YOOV：ERP系統有哪些？企業資源計劃第一步：從管理費用報銷與現金流開始。

ERP系統相信大家都不陌生，在許多大型的企業都會導入ERP系統來增加營運管理效率。但一般的ERP系統有哪些模塊？如果企業還沒有想導入大型的ERP系統，可以先收集哪些數據和資源呢？對此很多人都有有所誤差，YOOV人事管理小編和大家一起深挖下ERP，對企業數字化轉型的重要性。

什么是ERP?

在辦公室中，經常會把「財務會計管理系統」與「ERP」做直接的聯想，但實際上，ERP不僅僅只是「財務管理系統」，它還涵蓋著更廣的功能范圍，這可以從ERP的全名Enterprise Resource Planning（企業資源規劃）略知一二，既然是企業的資源，就不只包含財會的數據,如今隨著應用上的需要，已包含了企業運營中，生產、銷售、人力資源、研發、財務會計等不同的功能模塊。

由此可知，ERP系統的目的是為解決跨部門間的工作、管理效率問題，透過運用不同模塊或企業應用程序搜集到的即時數據加以統一、整合在數據庫中，這些單一事實來源的完整信息可以被各部門檢視，以致能讓企業從中獲得更好的洞察力、促進團隊的合作、整合技術，進而提升企業流程效率。

常見的ERP系統有哪些模塊？

1.生產制造管理：包含材料清單（BOM表，bill of materials）、排程、產能、工作流管理、品質控制、成本管理、生產過程、生產工程、生產流程、生產組態、產品生命周期管理。

2.進銷存管理：包含庫存、訂單輸入、采購、供應商排程、貨物檢查、付款請求處理、傭金計算。

3.客戶關系管理（CRM）：包含銷售和市場行銷，傭金，服務，客戶聯絡，客服支持。

4.人力資源管理：含人力資源、薪金名冊、培訓管理、員工班別和出勤管理、津貼、社保、績效考核。

5.研發和工程管理：在功能比較豐富的ERP系統中才有，功能包含：產品設計開發、產品生命周期管理、產品法規遵循等。

6.財會管理：是大多數ERP模塊中最重要的一環，包含：總賬、現金管理、應付帳款管理、應收帳款管理、票據資金管理、固定資產管理。

7.供應鏈管理：包含和客戶、供應商、員工之間的各種自服務界面，采購，存貨，處理索賠，倉儲（收貨，上架，揀貨和包裝）。

一般來說，財會、生產管理、供應鏈采購管理、人力資源都是企業常選購的模塊，因為財務需要使用ERP在每個月底快速做結賬的動作，并制作財務報表，也要使用應付帳款功能向供應商準時付款。而工廠端則需要生產管理模塊進行用料和制造的管理；人資需要每月運用ERP系統做薪資的結算。而這樣功能模塊化的系統，方便讓企業依著自身的需要進行擴充加購。

而現在ERP的部署選擇上，從過去企業選用部署在自家Server的『地端』模式，因著軟件即服務（SaaS）的普及和成本差異，讓企業漸漸轉向『云端』訂閱服務，這樣一來可省下原本靠企業內部IT人員自行維護、更新的成本，也可加快ERP系統的導入速度。

企業資源計劃第一步，做好『財務』數據管理 

由上述ERP系統各個模塊的功能介紹可知，財務相關的模塊應用是ERP系統的重中之重，而大部分企業因著報稅和財務報表的需求，會使用財會軟件來協助作業。然而，在更前端的流程，像是：員工費用申請、請款報賬作業流程，仍依循著傳統紙本作業的模式，特別是業務人員每到月底要為手中厚厚一疊發票報賬時，花上一整個下午來厘清當初花費的目的，并填寫報賬申請單已是常態。

這樣導致，即使企業已經導入大型的ERP系統，仍會因大量的財務數據被封存在紙本上，而導致現金流量和分析無法即時取得，也無法透過財務數據來洞察企業的運營效率，進而為財務政策進行優化。如此一來，本該更加靈活、有效率的中小企業會面臨：費用管理難實踐、預算控制難落實、管理行動總落后等狀況發生。

YOOV人事管理很早之前就提出此問題，根據我們的調查大部分中小企業數字轉型準備程度上，只有38%的企業有制訂數字轉型策略，我國企業規模以中小企業為主體，而這也意味著大多數企業在數字程度仍有努力的空間，更不用說在財務數位管理這個分類上的準備程度了。

然而，疫情使得商業環境變得更加多變且充滿不確定性，企業要達成持續性的營收成長，有效率的運用數據是不二法門，而數據取得的重責大任將落到財務相關負責人身上，YOOV建議的10個財務數字轉型的行動方針在歸納后，首要的目標即是做到：

1.選擇數字工具：透過云端化工具，讓企業減少人力耗費、專注價值創造，并保有數據資料。

2.落實管理目標：透過即時、可視化的數據，讓管理者進行快速決策。

用云端費用報銷系統，讓財務流程自動化

在過去，大部分企業因著崇尚務實企業文化，而忽略了數字能力的培養，造成面對不確定時，傾向沿用熟悉的模式、采取風險較低的方法，因此到了急需轉型時，較難進行數字化需求盤點、系統開發、人才養成訓練。但現在，隨著上面提到的云端訂閱制SaaS工具越加成熟，讓企業無需負擔開發、維護系統的成本與時間，并可快速導入容易上手的系統，因此也無需額外花費大量時間培訓員工。這樣的特性，已使SaaS云端系統成為企業數位轉型的最好解決方案。

談完SaaS系統對企業的合適性，可以進一步來看，云端費用管理SaaS系統如何讓財務流程自動化并搜集數據。首先，企業將費用政策設置進系統后，系統即可開始執行合規的員工費用申請、請款流程，讓系統代替人力來做政策管理，而中間若有不合規的異常，企業可以透過系統上的示警功能得知。

費用申請、報銷系統4大優勢

在認識云端費用管理系統結合「企業虛擬信用卡」的特性后，可以總結有以下4大優勢，為企業帶來管理效率：

1.讓不合規的花費

從此不再發生透過系統和虛擬信用卡的雙層政策設定，讓預期外的花費不再發生。

2.更好的工作流程，帶來更好的工作效率

用支持網頁、App的一站式系統來管理流程，讓員工從請款到財務對帳，可以透過自動生成報支單、OCR技術自動勾稽憑證，帶來更有效率的工作流程、更自動的管理。

3.達成管理目標、落實預算控制

即時追蹤各項支出，讓企業依據管理目標，落實預算控管。

4.更便宜、更安心、更省力、更好管理

在系統可以設定費用政策，還可采購具價格競爭力的差旅商品，并運用虛擬信用卡管理花費、自動生成報支單。員工無論是日常支出或是出差時的餐費、交際費用都能免代墊，讓出差不再是代墊、報賬惡夢。

利用財務數據力，為企業營收再成長做準備 

透過ERP企業資源計劃系統，企業可以有效率的管理從生產到銷售各領域的數據，透過數據資料的共享，讓管理層可以更有效地做出決策。然而，若企業還未茁壯到需導入大型的ERP系統，可以從財務管理的前端流程——預算、費用支出開始搜集含金量高的財務數據。

透過SaaS云端費用管理系統，讓企業可以在預算政策管理、費用支出、員工代墊管理上，以更自動化、更效率的方式取代以往的耗時紙本作業，也讓管理層透過系統自動化，更佳落實預算政策管理、掌握公司現金流。并幫助企業未來遇到外在變化時，更好的利用財務數據與系統分析，作為未來營運優化的基礎，為下一個營收成長做預備。