活動組織者如何精準邀約客戶？
沒有標靶的飛箭只是流矢，沒有夢想的團隊終成一盤散沙，沒有人參加的會議只是一場擺設(shè)。
“人”是活動的重要因素，也是活動中不可或缺的因素。對于一場極具感染力的會議活動來說，除了前期的活動策劃，如何邀約到更多的參會人員也是主辦方需要考慮的問題。
一、瞄準邀約對象—我的客戶是誰？
對于一場會議活動而言，參與人群越精準，對其活動效果、品牌影響乃至于營銷轉(zhuǎn)化都會越加有利，因而通過邀約獲得更精準的客群也就成為主辦方們絞盡腦汁思考的問題。
只是根據(jù)觀察，我們發(fā)現(xiàn)很多活動主辦方從來沒有認真分析過活動的精準客群到底是誰，導致邀約來的客戶并不會帶來實際的效益。我們習慣性地在腦海里認為，那些認可我們的，就是我們的目標客戶。那些有需求的，就是我們的目標客戶。
因此在活動邀約過程中，時常會出現(xiàn)以下一些問題：
- 你以為最需要參加活動的人，可能只是你最想銷售的對象；
- 但實際上為你帶來利潤的人，可能會不小心被你忽視。
- ……
想要準確定位出邀約對象，你需要從以下兩點著手：
1.初步界定目標客戶群
分析理解與自身業(yè)務相關(guān)的數(shù)據(jù)，是進行一場會議活動邀約的立身之本。
首先，我們需要從往期的會議數(shù)據(jù)中初步界定目標客戶群體。
- 同類型、相似主題的會議，主要的客戶群體有哪些？
- 這些客戶有什么行業(yè)或規(guī)模的特征？
- 哪些會場的內(nèi)容更容易獲得參會人員的認可？這些參會人員有什么特征？
- 哪些區(qū)域的客戶業(yè)績貢獻比較大？
- ……
通過對往期的數(shù)據(jù)進行分析，我們就可以大致剖析出本次會議活動需要邀請客戶群體是處于哪些目標領(lǐng)域。接著，我們需要對選定的目標領(lǐng)域進行深度分析：
- 有哪些人群是可以通過參加會議獲益的？
- 能夠為這些知識和經(jīng)驗付費獲取的用戶有哪些？
- 能理解演講內(nèi)容中所涉及到的領(lǐng)域的客戶有哪些？
- 有哪些組織或機構(gòu)可能需要會議中傳播的知識和經(jīng)驗？
通過上述兩個步驟，我們就可以定義清楚我們的目標客戶。接下來，就是要給目標客戶進行細分。
2.客戶細分
之所以要做客戶細分，原因在于——并不是所有的目標客戶群體，都會對本次活動有很強的認可。也不是所有目標客戶群體，都會對本次活動有很強的需求。而不同的目標客戶的不同狀態(tài)，決定了你需要投入的資源是多少。
我們可以從【客戶需求】以及【客戶認可】這兩個維度，做一個表格。
通過上圖表格，我們可以得出以下結(jié)論：
高需求-高認可 →理想客戶
高需求-低認可 →潛在客戶
低需求-高認可 →引導客戶
低需求-低認可 →非客戶
基于這個框架，我們可以建立一個客戶表格，把目前所有的目標客戶都按照這個分類進行排序——因為這決定了我們需要對他們投入的時間、資源以及策略。
對于理想客戶，需要重點維系。因為他們不僅僅是會參加活動的人，更會成為活動后期口碑的傳播者。
對潛在客戶，需要建立信任。因為他們需求是有的，但是并不明確是否需要參會，對這樣的客戶我們需要努力尋找背書，讓他產(chǎn)生信任。
對引導客戶，需要挖掘其需求。他們對你很認可，但是還不知道如何和你建立關(guān)系——因而我們的任務就應當變成從他的視角，為他主動提供支持，看看能否激發(fā)他的需求。
至于對非客戶，則一定要果斷放棄。因為邀約他們的代價太高，同樣的精力，不如投放在其他類型的客戶身上。
因此，你的最終目標，是盡可能把更多的【理想客戶】、【潛在客戶】或者【引導客戶】邀約過來，其中對于【潛在客戶】和【引導客戶】需要投入較多的資源。
二、塑造會議價值—能幫助到他什么
