使用系統(tǒng)化思維舉辦會(huì)議活動(dòng)

活動(dòng)主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議嘉賓、會(huì)議接待、場地場景設(shè)計(jì)、合作伙伴、攝影攝像...

看到以上各環(huán)節(jié)項(xiàng)目，作為經(jīng)常舉辦會(huì)議活動(dòng)中的小伙伴一定不陌生，畢竟每一個(gè)環(huán)節(jié)都是活動(dòng)會(huì)議中必不可少的。那么在復(fù)雜瑣碎的會(huì)議環(huán)節(jié)中，如何才能有條不紊地完成每一步并最終呈現(xiàn)出一場完美地會(huì)議活動(dòng)呢？

這便要涉及到每一個(gè)會(huì)議活動(dòng)人員都必須要掌握地能力——系統(tǒng)化思維能力。

會(huì)議活動(dòng)策劃地系統(tǒng)化思路是，在一定地背景下，每場活動(dòng)策劃人員就如同在扮演“會(huì)場導(dǎo)演”的角色：明確會(huì)議活動(dòng)的主題，并圍繞整個(gè)會(huì)議主題去拆解所需要的人、物、資源和時(shí)間的最佳組合搭配。

但是會(huì)議活動(dòng)中是沒有NG的，這便對(duì)會(huì)議活動(dòng)策劃人員的要求更加嚴(yán)格。對(duì)于每一位會(huì)場人員來說，深刻理解了系統(tǒng)化思維能夠快速地提高辦會(huì)效率。

一、系統(tǒng)思維能力——全局高度

我們都知道，MICE策劃與服務(wù)是一件很繁瑣、很復(fù)雜并且涉及人員眾多的一件事。沒有一個(gè)人能夠做完所有的流程和環(huán)節(jié)有關(guān)的工作，并且這其中還涉及到眾多利益相關(guān)方。

如果一味過于強(qiáng)調(diào)一個(gè)子系統(tǒng)的準(zhǔn)確性，反而可能在更高地層級(jí)上降低了系統(tǒng)效率。任何單一的專業(yè)領(lǐng)域只能解決某一個(gè)具體的問題，而不能看到整體的系統(tǒng)性。

做會(huì)議活動(dòng)策劃會(huì)讓你站在全局的角度去思考問腿，能夠窺一斑而知全豹。

舉個(gè)例子，很多導(dǎo)演都講過，在他們閉上眼睛時(shí)腦海中便已呈現(xiàn)出整部影片的影像畫面，而他要做的便是將自己腦海中的影像通過攝影機(jī)呈現(xiàn)給觀眾。

對(duì)于會(huì)議活動(dòng)的組織者也是如此，對(duì)整場會(huì)議的整體脈絡(luò)有清晰的概覽，什么時(shí)間該出現(xiàn)什么人，該做什么事情都要了然于胸。

會(huì)議活動(dòng)策劃人想要訓(xùn)練系統(tǒng)化思維，行之有效的方法之一便是可以借助冰山模型進(jìn)行思考。在每一場策劃活動(dòng)中，雖然展現(xiàn)出來的行為或是成果都只能算作是冰山一角，而暗涌在水面之下更大的山體，才是我們每位活動(dòng)組織者需要格外重視的。

二、系統(tǒng)思維能力——動(dòng)態(tài)思考

動(dòng)態(tài)思維，是用變化發(fā)展的眼光看世界的一種方式。這不僅僅是哲學(xué)上的概念，在會(huì)展活動(dòng)中同樣適用。

會(huì)展活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，每位會(huì)議活動(dòng)策劃人在開展活動(dòng)時(shí)都應(yīng)該有計(jì)劃性地，隨時(shí)間、地點(diǎn)和空間的變換來調(diào)整策略和目標(biāo)。

會(huì)場時(shí)常會(huì)出現(xiàn)“來賓突然暈倒、酒店重復(fù)預(yù)訂了早餐房、參加宴會(huì)的來賓超過了預(yù)定人數(shù)”，等等諸如此類的突發(fā)狀況。所以，會(huì)議活動(dòng)人員能夠高效的運(yùn)用動(dòng)態(tài)思維處理問題，是達(dá)到動(dòng)態(tài)平衡的重要方式。

動(dòng)態(tài)思維的模式為：

—— 收集新資料

—— 制定新方案

—— 實(shí)施方案

—— 反饋意見

—— 調(diào)整新方案

具體來說，活動(dòng)組織者需要根據(jù)不斷變化的會(huì)場環(huán)境來改變自己的思維程序，正如「紅皇后假說」理論，需要在變化的世界中跟上變化的速度，對(duì)事物進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整、控制從而解決問題達(dá)到優(yōu)化目標(biāo)。

三、系統(tǒng)思維能力——閉環(huán)思考

在傳統(tǒng)的思維模式中，人們假設(shè)的因果之間是線性作用的，即“因”產(chǎn)生“果”。但在系統(tǒng)思維中，因與果并不是絕對(duì)的，而是有可能存在環(huán)形互動(dòng)的。

閉環(huán)思維將所有不同的、相互影響的部分聯(lián)系起來，由多個(gè)相互影響的反饋環(huán)路組成新的通路。直白的說，就是有需求，有響應(yīng)，有反饋，有結(jié)果。

在服務(wù)行業(yè)反饋特別重要，正如，你向一個(gè)姑娘表白，一直沒有等到答復(fù)，郁悶嗎？行還是不行，什么情況下才行，這就是閉環(huán)思考。每一場大型活動(dòng)都是由很多細(xì)化的服務(wù)構(gòu)成的，但即便再小的系統(tǒng)也要有閉環(huán)。

例如，迎來送往這個(gè)過程如何結(jié)束？上一個(gè)過程是什么？如何銜接？客戶是誰？買單的是誰？被服務(wù)的是誰？需求是什么？怎么實(shí)現(xiàn)？滿意度怎么測評(píng)？只有環(huán)環(huán)相扣，多個(gè)閉環(huán)構(gòu)成一個(gè)大環(huán)才是完整的閉環(huán)。

系統(tǒng)化思維能夠幫助我們在會(huì)議活動(dòng)策劃中擺脫“只見樹木不見森林”的困境，更加能夠透過活動(dòng)現(xiàn)象，直達(dá)會(huì)議本質(zhì)，更是讓我們能夠?qū)⑴c之相關(guān)聯(lián)的事件聯(lián)系起來，融入其中，撥開團(tuán)團(tuán)迷霧，看清發(fā)展的趨勢和模式。