(yè)活動(dòng)的結(jié)束而自然開展的一項(xiàng)工作，通常由各職能部門完成。要做好檔案材料的收集工作，應(yīng)實(shí)行 “三納入”、“四同步” ，即把檔案工作納入民企整體規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程；納入企業(yè)工作計(jì)劃和規(guī)章制度；把文件材料的形成積累、 整理歸檔納入各項(xiàng)工作程序，列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍；要求布置（如工作任務(wù)）、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收（如科研工作）各項(xiàng)工作與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作同步。

2 .民營(yíng)企業(yè)應(yīng)建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案，為維護(hù)企業(yè)權(quán)益提供保障

我國(guó)加入世界貿(mào)易組織后，越來越多的民企處于應(yīng)對(duì)反傾銷、反補(bǔ)貼等貿(mào)易爭(zhēng)端的第一線，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，提高企業(yè)自身素質(zhì)，必須有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案為依據(jù)。檔案的憑證和法律作用是其它材料不可取代的。因此，民企檔案部門應(yīng)該認(rèn)真做好知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的收集、管理和服務(wù)工作，緊緊圍繞自主創(chuàng)新的需要，主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)、超前服務(wù)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案利用效果，讓眾多的檔案信息成為具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)知識(shí)。從檔案管理角度來看，這是新的課題，需要很好的研究和規(guī)范。各級(jí)檔案部門加強(qiáng)對(duì)民營(yíng)企業(yè)專利、品牌等涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的建檔指導(dǎo)，使檔案工作在保護(hù)企業(yè)產(chǎn)品產(chǎn)權(quán)中發(fā)揮重要作用，成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)“基石”。在民企檔案工作的實(shí)踐中，有很多范例值得我們借鑒。如：2003年8月，日本豐田起訴吉利汽車公司侵犯其知識(shí)產(chǎn)權(quán)，當(dāng)時(shí)被業(yè)界稱為“我國(guó)汽車知識(shí)產(chǎn)權(quán)第一案”。最終吉利集團(tuán)依靠完整的專利檔案，維護(hù)了自己的合法權(quán)益。

3.推進(jìn)民營(yíng)企業(yè)檔案實(shí)行知識(shí)管理，是將檔案服務(wù)工作提升為知識(shí)服務(wù)活動(dòng)的重要途徑

知識(shí)經(jīng)濟(jì)是直接依賴知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟(jì)，其本質(zhì)特征是：在整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識(shí)產(chǎn)品的生產(chǎn)支配了物質(zhì)產(chǎn)品的生產(chǎn)而居于主導(dǎo)地位，腦力勞動(dòng)上升為人類勞動(dòng)的主要形式。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)成為了關(guān)鍵的經(jīng)濟(jì)資源和比較優(yōu)勢(shì)的主導(dǎo)的、甚至可能是唯一的源泉。知識(shí)經(jīng)濟(jì)作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)的全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對(duì)應(yīng)。知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)通過知識(shí)應(yīng)用、知識(shí)創(chuàng)新，最大限度地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，充分發(fā)揮知識(shí)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用，以順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)這種 “空前關(guān)注知識(shí)的價(jià)值”的要求。

知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)是促使人們重新認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案的價(jià)值：企業(yè)檔案作為一種重要的知識(shí)載體，已不僅僅是簡(jiǎn)單的“歷史記錄”，而是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，是企業(yè)展望未來的窗口。為此，檔案管理應(yīng)該從關(guān)注對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對(duì)檔案所存儲(chǔ)的信息、所蘊(yùn)含的知識(shí)的管理。在檔案收集過程中，應(yīng)該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強(qiáng)隱性知識(shí)的記錄與收集，加強(qiáng)非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集工作拓展為知識(shí)積累活動(dòng)。在檔案整理過程中，應(yīng)該在檔案實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，按照用戶的檢索偏好與利用習(xí)慣，進(jìn)行多維度、深層次的檔案內(nèi)容的知識(shí)分類，從而使檔案整理活動(dòng)演變?yōu)橹R(shí)組織活動(dòng)。