經(jīng)過第一階段，我們確定了邀約目標群體之后，就需要考慮的是如何邀約這些目標客戶來參會。分為兩步，第一步是塑造會議價值，第二步是邀約策略。我們先來說第一步。
價值是營銷的核心。想要成功邀約目標客戶來參會，首先你需要學會塑造會議價值。塑造價值，我們可以稱之為口頭包裝，本質(zhì)上就是通過一系列的會議內(nèi)容描述介紹，使客戶感覺到物有所值，然后注冊購票參會。所以你需要把會議的特性、結(jié)果等描繪得越清楚越真切越好，最好是能描繪出客戶參會以后能達成的愿景，一一把他們展示出來，使客戶直觀地感知到會議活動的價值。
1.會議品牌的塑造
邁克爾·波特認為:“只有在較長時間內(nèi)堅持一種戰(zhàn)略而不輕易發(fā)生游離的企業(yè)，才能贏得最終的勝利。”一個品牌的培育不是一蹴而就的，不能希望通過一兩次會議活動就能達到目的，一個會議活動品牌的建立需要經(jīng)過長時間，從實踐經(jīng)驗、專業(yè)能力、社會資源等多方面逐步積累。
在品牌塑造的過程中，傳播給消費者的是一種恰當?shù)漠a(chǎn)品。品牌形象、品牌、產(chǎn)品和消費者之間的距離越來越近，這正是品牌力量帶來的效應，從而傳達給消費者的信任感也逐步加強，其忠誠度不斷提高，舉行一個會議活動它所帶來的效應可以是一種梯形上升狀態(tài)，可想而知，這種忠誠度帶來的利潤也是梯形上升的。
2.充分發(fā)揮演講嘉賓的影響力
一場會議活動中的演講嘉賓的含金量在一定程度上也代表了會議的價值。試想一下，如果會議中的演講嘉賓都是來自一線的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，例如BAT、Google、華為等，會不會吸引到很多人員主動報名參會？客戶來參會的目的可能就是為了和這些一線的大咖進行一對一的交流。
在邀約到專業(yè)大咖出席會議后，在會議的宣傳中對參會大咖給予充分的曝光度，增加宣傳點和傳播點。同時，在會議活動的官方網(wǎng)站中，也需要對專業(yè)大咖的實力和背景進行詳細展示，用演講嘉賓的權(quán)威性去吸引用戶的關(guān)注和興趣。
3.具體的語言表達
塑造價值最重要的一點是，你必須要聚焦在對方想要的結(jié)果上，越具體越好。在傳遞價值的時候，你不可以說“你的會議內(nèi)容會提高你的工作質(zhì)量，會讓你的技能提升的更快。”這些是非常抽象的。你需要學會具體的思考，用具體的語言去一一表達這種結(jié)果，非常重要。
例如：“幫助你提高英語能力”是一種說法，“讓你在一個小時內(nèi)輕而易舉地記住任何一個單詞，而且終身不忘”，這就是另外一種說法。相比較而言，第一種說法就比較抽象，第二種說法很具體。
4.會議規(guī)模和參會人員的要求
在邀約客戶的時候要說明會議的規(guī)模和參會人員要求。會議規(guī)模指的是有多少人參加，一定要講清楚具體的數(shù)字。比如是200人的會議，要告訴客戶超過200人我們就不再接受報名了，想要參加就要抓緊報名，需要營造出一種參會名額的稀缺感，吸引客戶速度報名。
參會要求指的是客戶都是哪一些群體，尤其要跟客戶說明的是“不是每個客戶都有機會參加會議”來的客戶都是經(jīng)過一定程度的篩選的。這樣說的好處讓客戶感覺到優(yōu)越感，感覺自己有一定的實力。當然，這里的說辭必須是真實，切不可夸張或故弄玄虛。
三、運用邀約策略—我怎么吸引他？
最重要的目的是讓嘉賓對活動有興趣，并且讓這個興趣大到抵消各種參會的困難和機會成本。因此，精心設(shè)計的邀請方式，一絲不茍地執(zhí)行，這是保證活動效果的重要一環(huán)。
1.專業(yè)的活動官網(wǎng)是活動邀約的有效入口
