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為什么優秀的人,都有流程思維?

創業酵母
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2022-03-10 14:58
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觀點先睹為快:

流程不是前進的絆腳石,而是發展的助推器。

流程思維本質上是按照事物發展規律排序。

按流程做事,有時候不是阻礙而是保護。

尊重了解流程,找到通往目標的路徑。

前段時間,我去外地出差,按照防疫的需要,前后做了兩次核酸檢測。

一次是回京前,在當地小縣城醫院做;一次是回京后,在社區醫院做。
 
兩次核酸檢測,帶給我的感受,是截然不同的。為什么這么說呢?
 
第一次去做核酸,我從排隊到做完核酸,前后花了一個多小時。
 
做核酸的人其實并不多,問題在于,大家完全不知道在做核酸的具體流程是什么樣的。要不要身份證?要不要掃碼?掃什么碼?是行程卡還是當地的防疫碼?是先掃碼后登記呢?還是先交費后掃碼?……這些大家都不知道。
 
結果,有的人忘記帶身份證了,便在現場登記填寫;有的人沒有當地的防疫碼,只能現場掃碼,填寫信息,進行注冊……
 
忙亂、無序,且效率低,是我這次做核酸最大的感受。
 
第二次做核酸,感受就好多了。我提前預約好時間,到了社區醫院后,根據社區醫院的指示牌,找到做核酸的窗口。然后,我按照社區醫院公示的做核酸檢測的流程,掃碼登記、繳費、排隊等待,前后不到十分鐘就做完了。
 
看,流程清晰與否,產生的效果是不一樣的。
 
在管理工作中,同樣是如此。一個好的流程,往往是公司業務的助推器,能把復雜的事情變得簡單化,把混亂的事情規范化。
所以,那些真正優秀的人,都具有著流程思維。

在日常工作中,流程無處不在。請假要走流程,項目審批要走流程,甚至開會預約辦公室也要走流程……

很多員工和管理者對“流程”很反感,一聽到“流程”就頭疼,總覺得這些條條框框,是自己前進的絆腳石。

真的是這樣嗎?

當然不是,在一個初創企業里,組織人很少,溝通交流很便捷,信息流通很順暢,也許可以省略掉一些流程和步驟。

但是,隨著業務的發展,人數快速上升,你會發現公司的組織能力跟不上了。之前你的公司只有四五個人,現在你的公司有幾百人、上千人,管理難度更大了,組織更復雜了,人員協作更困難了,信息傳遞也變得更加擁堵了,大家像無頭蒼蠅一樣四處碰壁。

那,怎么辦呢?

你唯有通過建立流程來規范大家的行為,實現高效的協作。

公司的流程主要起到兩個作用:

第一個,規范行為

按流程行事,能規范你的行為,保證你在做事的過程中不出軌,不跑偏。

舉個簡單的例子:很多同學經常抱怨報銷費用的流程過于繁瑣,要有發票,要填寫發票抬頭,要經過層層審批……

但這么繁瑣的流程實際上是為了財務的合規性,是為了避免財務上可能出現的一些漏洞。

所以,按流程辦事,很多時候絕不是阻礙,反而是一種保護。

第二個,提高效率

流程一定是提煉出來的。如果一件事情一項工作重復發生,你就一定要梳理出流程來,這樣能極大地提高工作效率。

舉個簡單的例子:大家開會經常抱怨沒有效率。為什么沒有效率?一個很大的原因就是,大家對會議準備得不夠充分。

那你就可以理順一套開會的流程準則,告訴大家在開會前要做些什么,開會中要做些什么,開會后要做些什么。這樣就能節省時間,極大地提升開會的效率。

很多管理者總是抱怨自己很忙,每天都有做不完的事情,好像很多事情都需要他去救火、解決,實際上這是管理者缺乏流程思維,沒有做好流程管理。

 

