想要舉辦成功的活動(dòng)，需要整合和協(xié)調(diào)不同資源

一、資源整合

眾所周知，一場(chǎng)中大型會(huì)議活動(dòng)的資料和資源涉及眾多，而資源整理就成了每一個(gè)想要舉辦會(huì)議活動(dòng)者必須具備的能力之一。資源的整理歸納不僅反映在平時(shí)的歸檔與整理，還表現(xiàn)在當(dāng)任務(wù)來臨時(shí)，能夠在有限的時(shí)間里，解決繁重問題的能力。

1.用戶資源積累

人脈是我們最重要的資源優(yōu)勢(shì)，不管是大咖還是普通人都有其自身的價(jià)值所在，不應(yīng)該被忽視。想要舉辦會(huì)議活動(dòng)輕松自在的必備功課，就是發(fā)現(xiàn)人脈資源并及時(shí)給予適時(shí)的幫助，這就是我們的人脈。

在舉辦會(huì)議活動(dòng)前，一定要明確好自身手頭現(xiàn)有的資源優(yōu)勢(shì)是什么，自身的優(yōu)勢(shì)是什么，能為你的用戶、嘉賓提供哪些有價(jià)值的東西，為了達(dá)到目標(biāo)需要作出哪些努力？明確好以上這些問題后，就該需要為會(huì)議活動(dòng)的舉辦做些準(zhǔn)備。

首先是積極主動(dòng)，在平常時(shí)候主動(dòng)承擔(dān)一些用戶的求助問題，在幫助他人中也能獲得一些自身能力的提高，還能在用戶心中留下好的印象，為之后的活動(dòng)添磚加瓦。

其次是創(chuàng)造勢(shì)能，也就是不斷讓自己的能力得以提升，當(dāng)一個(gè)人擁有能量后，好的資源就會(huì)主動(dòng)向你靠攏，當(dāng)你遇到更好的伙伴，你也會(huì)因此而越發(fā)優(yōu)秀，逐漸形成良性的循環(huán)系統(tǒng)。

（百格活動(dòng)需求對(duì)接表單）

為了幫助活動(dòng)組織者更好的尋找資源合理的調(diào)配資源，百格活動(dòng)特意建立了資源對(duì)接表單，整合了會(huì)議活動(dòng)行業(yè)上下游資源，可以更快捷、更方便企業(yè)做會(huì)議活動(dòng)需求資源的對(duì)接工作。

2.隨時(shí)把握競(jìng)品動(dòng)向

競(jìng)品分析的概念最早是來源于經(jīng)濟(jì)學(xué)領(lǐng)域，是指對(duì)現(xiàn)有的或潛在的競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品的優(yōu)劣勢(shì)進(jìn)行分析。在舉辦會(huì)議活動(dòng)時(shí)，也需要有這樣的思維。那么，為什么舉辦一場(chǎng)活動(dòng)都需要大費(fèi)周章的把握競(jìng)品呢？要回答這個(gè)問題，我們想來明白一下競(jìng)品分析的目的是什么？

我們做競(jìng)品分析的目的簡(jiǎn)而言之就是知己知彼百戰(zhàn)不殆。即使是同一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手做的活動(dòng)，也會(huì)因?yàn)榉治龅哪康牟煌瑥亩鴮?dǎo)致分析切入的角度和方法不同，當(dāng)然在一定程度上了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手是能夠及時(shí)調(diào)整活動(dòng)策劃方向和最終能夠換來良好效果的基石。

通常來說，活動(dòng)組織者對(duì)于競(jìng)品活動(dòng)分析的目的無外乎以下三種：

①了解市場(chǎng)，看清市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，找準(zhǔn)市場(chǎng)切入點(diǎn)；

②了解對(duì)手，他山之石可攻玉，同時(shí)還能發(fā)現(xiàn)潛在的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手；

③了解需求，把握目前參會(huì)者想要什么樣的會(huì)議活動(dòng)，以及各個(gè)環(huán)節(jié)中能吸引參會(huì)者的點(diǎn)，側(cè)面了解參會(huì)者喜好，推出適合目標(biāo)參會(huì)者的會(huì)議活動(dòng)。