官網(wǎng)是活動邀約的有效入口，官網(wǎng)的專業(yè)性直接影響到參會者對活動及主辦方的直觀感受和印象，影響著參會者的購買決策。通過百格活動PC端官網(wǎng)和H5微網(wǎng)站建設(shè)優(yōu)化，使會議活動具備會議介紹、會議日程、演講嘉賓介紹、大會往期資訊、在線報名等多項功能，幫助主辦方打造一個集功能性、視覺性、權(quán)威性于一體的網(wǎng)站形象，可以做到從品牌到流量再到銷售的應用閉環(huán)，直接提升了活動參會人數(shù)，更為品牌營銷導流。 
2.定向邀約給予客戶足夠尊重
定向邀約機制可以保障會議邀請參會嘉賓的質(zhì)量，提升會議效果，定向邀約也可以為參會嘉賓帶來足夠的重視感。對于已經(jīng)合作的重點客戶，我們可以采取定向邀請的方式，讓銷售代表進行一對一邀請接待，讓客戶充分感受主辦方的熱情,同時也可通過百格活動的邀請碼邀請客戶報名注冊。在后臺給銷售設(shè)置分配權(quán)限，給其生成制定的注冊鏈接，并且在百格活動后臺可直接對邀請數(shù)據(jù)進行實施追蹤。
3.活動邀請函是邀約的重要途徑
基于H5和百格活動小程序的的活動邀請函，這種數(shù)字化邀請函可以實現(xiàn)內(nèi)容信息的實時更新，并且可通過二維碼進行有效連接。豐富的呈現(xiàn)形式，可以更好地打動你的邀約客戶。同時在多平臺進行推廣邀請用戶報名，實現(xiàn)渠道的輕松裂變。
4.多樣票種滿足不同群體需求
對于一場參會者類型多樣化的活動來說，邀約會更具有難度，因此，針對不同群體，應采用不同的票種與定價方式來增加活動對于參會人的吸引力。
通過百格活動后臺，主辦方可自定義活動的階梯票價、組團團購價、活動的優(yōu)惠碼等激勵注冊參會的項目，幫助主辦方通過使用多樣化的促銷手段，以不同形式的優(yōu)惠政策組合來刺激用戶的消費欲望，既擴大了消費群體，在一定程度上也可以節(jié)省成本，提升會議活動的整體效果。
5.增加活動曝光度 營造緊張感
增加活動曝光度，營造緊迫感是活動邀約中非常重要的邀約策略。活動曝光度影響著觀眾覆蓋范圍，也影響著觀眾對活動價值的感知。Deadline是第一生產(chǎn)力，在活動邀約中同樣適用。
在關(guān)鍵時間節(jié)點，加大宣傳力度，可以營造必要的緊迫感。例如采用限量免費的活動海報或者倒計時的海報推送，在增加曝光度同時營造了活動的緊迫感，可以促使尚在猶豫期的客戶下定決心報名參會。
6.會前與客戶充分溝通
這里指的會前溝通主要指會議前幾天通過電話的形式，再次確認相關(guān)信息，包括會議時間、地點、乘車方式、是否能準時到場、有什么要求等。為了表示鄭重且確認到會人員名單，在會議前一天，相關(guān)負責人員應對重要邀約對象再次電話邀請并確認。
同時也可使用百格活動，通過短信或郵件的形式，在會前為每位參會嘉賓實時發(fā)送會議相關(guān)內(nèi)容，提醒嘉賓參會時間，提供交通方式等信息，為嘉賓營造周到貼心的參會體驗。
7.全方位數(shù)據(jù)統(tǒng)計展現(xiàn)活動邀約進程
以百格活動系統(tǒng)為支撐，打通了微站、網(wǎng)站、活動邀請函和海報上的多渠道報名入口，后臺會實時統(tǒng)計參會者的報名信息，并可根據(jù)不同的分類標準進行參會者類型展示，充分展現(xiàn)邀約進程，同時可由系統(tǒng)自動生成統(tǒng)計報表，便于后期進行數(shù)據(jù)分析。
當然，想要邀約到更多的精準客戶，其基礎(chǔ)還是在于活動的內(nèi)容有用、形式有趣、策劃用心，還有你對于客戶永無止境地了解與關(guān)愛。而文中所闡述的邀約技巧，將會使你在活動邀約過程中更是如虎添翼！
總之，事無巨細，充分利用一切資源帶給參會人員更優(yōu)質(zhì)的體驗，得到的不僅僅的激增的訂單，更是一種良好的品牌營銷。
