YOOV:強化企業預算管理制度，才能有效提升運營效率（建議收藏）
背景：后疫情時代隨著全球經濟結構的轉型，如何在高度競爭的市場之中脫穎而出，成為各大企業首要的課題，除了觀察景氣變化隨時調整應對戰略，強化預算管理也是不可或缺的經營要素，不過究竟該怎么適切的管控公司預算，并對損益狀況進行預估，勾勒出未來的財務樣貌呢？以下是YOOV在10000+使用客戶中針對預算管理提供簡單的指引，希望能協助企業及早布局，解決管理難題。
在企業運營中，預算管理指的是公司將風險、營收、獲利、愿景等條件納入預測與籌劃，并最遲在年度結束前提出的綜合性計劃，一般是由經營者與各部門管理者合作討論，共同將預算計劃量化、數字化表達，最后再以書面的方式呈現，目的是希望藉由財務性或非財務性的資源分配，管控企業目標的實踐進度，同時亦能與實際結果進行對照比較和分析，從而實時調整后續的營運方針。
通常預算管理的相關規劃是由財務部門所主導，不過年度預算的商榷與布達不能單靠財務來推廣，而是必須透過每個部門以策略目標為基準，向下達成共識，并編制部門預算，再讓財務單位妥善規劃預算，進而提供完整的財務展望，才能夠有效降低成本、增加企業盈余。
建立完善的預算管理制度，能使管理者清楚地掌握企業運營方向，并從中找到競爭優勢與目前面臨的困境，進一步優化企業資源配置與策略，讓公司前景更明確，未來在決策時也能更有指標及依據。另外，預算計劃具有前瞻性，可作為特定期間內公司的經營績效基礎，也能夠完整體現組織內部的效率和積極度，這有助于管理者評價各部門的真正的營運成果。
然而，經過我們研究發現，竟然有 47% 的財務負責人表示，公司的財務政策無法滿足未來的戰略需求，顯示出編制預算對于企業其實是非常艱巨的任務；接著再讓我們把目光投射到中小企業，年度預算的編制通常不會額外安排相關人才負責，也沒有建立管理委員會統一管理，而且太強硬的預算制度容易缺乏彈性與靈活性，往往會過于束縛員工發展，使得預算制度推動的成效不彰，進而導致營運效率大幅下降。
YOOV認為大部分的公司未能有效落實預算管理，其實可以大致歸納為以下三個原因，建議讀者們在預算編制時，提早將下述情況列入考量，避免未來在與團隊溝通協調的期間出現摩擦：
1、不曉得預算的重要性
綜觀眾多許多中小企業，雖然成立多年，但始終無法獲得穩定的營收，原因在于公司針對財務面向的管理，沒有詳細訂定準則與辦法，也忽略了預先規劃預算的重要性，致使帳目繁亂，無法突破現有格局。
有些企業甚至是依照老板的經驗法則，來制定年度的營收與獲利目標，整體業務藍圖相當模糊且不明確，也礙于人力資源的限制，管理者經常認為事先進行預算管理不是必然，反而覺得想辦法增加盈利管道其實較為實際。
2、不了解如何編制預算
第二種情況是企業的經營者深知編列預算的意義與其重要性，不過因為無法精確預測將來的經營狀況，同時也缺乏有經驗的同仁來推動預算編制作業，這種現象多數出現在經常受市場環境變化左右的營建業，以及在供應鏈里自主性不高的電子代工業和汽車零件制造業等。
假如公司連年虧損，在推動預算制度后，必須先讓主管有費用控管的概念，雖然營收與毛利可能還是不如預期，但是能夠更有效地帶動團隊執行預算計劃，并提高轉虧為盈的機率。
3、有編制預算但無確實控管
除了上述兩個常見的因素之外，有些中小企業即使編制預算多年，卻因為預算編列的結果未能契合公司的策略目標，也沒有定期將每月的經營成果與預算計劃進行比較分析，導致團隊難以從中找出落差，時間久了亦會造成人力資源的浪費，預算制度形同虛設，當然也無法改善經營困境。
因應這種情形的管理解方，其實第一步可以先讓預算制度獲得經營者的認同，設定好年度運營目標后，再交由財務主管推動各部門預算的編制作業，以利于建立內部共識，讓預算成為企業管控風險的重要工具及手段。
• 增量預算法
增量預算是種普遍且傳統的預算編制方法，通常是采用當期公司實際的成本及支出作為基礎，再透過調整數額等其他變動項目，進而編列出下個年度的預算計劃。若企業主要的銷貨、營業成本不受外在環境或市場干擾，則適合采取增量預算法進行管理，但這種方法常忽略了象是惡性通貨膨脹的外部因素，使得預算被低估，也會增加未來業務目標實踐上的困難度。
• 零基預算法
零基預算指的是不考慮過去的計劃及企業的平均收支，均以零為基點，從零開始嚴謹地考慮各個費用項目的必要性，同時決策單位也務必依據效益原則，將有限的資源妥善配置，并確定最后的預算支出項目和資金的分配。當企業身處市場低迷的情況下，迫切需要進行成本控制時，便能夠利用零基預算法來審慎分析與決定哪些預算需要削減，雖然可以提升預算的透明度及彈性，不過相對也非常耗時。
• 搭配數位軟件輔助
對于多數企業而言，結合前述兩種預算管理方法才能確實抵御風險，但為了切合近幾年各界倡導的數位轉型概念，企業可以導入云端軟件輔助，并以數字化的方式驅動預算管理的進行。
許多因素皆會影響企業的發展和走向，預算計劃作為實踐業務目標的重要手段，能夠協助企業審視執行過程中的效益與價值，結合現代化數字化管理模式借用云端人力資源管理系統能做到真正的化繁為簡，降本增效，也是能企業省下一筆不必要的支出。