3.溝通企業(yè)內(nèi)部和外部資源

協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源是舉辦活動(dòng)人的基本能力

通過協(xié)調(diào)內(nèi)外部的資源，首先可以對(duì)自身企業(yè)內(nèi)部各部門之間有細(xì)致的分工，盡量做到小而精的運(yùn)作模式，例如從會(huì)議活動(dòng)項(xiàng)目立項(xiàng) — 方案確立 — 開始執(zhí)行 — 活動(dòng)收尾等一系列動(dòng)作合并起來，由活動(dòng)總負(fù)責(zé)人直接管理，這樣可以有效的降低人員內(nèi)耗，并且提高服務(wù)質(zhì)量。

不管是企業(yè)內(nèi)部還是企業(yè)外部的資源，能夠有小的進(jìn)行溝通并合理的運(yùn)用，即可順暢的進(jìn)行各項(xiàng)資源的調(diào)配。在資源溝通的過程中，我們需要注意的是一下幾點(diǎn)：

1）溝通渠道暢通無阻

在很多企業(yè)的內(nèi)部，企業(yè)組織的結(jié)構(gòu)是阻礙溝通的，但對(duì)于組織會(huì)議活動(dòng)來說，跨部門的溝通與協(xié)作是不可缺少的重要一環(huán)，當(dāng)前在市場(chǎng)的嚴(yán)峻形勢(shì)下，扁平化的組織結(jié)構(gòu)正在日益成為組織結(jié)構(gòu)的主流，溝通也變得日益順暢。

而對(duì)于和外部資源的溝通則必須要做到“主動(dòng)、密切”，保障需求與結(jié)果能隨時(shí)進(jìn)行有效匹配。所以對(duì)于活動(dòng)組織者而言，不論是是要較強(qiáng)對(duì)協(xié)作的管控和潤(rùn)滑度，避免消耗企業(yè)資源，浪費(fèi)大家的精力和時(shí)間。

整合行業(yè)資源對(duì)于及時(shí)更新會(huì)議活動(dòng)行業(yè)內(nèi)的信息，加強(qiáng)了活動(dòng)組織者溝通的高效與快捷度。為方便活動(dòng)組織者及時(shí)了解行業(yè)動(dòng)態(tài)，百格活動(dòng)建立六大社群，涉及策劃、執(zhí)行、營(yíng)銷等多方面環(huán)節(jié)，整合了目前會(huì)議活動(dòng)行業(yè)策劃、執(zhí)行、營(yíng)銷等資源，更快捷地對(duì)接各方需求，保障溝通渠道暢通無阻。

2）對(duì)信息進(jìn)行篩選后傳遞

在溝通過程中，肯定存在著眾多的信息，會(huì)有許多的重要信息，也一樣有許多的冗余信息，在信息傳遞中，一定要注意信息傳遞的質(zhì)量，活動(dòng)組織者在進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時(shí)，要有能力對(duì)信息進(jìn)行篩選，傳遞要貫徹多、快、好、省的原則。另外還需要注意一個(gè)非常重要的點(diǎn)，就是尋思、及時(shí)，這樣才能在活動(dòng)舉辦前和進(jìn)行中都能保持良好的溝通速度。

（會(huì)議技能地圖節(jié)選）

在會(huì)議活動(dòng)行業(yè)內(nèi)容信息的篩選環(huán)節(jié)中，百格活動(dòng)在2019年8月推出了業(yè)內(nèi)第一款[會(huì)議技能地圖]，將會(huì)議活動(dòng)的知識(shí)通過凝練、濃縮，變成簡(jiǎn)單易懂的圖表和模型，讓內(nèi)容吸引人的同時(shí)也將有效信息合理地篩選出來，幫助越來越多的主辦方了解會(huì)議活動(dòng)的流程和知識(shí)框架體系。