在檔案鑒定過程中，不僅重視檔案的憑證價(jià)值、 長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值和保存價(jià)值，更要關(guān)注檔案的情報(bào)價(jià)值、 現(xiàn)實(shí)價(jià)值和利用價(jià)值，從而使檔案鑒定工作創(chuàng)新為知識(shí)評(píng)價(jià)活動(dòng)。在檔案利用服務(wù)過程中，應(yīng)該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化手段，開展主動(dòng)服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)、 全過程服務(wù)與超前服務(wù)，努力為用戶提供具體的知識(shí)與問題解決方案，而不僅僅是檔案實(shí)體本身，從而將檔案服務(wù)工作提升為知識(shí)服務(wù)活動(dòng)。

4.將民營(yíng)企業(yè)家人事檔案納入人事部門的管理和服務(wù)范圍

民營(yíng)企業(yè)家在創(chuàng)業(yè)的過程中，積累了大量的有保存價(jià)值的檔案材料，這是一筆可貴的知識(shí)財(cái)富。對(duì)于他們來說，能有一份像機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職工記載人生軌跡的人事檔案，不僅能對(duì)他們進(jìn)行全面公道的評(píng)價(jià)，這也是維護(hù)企業(yè)及其個(gè)人合法權(quán)益的重要憑證和依據(jù)，同時(shí)能夠充分體現(xiàn)黨和政府對(duì)民營(yíng)企業(yè)家在政治上的關(guān)心，有利于在全社會(huì)創(chuàng)造支持民營(yíng)企業(yè)的輿論環(huán)境，激勵(lì)各類人才支持民營(yíng)企業(yè)的發(fā)展，參與民營(yíng)企業(yè)的建設(shè)，努力營(yíng)造人才興企的良好氛圍，促進(jìn)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)快速健康發(fā)展。在建立民營(yíng)企業(yè)家人事檔案的過程中，應(yīng)本著免費(fèi)和自愿的原則，加強(qiáng)管理、優(yōu)化服務(wù)，按照國(guó)家人事檔案管理規(guī)范，將記錄企業(yè)家個(gè)人的學(xué)歷、政治經(jīng)歷、科研成果、受表彰獎(jiǎng)勵(lì)情況等有保存價(jià)值的材料以及企業(yè)家個(gè)人的創(chuàng)業(yè)史和企業(yè)的發(fā)展史收集歸檔，并竭誠為民營(yíng)企業(yè)家服務(wù)。

5.建立企業(yè)電子質(zhì)量檔案，使民企檔案技術(shù)管理水平不斷提高

在民企建立 “企業(yè)電子質(zhì)量檔案” 的目的，就是要以誠信的姿態(tài)、過硬的產(chǎn)品質(zhì)量，為全面展示企業(yè)誠信的形象提供平臺(tái)。電子質(zhì)量檔案包括企業(yè)的基本狀況、質(zhì)量認(rèn)證、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備檢測(cè)、質(zhì)量監(jiān)督與違法行為以及企業(yè)的誠信信息的征集、信用等級(jí)的評(píng)定、誠信數(shù)據(jù)庫的開發(fā)等內(nèi)容。這些由企業(yè)和質(zhì)監(jiān)部門共同建立的電子質(zhì)量檔案將使政府進(jìn)一步加大對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的監(jiān)控力度，使政府宏觀調(diào)控與決策更富實(shí)效。電子質(zhì)量檔案的推廣應(yīng)用，為企業(yè)建立健全標(biāo)準(zhǔn)化、計(jì)量、質(zhì)量檢測(cè)、質(zhì)量管理和質(zhì)量信用體系，提高科學(xué)決策水平，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量工作電子化、效能化監(jiān)管，以及在行政管理部門與企業(yè)之間構(gòu)筑網(wǎng)上互聯(lián)快捷服務(wù)方面，都有著重要意義。

 

民營(yíng)企業(yè)檔案是記錄和反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌的第一手材料，是生產(chǎn)、 經(jīng)營(yíng)、管理和科研等各項(xiàng)工作的依據(jù)和參考，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。從知識(shí)管理的角度審視民企檔案工作，檔案實(shí)行知識(shí)管理，將有助于民營(yíng)企業(yè)增加技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備，促進(jìn)企業(yè)保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障；有助于民營(yíng)企業(yè)在國(guó)際國(guó)內(nèi)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中增強(qiáng)抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，并在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益；有助于民營(yíng)企業(yè)構(gòu)筑企業(yè)信用體系，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念，提升企業(yè)的文化品位；有助于促使民企檔案工作很好地適應(yīng)外部環(huán)境變化的要求，通過挖掘企業(yè)檔案的知識(shí)價(jià)值，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度建立和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的要求。