流程思維的本質就是,按照事物的發展規律排序。
 
當你的行動按部就班地進行時,任何事情都會水到渠成。
 
那么,如何培養流程思維呢?我認為,最重要的有三點:
 
1、目標導向,以終為始
 
流程是通往目標的路徑。所以,你一定要以目標為導向,以終為始。
 
很多人在實際的工作中,經常過于重視流程,忘記了本來的目標,以致于把流程當作目標的本身。
 
有這么一個故事:越戰期間,美軍后勤部門雇傭了很多的越南勞工,為大約30萬美軍士兵提供各種食物。但這些越南勞工中有些人手腳不干凈,會偷走罐頭食品、水果等東西到黑市去賣。
 
怎么辦呢?
 
有位美軍將領想了個辦法,讓后勤部門的人每天、每周、每月填寫表格,將各類罐頭、酒水、食品等登記在冊。
 
大家覺得這個辦法很好,就立即實行起來。但就在眾人忙著清點食品的數量時,有個膽大的小偷開著卡車運走院子里的罐頭食品、糖果和阿司匹林等,沒有人知道這件事。
 
因為,新的統計系統無法追蹤它。
 
防止偷竊,這本來是后勤部門的目標,但是后勤部門錯誤地把流程當成了目標,把精力消耗在和目標無關的事情上,本末倒置了。
 
流程是為目標服務的,任何流程只有能達成目標,它才有價值。
 
2、提煉經驗,梳理流程
 
問大家一個問題:如何把大象放進冰箱?
 
有人告訴你:第一步,打開冰箱門,第二步,把大象放進冰箱,第三步,關上冰箱門。
 
把這三步梳理出來,寫成作業指導手冊,大家就都知道怎么把大象放進冰箱里。
 
但是,你不能總是從別人那里找答案,你必須自己去思考,去提煉,你需要成為第一個知道如何把大象放進冰箱的人。
 
邁克爾·哈默在《超越再造》一書中說:“公司走向以流程為中心,它并不創造或發明它們的流程。因為流程本來就在那里,只是沒有受到相應的尊重和了解。”
 
流程其實并不是什么復雜的東西,當你看破規律,總結提煉,就能規劃好路徑,更好地通往目標。
 
對于管理者而言,在繁復的工作中,不斷梳理業務,將規則找出,加之配套的工具和時間管理,就能夠讓團隊事半功倍。
 
3、不斷復盤,改進優化
 
流程絕不是僵化的,一成不變的,它需要不斷復盤、改進和優化,如此才能創造更大的績效。
 
再給大家講個故事:18世紀,英國傳奇航海家詹姆斯·庫克來到了澳大利亞東海岸,并宣布這片澳大利亞屬于英國。
 
為了開發澳洲,英國政府把監獄里判了刑的罪犯流放到澳大利亞。運送罪犯的工作由私人船主承擔。
 
由于私人船主的船只環境很差,營養和衛生跟不上,導致最終能活著抵達澳大利亞的罪犯人數很少,死亡率高達37%。
 
那怎么辦呢?英國政府經過考慮,在運送罪犯的流程上做了個小小的改變:
政府不再按照上船時罪犯的數量,提前付費;而是按照下船時實際到達澳大利亞的罪犯數量,再進行付費。
這個改變,效果立竿見影,罪犯死亡率大大降低了。
 
在管理工作中,如果一項流程已經成為了團隊管理、公司發展的阻礙,就一定要及時調整、優化,如此才能真正讓流程發揮作用。
切記,流程不是終點,而是通往目標的路徑。一個優秀的人,會通過流程去提升自己、乃至整個團隊的工作效率。
培養流程思維,你要以目標為導向,做到以終為始;你要學會梳理自己的工作,深入思考,提煉出流程;最后,你還要不斷復盤,及時調整優化,讓流程成為你業務目標的助推器。
本文來自微信公眾號 “創業酵母”(ID:chuangyejiaomu),作者:張麗俊,36氪經授權發布。
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