二、協(xié)調(diào)能力

1.鼓舞

無論是失敗還是成功，適當(dāng)給予一起合作的活動(dòng)成員鼓勵(lì)，這是一項(xiàng)必不可少的環(huán)節(jié)。人與人之間的協(xié)作不是機(jī)器的寫作，據(jù)馬斯洛需求理論而言，越高層的需求越能代表一個(gè)人的精神滿足感。所以調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)的積極性，不僅要目標(biāo)清晰，還要有所激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，這種獎(jiǎng)勵(lì)不僅是體現(xiàn)在物質(zhì)層面的，更多是來自于精神層面的，精神層面的成就感激勵(lì)往往更有效。

那么做什么事情才能讓大家擁有成就感呢？克服困難、追求成就感的人，會(huì)去尋求創(chuàng)造性的挑戰(zhàn)，以下是幾點(diǎn)關(guān)于鼓舞團(tuán)隊(duì)的方法和步驟。

第一、確定可行的又能被團(tuán)隊(duì)成員道德價(jià)值觀認(rèn)可的任務(wù)目標(biāo)；

第二、制定相應(yīng)的活動(dòng)策略、活動(dòng)方案、活動(dòng)環(huán)節(jié)等大致框架，并盡量獲得大家的認(rèn)可；

第三、按照活動(dòng)執(zhí)行者努力的程度，制訂出具有相應(yīng)吸引力的回報(bào)酬勞等其他待遇方案，并制訂出按員工業(yè)績(jī)與努力程度不同層次享有的工作獎(jiǎng)勵(lì)方案；

第四、了解各執(zhí)行者的期望，是成長(zhǎng)？鍛煉？見識(shí)？還是學(xué)習(xí)，使他們的期望和能力與整場(chǎng)活動(dòng)的任務(wù)目標(biāo)統(tǒng)一起來。

2.反饋

執(zhí)行力是能夠按時(shí)、按質(zhì)、按量的完成任務(wù)，但是保障執(zhí)行的，是及時(shí)反饋。團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)調(diào)力更是體現(xiàn)在這里，在會(huì)議活動(dòng)項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，往往會(huì)涉及到多個(gè)部門人員協(xié)力完成某項(xiàng)任務(wù)，如果大家互相都沒有反饋，就不知道整個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，很容易影響正常活動(dòng)的順利開展。

反饋不僅表現(xiàn)在協(xié)作者之間，還體現(xiàn)在與管理者的溝通配合上，在完成活動(dòng)項(xiàng)目的過程中，有些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)是需要和領(lǐng)導(dǎo)反饋進(jìn)度和具體情況的，不要等到最后才向領(lǐng)導(dǎo)一次性的匯報(bào)，這樣領(lǐng)導(dǎo)是很難判斷是否可行以及需要修改的程度是大還是小。如果思路和方向不對(duì)或是領(lǐng)導(dǎo)有臨時(shí)的安排和想法，就很難高效對(duì)接整個(gè)團(tuán)隊(duì)完成這個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目。

3.換位思考  

在進(jìn)行會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行人員協(xié)調(diào)過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對(duì)于活動(dòng)組織者和活動(dòng)項(xiàng)目管理者而言，換位思考也需要多了解各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人所在部門的業(yè)務(wù)運(yùn)作情況和其自身任務(wù)情況，多從對(duì)方的角度考慮問題，同時(shí)也站在不同部門角度，理解其他部門的難處。

這樣才能使團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神得以發(fā)揮。例如作為策劃部門的人員對(duì)設(shè)計(jì)部和研發(fā)部提出關(guān)于活動(dòng)的需求前，就應(yīng)該將需求文本全部都提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，再根據(jù)實(shí)際情況做具體的需求迭代。

整合協(xié)調(diào)能力包含諸如組織協(xié)調(diào)、資源調(diào)配、時(shí)間管理、團(tuán)隊(duì)激勵(lì)等這些軟實(shí)力。具備了整理與協(xié)調(diào)能力就具備了操盤一場(chǎng)成功的會(huì)議活動(dòng)的能力。